Terug naar zoekresultaten Senior Secretaresse

Senior Secretaresse

Wageningen University and Research

  • WAGENINGEN
  • 32 - 36 uur, 5 dagen per week
  • HBO
  • 2.600 - 3.055 per maand

Voor een onderdeel van Wageningen University and Research zijn wij op zoek naar een ervaren Senior Secretaresse. Het betreft een structurele fulltime functie (36uur), 32 uur is bespreekbaar, werkuren dan verdeeld over 5 dagen.

Wij zoeken
een enthousiaste en proactieve seniormedewerker secretariaat. Als seniormedewerker secretariaat ben je vriendelijk en servicegericht en heb je ervaring in het coachen van collega’s en met het maken van een capaciteitsplanning voor een secretariaat. Voor deze functie heb je een hands-on mentaliteit en flexibiliteit nodig. Verder moet je het overzicht bewaren en uitstekende organisatorische vaardigheden hebben en tot slot neem je graag verantwoordelijkheid. Je werkt voor het management en bent verantwoordelijk voor hun agenda’s en het plannen, voorbereiden en notuleren van interne en externe vergaderingen. Daarnaast vervul je een actieve rol bij secretariële, administratieve en organisatorische taken, zoals beheren van e-mail en opnemen van de telefoon, opstellen van zakelijke correspondentie, bijhouden van actuele bestanden, archiveren van publicaties, regelen van reizen voor het personeel, organiseren van kleine evenementen, maken van PowerPoint-presentaties en andere ad-hoctaken. In overleg met je collega’s op het secretariaat kun je hun taken overnemen bij hun afwezigheid.

Je wordt de dagelijkse coach van je collega’s bij het secretariaat, momenteel een team van vijf personen. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s op het secretariaat en staat klaar om hun vragen te beantwoorden. Samen met je collega’s bouw je aan een goed functionerend secretariaat en speel je een signalerende rol voor het managementteam wat betreft verdere verbetering van het functioneren van het secretariaat. Dit houdt in dat je het managementteam ondersteunt bij besluitvorming over en voorstellen doet ter verbetering van het secretariaat. Je ziet toe op de naleving van procedures en levert management informatie aan.
Je legt verantwoording af aan de operationeel manager, net zoals de andere medewerkers van het secretariaat.

Wij vragen
Je bent/hebt:

  • aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie;
  • een enthousiaste teamspeler met leidinggevende ervaring, met oog voor de secretariële taken van collega’s en de emoties en sfeer in teams;
  • stressbestendig, multitasker van nature, veerkrachtig;
  • goede communicatievaardigheden, integriteit en flexibiliteit;
  • uitstekende organisatorische vaardigheden;
  • nauwkeurigheid, vertrouwelijkheid, goed zakelijk inzicht en een servicegerichte houding;
  • uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels en het Nederlands, Engels is de werktaal;
  • uitstekende computervaardigheden (bijv. MS Office) en kunnen leren omgaan met andere gebruikte programma’s;
  • interesse in werken in een dynamische, gemotiveerde internationale omgeving met anderen die toegewijd zijn aan het creëren van impact in andere gebieden van de wereld;
  • vermogen om met elkaar concurrerende prioriteiten, mensen, belangen en tijden te beheren;
  • iemand die onafhankelijk werkt, initiatief toont en verantwoordelijkheid neemt, en de urgentie en prioriteit van de toegewezen taken bepaalt.

Wij bieden
een uitdagende functie met een marktconform salaris. Je krijgt een dienstverband (0,8-1,0 fte), verspreid over vijf dagen. Een levendige werkplek waar je gemakkelijk contacten legt en waar veel activiteiten plaatsvinden op de Wageningen Campus. En waar zowel het onderwijs, het onderzoek als het bedrijfsleven is vertegenwoordigd.

Ben jij de ervaren secretaresse die op deze positie nodig is? Voldoe je aan de gestelde eisen? Dan zien wij jouw reactie via de website van Tempo-Team heel graag tegemoet!

 

 

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.

Geïnteresseerd in deze functie?

Vragen of hulp nodig?

Neem contact op met de intercedent.

Tempo Team Wageningen