Secretaresse

  • UTRECHT
  • 36 uur, 5 dagen per week
  • MBO, HAVO, VWO
  • 2.500 per maand

Voor de Provincie Utrecht zijn wij op zoek naar een Secretaresse voor 36 uur per week. De functie is voor in ieder geval zes maanden, met optie voor verlenging van wederom een halfjaar.

De organisatie
Werken voor de Provincie betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultuur de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze nieuwe organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes.Vanuit het domein Bedrijfsvoering levert het Team Office Support ondersteuning aan de diverse managementteams en het college van Gedeputeerde Staten (GS).

Wat ga je doen?

Primair ben je er verantwoordelijk voor om de teamleiders, domeinmanagers en afdelingsmanagers, excellent te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt ervoor dat zij zich primair op hun vak kunnen richten: samen met de overige collega’s geef jij vorm aan de ondersteuning, die zij daarvoor nodig hebben. Deze kan per persoon verschillen en je dient daar dus flexibel mee om te kunnen gaan. Met de teamleiders en domeinmanagers maak je afspraken over de wijze van ondersteuning en zorg je voor de juiste kwaliteit van ondersteuning.

Binnen de vastgestelde kaders heb je de vrijheid om de ondersteuning passend aan de persoon te maken.

Wat ga je doen?

    • Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
    • Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
    • Aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
    • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
    • Zorgen dat de manager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt en ben je verantwoordelijk voor de voortgang van de dagelijkse actiepunten;
    • Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en controleer/redigeer je de ter ondertekening aangeboden correspondentie. Je bewaakt de archivering van in- en externe post;
    • Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider.

Wat verwachten wij?

    • Een afgeronde secretariële opleiding op MBO+ niveau
    • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse
    • Minimaal 2 jaar kennis van en ervaring met de MS-office applicaties (Outlook, Word, Excel en Powerpoint)

Welke eigenschappen heb jij?

    • Klantvriendelijk
    • Betrouwbaar
    • Bestuurlijk sensitief
    • Samenwerken in teamverband
    • Representatief

Interesse? Reageer dan snel!

 

 

 

 

 

 

 

 
Interesse? Reageer dan snel 

 

 

 

Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.

Geïnteresseerd in deze functie?

Vragen of hulp nodig?

Neem contact op met de intercedent.

Sanne en Jasper