Secretaresse

  • Delft
  • € 14,40 - 19,44 per uur
  • 24 uur, 3 dagen per week
  • MBO, HAVO, VWO

Hou jij ervan om te werken onder tijdsdruk en hou je van afwisselend werk? En dat allemaal op het terrein van de TU Delft? Dan is deze vacature van secretaresse echt iets voor jou! Lees snel meer.

wat bieden wij jou

€ 14,40 per uur

TU Delft

24 uur in de week

wie ben jij

Je hebt ervaring met secretarieel werk en bij voorkeur ook een afgeronde opleiding in deze richting. Bij voorkeur heb je in deze functie ervaring op de TU Delft zelf en ben je daardoor bekend met de HR systemen binnen deze organisatie. Ook kan je makkelijk uit de voeten met programma's zoals Microsoft Office en met HR-gerealteerde programma's zoals Digiforms en Basware. Daarnaast ben je communicatief sterk, kan je goed in teamverband en in je eentje werken en kan je werken onder druk. Hiernaast heb je minimaal een MBO opleiding afgerond en ben je vaardig in Engels

  • Ervaring bij de TU Delft is een pré
  • Het liefst een afgeronde MBO-opleiding als secretaresse
  • Ervaring met MS Office en HR-software
  • Kan goed werken onder druk
  • Goede beheersing van de Engelse taal

wat ga je doen

Als secretaresse/HR ondersteuner houd je je bezig met verschillende HR-gerelateerde zaken, zoals puntsgewijs beschreven onder deze tekst.

Daarnaast ben draai je 1 keer per week de secretariaatsdienst. Deze werkzaamheden omvatten algemene taken als telefoon en e-mail afhandeling, elektronisch agendabeheer, plannen en verzorgen van diverse overleggen, afstemming en overleg met de coordinatoren en procesmanagers, notuleren, post afhandeling, bewaken actie/deadlines, financiële taken, schakelen met interne en externe partijen (o.a. contractbeheer, inkoopprocessen begeleiden). Als professioneel ondersteuner ben je betrouwbaar en kun je werken in een internationale omgeving. Kortom: een uitdagende baan!

Het is voor deze specifieke rol van belang dat je zelfstandig en accuraat werkt, snel kunt schakelen en discreet omgaat met beschikbare en vertrouwelijke informatie. Je ondersteunt en ontzorgt bij uiteenlopende werkzaamheden zodat diegene die je ondersteunt hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Je gaat hierbij gestructureerd te werk. Jij weet de rust en het overzicht goed te bewaren, ook op hectische momenten. Je bent een harde werker en zorgt ervoor dat je werkzaamheden prioriteert en binnen de gestelde tijden hebt afgerond. Dat doe je efficiënt, integer en proactief.

Tot slot fungeer je ook als vervanger voor een collega secretaresse. Samen met jouw collega's zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt.

  • administratieve afhandeling van arbeidsovereenkomsten, mutaties en aflopende dienstverbanden van medewerkers.
  • aanvragen en verlengingen van uitzendkrachten en gasten.
  • Verder ben je betrokken bij de voorbereiding en afhandeling van de R&O cyclus.
  • Sociaal Medische Overleggen en verstuur je intern de maandelijkse HR-rapportages.
  • Daarnaast fungeer je als aanspreekpunt voor HR-gerelateerde vragen van medewerkers, leidinggevenden en managers binnen de directie.
  • Tevens verzorg je de planning van sollicitatiegesprekken en overige afspraken en heb je nauw contact met de HR-adviseurs van de directie en met de centrale HR Services afdeling.

waar ga je werken

Een boeiende werkomgeving, en een zelfstandige functie in teamverband, die uitdaagt en kansen biedt? Dan zit je helemaal op je plek als secretaresse binnen de TU Delft. Je komt in deze functie het secretariaat versterken van de directie Education and Student Affairs, waar je, samen met 5 collega-secretaresses, logistieke en administratieve ondersteuning biedt aan de directie.

sollicitatie

Past deze vacature perfect bij jou? Aarzel dan niet en klik op die sollicitatieknop!

Vragen of hulp nodig?

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Maurits Hoek

Intercedent