0

Directiesecretaresse

publicatie:  vacaturenummer: 34695

opleidingsniveau
MBO, HAVO, VWO
aantal uur
28 uur
dagen
4 dagen per week
locatie
LEIDEN

Functieomschrijving

Wij zoeken regelmatig een directiesecretaresse.
- Schaal 8 (€ 2326 - € 3132)

Beschik jij over goede antennes?
Dat vinden we namelijk belangrijk voor de rol van Ondersteuner. In deze gevarieerde rol adviseer en ondersteun je de directie. Beheren, organiseren en coördineren zijn sleutelwoorden.
Daarnaast is er ruimte voor het nemen van initiatieven, het stimuleren van ideeën en het doen van verbetervoorstellen.

Je maakt deel uit van een team dat bestaat uit een drietal directiesecretaresses. De onderlinge taakverdeling zal nog nader in het team worden afgestemd

Dit ga je doen
· Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor in- en externe contactpersonen (bufferfunctie) en als klankbord voor de directie;
· Je schept voorwaarden voor efficiënte werkprocessen;
· Je beheert de agenda van de directie en maakt afspraken, rekening houdend met een efficiënte tijdsindeling. Je attendeert de directie op gemaakte afspraken en signaleert wanneer er acties moeten worden ondernomen;
· Je biedt administratieve en/of procedurele ondersteuning bij de uitvoering van beslissingen van de directie. Je bereidt in dat kader de uitvoering van deze beslissingen voor en voert deze, eventueel in samenwerking met anderen, uit;
· Je bereidt lezingen, speeches, notities en presentaties voor de directie voor.

Dit zijn je belangrijkste resultaten
· Het selecteren en behandelen van binnenkomende mail en post. Je maakt een inschatting van wat je zelf kunt afhandelen en legt andere zaken voor ter bespreking. Je brengt spoedeisende zaken onder de aandacht van de directie en eventuele andere betrokkenen. Je bewaakt en rappelleert mail die niet op tijd wordt beantwoord;
· Het opstellen en (laten) verwerken van documenten. Je controleert op stijl-, taal- en spelfouten;
· Het archiveren van ( vertrouwelijke) stukken naar eigen beoordeling binnen de geldende richtlijnen voor de organisatie. Je verstrekt stukken op aanvraag en je brengt onderwerpen die van belang zijn op een proactieve manier onder de aandacht van de directie en derden binnen de organisatie;
· Het opstellen van het jaarlijkse vergaderschema voor DT, MT, MC, DT+ OR en het inplannen daarvan in de agenda’s;
· Het voorbereiden van in- en externe vergaderingen/overleggen voor de directie en centraal management. Je plant datum en tijd in, regelt de locatie, stelt de agenda samen, zoekt vergaderstukken en distribueert agenda en bijlagen aan de deelnemers;
· Het zorgen voor de benodigde informatie/vergaderstukken ten behoeve van vergaderingen/overleggen die de directie moet bijwonen. Je notuleert diverse vergaderingen;
· Het nemen van acties die nodig zijn voor de voortgang en het geven van inzicht in de voortgang aan de directie. Je houdt actielijsten bij en een jaarlijst onderwerpen voor het centraal management.

Dit heb je in huis
· Je hebt minimaal een MBO opleiding als directie secretaresse;
· Je hebt meerdere jaren aantoonbare ervaring als (directie) secretaresse;
· Kennis van management ondersteunende methoden en werkwijzen;
· Theoretische en praktische kennis van de Nederlandse taal en moderne talen;
· Kennis van moderne archiverings- en documentatietechnieken;
· Inzicht in de aard en gevoeligheid van actuele beleidsonderwerpen en in het regisseren van relevante informatie;
· Inzicht in de aard van de werkzaamheden van de afdeling(en);
· Vaardigheid in het werken binnen bestuurlijke verhoudingen en in het omgaan met (vertrouwelijke) informatie;
· Vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief, en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota's en in het beheren van agenda's;
· Vaardigheid in het plannen en organiseren van vergaderingen.
· Je bent klantvriendelijk, flexibel, samenwerkingsgericht en resultaatgericht;

Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.

solliciteer

Loading…