Secretaresse

GGD Regio Utrecht

  • ZEIST
  • 24 uur, 3 dagen per week
  • MBO, HAVO, VWO
  • 2.500 per maand

Ter versterking van het team secretariaat van de GGD in Zeist,  zoeken wij een professionele en enthousiaste secretaresse voor 24 uur per week! 

in eerste instantie is dit een tijdelijk voor de duur van 6 maanden met het oog op de
ontwikkelingen in de organisatie.

Wat ga je doen?
Als secretaresse bied je eigentijdse en klantgerichte ondersteuning aan onze organisatie als
lid van het team secretariaat. Je bent gekoppeld aan meerdere managers als ondersteuner
op secretarieel en administratief gebied. Je beheert de agenda en organiseert de
omvangrijke en veelzijdige informatie die binnenkomt en veelal ook doorgezet moet worden.
Je hebt inzicht en overzicht, leert snel wat prioriteit heeft, bereidt afspraken voor en
bewaakt deadlines. Je werkt zeer zelfstandig, maar wel in teamverband. In de
portefeuilleverdeling binnen het secretariaat ben je primair gekoppeld aan de afdeling
Jeugdgezondheidszorg, maar uiteraard ben je breed inzetbaar en neem je indien nodig ook
taken van je collega’s over.

Tot het takenpakket behoren o.a. agendabeheer, beheer van mailbox en opvolgen van de
acties, opstellen vergaderschema, verzorgen van grote mailings, archiefbeheer, beheer van
het kwaliteitshandboek, versturen van digitale nieuwsbrief, bestellen van folders en kleine
andere bestellingen. Bij een crisis bied je secretariële ondersteuning van het crisisteam bij
voorbereiding, verslaglegging en uitwerking van hun overleg.

Waar kom je te werken?
Je bent lid van het team secretariaat in Zeist, dat bestaat uit 6 secretaresses met een
meewerkend teammanager. In dit centrale team zijn sinds een jaar de medewerkers
samengebracht die ondersteuning bieden aan het management met als doel meer
uniformiteit in werkwijze, eenduidigheid in de geboden ondersteuning en evenwichtige
verdeling van het werk. De organisatie is volop in beweging. We werken aan een grotere
externe zichtbaarheid en meer interne samenwerking. De ondersteunende afdelingen
waaronder het secretariaat staan voor de uitdaging om deze beweging mede te faciliteren en
om de organisatie te helpen met passende ondersteuning.

Wat vragen wij van jou?
Voor deze functie zoeken wij een collega met de nodige ervaring als secretaresse op
managementniveau. Je voelt je thuis in een organisatie die in beweging is en helpt ons
graag met het bouwen aan het team secretariaat.
Om deze functie goed uit te kunnen oefenen heb je ook nog:

  • Een passende MBO4-opleiding afgerond, waarna je jezelf bent blijven ontwikkelen via cursussen en trainingen;
  • Eigentijdse digitale vaardigheden: je bent handig in systemen en leert snel nieuwe applicaties;
  • Het vermogen om goed te luisteren, opdrachten samen te vatten en je bent sowieso communicatief sterk;
  • De vaardigheid om snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen en bij drukte rust en overzicht te bewaren;
  • Een flinke dosis relativeringsvermogen en humor, waarmee je graag zelfstandig én in teamverband werkt.

Wat bieden wij jou?
Werken bij de GGD betekent dat je kiest voor een baan met een grote maatschappelijke
betrokkenheid in een organisatie in beweging. Je hebt de kans om het nieuwe team secretariaat mee te ontwikkelen en samen met de andere secretaresses het management optimaal te ondersteunen. Bovendien is het een leuke en afwisselende baan in een dynamische werkomgeving met prettige collega’s waar kwaliteit en een goede sfeer belangrijk zijn.

Het salaris bij een fulltime dienstverband is € 1.818 - € 2.729 bruto per maand
(salarisschaal 6) afhankelijk van opleiding en ervaring.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.

Geïnteresseerd in deze functie?

Vragen of hulp nodig?

Neem contact op met de intercedent.

Türkel, Derya