Terug naar zoekresultaten Secretaresse Provincie Fryslân

In verband met onderhoud is het momenteel niet mogelijk om online te solliciteren.

Probeer het over enkele ogenblikken nogmaals.

Secretaresse Provincie Fryslân

  • Leeuwarden
  • € 16,16 - 23,37 per uur
  • 36 uur, 5 dagen per week
  • MBO, HAVO, VWO

Voor de Provincie Fryslân zijn wij op zoek naar een secretaresse voor 36 uren per week liefst zo spoedig mogelijk tot in eerste instantie einde van 2023. In deze uitdagende functie ga je een (inhoudelijke) ondersteuning leveren als het gaat om werkzaamheden aan het maatschappelijk domein voor de gedeputeerde. Je bent daarbij de schakel/intermediair tussen de maatschappij (de mienskip), de interne organisatie en de bestuurder en stelt daarbij de prioriteiten. Gezien je ervaring kan je salaris oplopen van min. € 16,16 - max. € 23,37 bruto per uur. Ben jij op zoek naar een uitdaging en ben je daarnaast op korte termijn beschikbaar? Dan zoeken wij jou!

wat bieden wij jou

Salaris vanaf €16,16 tot € 23,37 bruto per uur;

Contract tot in ieder geval 31-12-2023;

Enthousiaste collega's

Aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling;

wie ben jij

  • Je beschikt over minimaal een afgeronde relevante HBO/MBO-+ opleiding met 2 (of 3) moderne talen;
  • Je hebt kennis van en minimaal 3 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring als directie/bestuurssecretaresse;
  • Je hebt een energieke en representatieve uitstraling in combinatie met een zelfstandige en zeer proactieve en creatieve werkhouding;
  •  Je moet stressbestendig zijn;
  • Je beheerst het Fries in woord en geschrift;
  • Je bent communicatief en sociaal vaardig (zowel in woord en geschrift), collegiaal in de omgang en hebt gedegen kennis van Microsoft Office en bij voorkeur ervaring met IBabs;
  • Je houdt van doorpakken en weet hierbij het overzicht te bewaken. Plannen, organiseren, improviseren prioriteren zijn vaardigheden die jij uitstekend zelfstandig weet toe te passen;
  • Je hebt humor en durft (opbouwend) tegengas te geven. Verder ben je integer en de competenties klantgericht, accuratesse, nauwkeurig en zorgvuldig passen goed bij jou.

wat ga je doen

Je neemt waar voor andere secretaresses van de andere gedeputeerden. Je werkt veelal met digitale stukken en beoordeelt de urgentie van afspraken en neemt beslissingen ten aanzien van de agenda. Je werkt pro-actief, coördineert en bewaakt afspraken, activiteiten, voortgang en termijnen voor het tijdig leveren van stukken voor de gedeputeerde. Ook behandel je vele inkomende en uitgaande telefoontjes per dag en onderhoudt daartoe externe contacten op verschillende niveaus. Je verricht secretariële, administratieve en organisatorische taken uit voor de gedeputeerde waar de volgende werkzaamheden aan te pas komen:

  • Je beheert de agendaplanning;
  • Je organiseert  vergaderingen en diverse overleggen (incl. het maken van planningen, regelen van ruimtes(intern en extern) en de ondersteuning van vergaderingen/overleggen;
  • Je notuleert diverse overleggen;
  • Je ondersteunt de organisatie van bijeenkomsten;
  • Je behandelt inkomende en uitgaande (digitale) post en mail;
  • Je creëert een gegevensverzameling en -beheer rondom portefeuille-overleg met gedeputeerde;
  • Je signaleert knelpunten in werkprocessen en het doen van verbetervoorstellen;
  • Je werkt samen met collega's bij de verdeling van gemeenschappelijke werkzaamheden en met de overige werkzaamheden zoals organiseren werkreizen en afscheidsrecepties etc.

waar ga je werken

In deze functie werk je samen met 4 collega's onder leiding van de teamleider Toezicht en Ondersteuning bij een provinciale bestuursinstelling. Je wordt functioneel aangestuurd door de teamleider en ontvangt opdrachten van de gedeputeerde.

sollicitatie

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Vragen of hulp nodig?

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan ons te stellen.

Tempo-Team

Intercedent