Directiesecretaresse

  • AMSTERDAM-ZUIDOOST
  • 36 uur, 5 dagen per week
  • MBO, HAVO, VWO
  • 2.650 per maand

Ben jij de directiesecretaresse met uitstekende ICT vaardigheden? Lees dan verder en onderzoek of deze baan een podium kan zijn voor jouw talent

Wat ga je doen:

• schat de binnengekomen correspondentie in op belang en urgentie, voegt op eigen initiatief en inzicht voor de afhandeling de benodigde informatie bij houdt rekening met privacy van personen en vertrouwelijke informatie
• organiseert en bereidt inhoudelijk en administratief uiteenlopende vergaderingen voor, complementeert vergaderstukken, voegt relevante achtergrondinformatie bij, attendeert op bijzondere aandachtspunten, notuleert en verzorgt inhoudelijk de verslaglegging, bewaakt de voortgang en doet gemaakte afspraken en genomen besluiten af, signaleert knelpunten en draagt oplossingen hiervoor aan. Daarnaast bereidt je pro-actief de MT agenda voor (i.s.m. de MT leden)
• schrijft nota's en brieven aan de hand van globale aanwijzingen van het hoofd
• concipieert naar eigen inzicht brieven en verzamelt en bewerkt daartoe (aanvullende) informatie
• verstrekt gevraagd en ongevraagd managementinformatie en voortgangsrapportages aan de Directeur , als ook aan derden over de stand van zaken met betrekking tot lopende activiteiten en procedurele aangelegenheden e.d.
• bewaakt en houdt de agenda van de Directeur Dienst ICT&IM bij en controleert op het nakomen van de afspraken
• levert bijdrage aan efficiënte en doeltreffendheid van werkprocessen, doet aanbevelingen t.a.v. het oplossen van knelpunten in de werkprocessen
• zet( doen) het werkarchief van de Directeur Dienst ICT&IM en het archief van de Dienst ICT&IM op en houdt dit bij, complementeert dossiers en legt systematisch van kruisverwijzingen en dossierrelaties vast
• fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers, externe instanties en personen over administratief-organisatorische aangelegenheden en over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen
• vervult een bufferfunctie tussen het MT ICT&IM en interne medewerkers respectievelijke
externe instantie
• bereidt voor, ontvangt en begeleidt (buitenlands) bezoek en delegaties
• Organiseert bijeenkomsten (o.a. medewerkersbijeenkomsten)
• Bestellen van o.a. kantoorartikelen, catering etc.

• afgeronde MBO-4 diploma
• VWO/HAVO met gerichte secretariële opleiding en kennis van secretariële praktijk
• kennis van managementondersteunende werkwijzen
• kennis van archiverings- en documentatietechnieken
• kennis van tekstverwerking met de computer
• vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief, en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota's
• mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal
• vaardigheid in organisatie- en coördinatietaken
• prioriteiten kunnen stellen/Ad Hoc kunnen switchen van werkzaamheden
• overzichten (bijv mbv Excel) kunnen maken
• kan pro-actief en zelfstandig werken

Wij bieden:
- Een salaris vanaf € 15,07 bruto per uur (afhankelijk van ervaring);
- Een veelzijdige baan in een uitdagende en informele werkomgeving;
- Een reiskosten tegemoetkoming op basis van ov (geen 100% vergoeding);
- Een opbouw van 24 vakantie dagen naar rato en 8% vakantiegeld;
- Een pensioenregeling nadat je een half jaar via ons aan de slag bent vanaf 21 jaar;
- Een kortingen, zoals die op verzekeringen bij Centraal Beheer Achmea en/of op
zorgverzekeringen bij Achmea Zilveren Kruis.

Interesse? Reageer dan via de sollicitatiebutton. Alleen reactie met recent c.v. en uitgebreide motivatie worden in behandeling genomen.

Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.

Vragen of hulp nodig?

Neem contact op met de intercedent.

acc.amsterdam@tempo-team.nl