5 tips voor de beste out-of-office mail ooit

Zijn we er allemaal weer? Terug van de zomervakantie? Mooi, dan kunnen we het even hebben over die out-of-office-email die we hebben achtergelaten. Misschien heb jij het beter gedaan, maar die van ons was best treurig. We geven je 5 kant en klare voorbeelden die je zo mag gebruiken om de beste out-of-office mail te maken.

“Beste contactpersoon. We zijn tot 25 augustus op vakantie en zullen onze email niet regelmatig lezen. Voor dringende zaken kunt U terecht bij Sjoerd Snekelharing (desnekel@tempoteam.nl).”

Prima, hartstikke professioneel, maar wel een tikje saai, natuurlijk. Daarom hebben we wat advies voor jou om er de volgende keer wat meer humor in te stoppen. Nou is het natuurlijk een beetje afhankelijk van je situatie hoeveel gekkigheid gepast is, dus gebruik een beetje je gezonde verstand om te bepalen wat je baas door de beugel vindt kunnen, als je deze tips wil gebruiken voor je eigen situatie. 

#1: Wrijf het erin

Het lijkt soms of je vakantie nóg fijner is als het thuis regent. Zeg maar eens dat het niet waar is. Om dat gevoel te versterken, is de ‘steek onder water’ uitgevonden. 

Beste emailer,
Dank voor je email. Helaas ben ik momenteel niet in staat om je bericht te beantwoorden. Waarschijnlijk zit ik op een tropisch strand, mogelijk met een cocktail in mijn hand met zo’n vrolijk rietje erin. Ik ben terug op 30 september, dus tot die tijd kun je terecht bij mijn collega Willem: willem.thuisblijver@bedrijf.nl. Hartelijke groeten en succes met het Nederlandse weer!

#2: Maak ‘t spannend

Als je zegt dat je naar Zuid-Frankrijk gaat, zullen weinig mensen gefascineerd de oren spitsen. Maar met een klein beetje geheimzinnigheid kun je zelfs een midweekje Centerparks nog laten klinken alsof je iets heel erg spannends gaat doen. Denk aan subtropische zwembaden en afterparty’s in een blokhut. 

Dank voor je email.
Sinds 3 september heb ik besloten volledig van de radar te verdwijnen. De enige persoon die weet waar ik ben is mijn collega Sjors, die het bevel gekregen om het strikt geheim te houden. Voor dringende zaken kan je met hem contact opnemen (sjors.vertrouweling@bedrijf.nl). Voor andere zaken ben ik vanaf 17 september weer bereikbaar, als ik tenminste voor die tijd niet gevangen genomen word genomen door vijandige spionnen. 
Vriendelijke groeten,

#3: Eerlijkheid duurt het langst

De meeste mensen zijn wel erg zakelijk in hun emails. Dat is goed, natuurlijk, maar als je het overdrijft klinkt het gewoon niet meer oprecht. Beter ben je eerlijk. Dat is niet alleen vaak veel leuker, maar ook, uh, eerlijker dus. Natuurlijk moet je ook weer niet overboord (letterlijk en figuurlijk!) gaan. Zo moet het niet:

Beste emailer,
Ik ben op vakantie op Ibiza tot de 30e. Zelfs als ik mijn email al zou openen, zou ik waarschijnlijk niet kunnen lezen vanwege alle stoffen die door mijn bloedbaan gieren. Als ik weer in orde ben stuur ik je wat terug, tenzij je mailt over wat er woensdagavond is gebeurd, want daarover mag ik van mijn advocaat niks zeggen haha echt waar oké doei!

En zo kan het wel:

Van 12 tot 29 september ben ik op vakantie. Het zou misschien indrukwekkender zijn als ik zou zeggen dat ik het Sun-Moon meer ga overzwemmen of de Mount Everest ga beklimmen, maar waarschijnlijk breng ik de hele tijd horizontaal door op een strandstoel en is mijn enige lichaamsbeweging het opsteken van mijn hand naar de ober.

Na de 29e probeer ik mijn mailachterstand weg te werken, maar als je zeker wilt weten dat ik op je bericht reageer kan je het beste na 29 september een nieuwe email sturen. Iedereen weet immers hoe dat gaat met een uitpuilende inbox en een maandag-na-de-vakantiedip.
Voor zaken die niet kunnen wachten, kun je het beste terecht bij mijn capabele collega, Beer de Jong (beer@bedrijf.nl). 

#4: Zeg het met een GIFje

Beeld zegt meer dan woorden. Dat is niet alleen een cliché, het is ook gewoon een wetenschappelijk feit. Bovendien is een GIFje vaak heel wat sneller opgespoord dan dat je een uitgebreid bericht moet uittypen.

Hoi!
Tot 18 september ziet mijn leven er zo uit:
Zodra ik terug ben, reageer ik weer op emails.

#5: Wees positief

Grapjes zijn leuk, maar als ze ten koste gaan van iemand anders of op een andere manier te negatief zijn, help je er jezelf niet mee vooruit. Hou ‘t dus een beetje licht en positief. En als je bijvoorbeeld je collega’s ermee in een goed daglicht kan zetten, krijg je extra bonuspunten.

Bedankt voor je email. Ik ben van 5 tot 18 september op vakantie, maar voor dringende zaken kan je in de tussentijd terecht bij mijn geniale collega Joep. Ze zeggen dat Joep ooit eens een bende woeste wolven heeft afgeschud door ze de principes van marktwerking uit te leggen. Ook gaan er geruchten dat hij verantwoordelijk is voor het oplossen van de Cubacrisis, het Beagleconflict en de ruzie met mijn buurvrouw Ans. Ondanks dat is hij heel gewoon gebleven en zal hij je vraag met aandacht en liefde beantwoorden.