Projectsecretaris

• Doetinchem
• € 2.629 - 4.024 per maand
• 36 uur, 5 dagen per week
• HBO
• Waterschap Rijn en IJssel

In een groot team van professionals ga jij aan de slag als projectsecretaris. Je draait mee bij het bedrijfsbureau en biedt ondersteuning rondom het inhuren van personeel. Het aantal administratieve afhandelingen in verschillende systemen neemt toe. Wet- en regelgeving (bijvoorbeeld de omgang met persoonsgegevens) verlangt steeds meer zorgvuldigheid.

Benieuwd naar de taken die deze uitdagende functie met zich meebrengt? Lees dan verder, want misschien zijn we wel op zoek naar jou!

wie ben jij

Werken bij de unit Projecten vereist een zelfstandige en planmatige werkhouding. Collega’s zijn betrokken bij het werk en de organisatie. Bij het waterschap heerst er een mate van verantwoordelijkheid en vrijheid om je eigen werk goed in te vullen. De unit Projecten is een mooie plek om je persoonlijk te ontwikkelen.

Wat we van je vragen;

• Je hebt mbo+ of hbo denk- en werkniveau;
• Je hebt ervaring met secretariële werkzaamheden;
• Bij voorkeur enige kennis van P&O en aanbestedingen;
• Je beschikt over organisatorische vaardigheden en ervaring met projectmatig werken is een pré, net als nieuwsgierigheid naar teamprocessen;
• Je bent een aanpakker, flexibel en resultaatgericht;
• Het is belangrijk dat je de Nederlandse taal in woord en geschrift goed beheerst;
• Je kunt met Microsoft Office programma’s omgaan;

wat ga je doen

De unit Projecten is binnen Waterschap Rijn en IJssel verantwoordelijk voor allerlei realisatieprojecten. Programma's waar zij zich mee bezighouden zijn Waterveiligheid, Watersysteem en Afvalwaterketen. Zij werken proces- en omgevingsgericht, samen met en voor belanghebbenden.

Het is een unit met een informele sfeer en een grote groep aan professionals. Het is een diverse afdeling en er spelen innovatieve projecten en interessante thema’s.

Je werkt samen in een team van projectsecretarissen en draait mee met het bedrijfsbureau. Dit betekent dat je ondersteuning biedt rondom het inhuren van personeel. Zo ben je aanwezig bij de intakegesprekken van P&O. Daarnaast ben jij in de lead voor IPM uitvragen (integrale projectmanagement rollen).

Je bent de schakel tussen het secretariaat van het bedrijfsbureau en de managers. Je beheert de inbox van het bedrijfsbureau en draagt zorg voor projectdossiers. Hier komen diverse taken bij. Naast het bedrijfsbureau en de capaciteitsvraagstukken ondersteun je bij marktvraagstukken. Je bent zelfstandig betrokken bij marktdagen en bijeenkomsten. Taken die bij jouw brede pakket horen zijn;

• Het bijhouden van contractenlijsten, managen van inhuur overeenkomsten en verzorgen van contract verlengingen;
• Je zorgt samen met project teamleden voor de organisatie en voorbereiding van overleg momenten. Ook ondersteun je bij het bewaken van de voortgang en afspraken;
• Je ondersteunt bij het opstellen van rapportages, opdrachtbrieven en het controleren en verwerken van facturen;
• Je ondersteunt in het bijhouden van een actuele capaciteitsplanning;
• Je creëert overzicht vanuit de groslijst, houdt de inbox van de groslijst bij en verdeelt het werk;
• Je treft voorbereiding voor de aanbestedingskalender;
• Je beheert en werkt met het systeem Q-fact. Hier voer je interessepeilingen en past performance door in het systeem;
• Je ondersteunt bij de overleggen van het team aanbesteden past performance;

waar ga je werken

Werken bij Waterschap Rijn en IJssel is dynamisch, uitdagend en maatschappelijk nuttig. De organisatie staat nooit stil. De zorg voor waterveiligheid, waterkwaliteit en waterkwantiteit gaat continu door. Iedere medewerker zet zich vanuit zijn eigen functie en specialisme in. Dat doen zij vanuit een inspirerende werkomgeving met een open en collegiale sfeer. Er heerst een grote mate van vrijheid, zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid.

sollicitatie

Zie jij jezelf al helemaal in deze rol als projectsecretaris? Dat snap ik! Wacht niet langer en klik op de solliciteer-knop! Vragen? Super! Bel mij op 0314-340502. Je mag ook mailen naar doetinchem@tempo-team.nl. Ik spreek je snel!