Secretaresse

  • ZEIST
  • 24 uur, 3 dagen per week
  • MBO, HAVO, VWO
  • 1.818 - 2.729 per maand

Secretaresse (tijdelijk voor 6 maanden)

Wat ga je doen? Als secretaresse bied je eigentijdse en klantgerichte ondersteuning aan onze organisatie als lid van het team secretariaat. Je bent gekoppeld aan meerdere managers als ondersteuner op secretarieel en administratief gebied. Je beheert de agenda en organiseert de omvangrijke en veelzijdige informatie die binnenkomt en veelal ook doorgezet moet worden. Je hebt inzicht en overzicht, leert snel wat prioriteit heeft, bereidt afspraken voor en bewaakt deadlines. Je werkt zeer zelfstandig, maar wel in teamverband. In de portefeuilleverdeling binnen het secretariaat ben je primair gekoppeld aan de afdeling Jeugdgezondheidszorg, maar uiteraard ben je breed inzetbaar en neem je indien nodig ook taken van je collega’s over.

Tot het takenpakket behoren o.a. agendabeheer, beheer van mailbox en opvolgen van de acties, opstellen vergaderschema, verzorgen van grote mailings, archiefbeheer, beheer van het kwaliteitshandboek, versturen van digitale nieuwsbrief, bestellen van folders en kleine andere bestellingen. Bij een crisis bied je secretariële ondersteuning van het crisisteam bij voorbereiding, verslaglegging en uitwerking van hun overleg.

Waar kom je te werken?

Je bent lid van het team secretariaat in Zeist, dat bestaat uit 6 secretaresses met een meewerkend teammanager. In dit centrale team zijn sinds een jaar de medewerkers samengebracht die ondersteuning bieden aan het management met als doel meer uniformiteit in werkwijze, eenduidigheid in de geboden ondersteuning en evenwichtige verdeling van het werk. De organisatie is volop in beweging. We werken aan een grotere externe zichtbaarheid en meer interne samenwerking. De ondersteunende afdelingen waaronder het secretariaat staan voor de uitdaging om deze beweging mede te faciliteren en om de organisatie te helpen met passende ondersteuning.

Om deze functie goed uit te kunnen oefenen heb je ook nog:

    • Een passende MBO4-opleiding afgerond, waarna je jezelf bent blijven ontwikkelen via cursussen en trainingen
    • Eigentijdse digitale vaardigheden: je bent handig in systemen en leert snel nieuwe applicaties;
    • Het vermogen om goed te luisteren, opdrachten samen te vatten en je bent sowieso communicatief sterk;
    • De vaardigheid om snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen en bij drukte rust en overzicht te bewaren
    • Een flinke dosis relativeringsvermogen en humor, waarmee je graag zelfstandig én in teamverband werkt.

Interesse in deze leuke vacature? Reageer dan snel

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.

Geïnteresseerd in deze functie?

Vragen of hulp nodig?

Neem contact op met de intercedent.

Woerd, Peter van der