Management assistent

Gemeente Helmond

  • HELMOND
  • 36 uur, 5 dagen per week
  • MBO, HAVO, VWO
  • 2.150 per maand

Voor de Gemeente Helmond zijn we op zoek naar een bevlogen fulltime Management assistent die per direct beschikbaar is! Het betreft een uitdagende en afwisselende functie! Lees snel verder voor meer info!

De Gemeente Helmond zoekt een Management Assistent die zich goed staande weet te houden in een omgeving die volop in ontwikkeling is. Het betreft een functie voor 36 uur in de week voor de vermoedelijke duur van 6 maanden. De beoogde startdatum is 15 mei aanstaande.

Als Management Assistent maak je deel uit van het secretariaat. Deze afdeling draagt bij aan een gebalanceerde, goed georganiseerde werkcultuur binnen de Gemeente Helmond. Vanuit deze afdeling ben je werkzaam bij de “klant”. De klant is het bestuur, de directie en afdelingsmanagers. Dit betekent dat je ook inzetbaar kan zijn voor andere afdelingen. Het team van Management Assistentes bestaat op dit moment uit 25 collega’s.

Voor deze functie van Management Assistent betekent dit dat we een kandidaat zoeken voor Strategie en Programma’s (S&P) die snel kan schakelen, verbanden kan leggen tussen projecten en betrokkenen en de urgentie van projecten snapt. Bij S&P werken voornamelijk HBO en WO opgeleide mensen. Je kan de discussie volgen wanneer acties en besluiten aan de orde zijn. Belangrijk is dat je flexibel bent en mensen durft aan te spreken. S&P heeft een complex werkveld waarin jij in de basis verantwoordelijk bent voor:
- Agendabeheer
- Organiseren afspraken (inclusief opvolging)
- Voorbereiding en afhandeling vergaderstukken (Notubox)
- Postverwerking
- Facturen afhandeling
- Beheer mailbox (3/4 mailbox minimaal)

Daarnaast zullen er nog tal van andere zaken de revue passeren wanneer jij je collega’s van S&P maximaal ontzorgt.

Het betreft een dynamische afdeling waar hooggeschoold personeel aan diverse projecten werkt en er veel contact is tussen afdeling, externe partijen en het stadsbestuur. We zoeken derhalve iemand met een hbo werk-denk niveau, die makkelijk communiceert en makkelijk kan omgaan met de diversiteit van collega's.

De ideale kandidaat:
- Beschikt over MBO+ werk- en denkniveau, dat je verkregen hebt door je opleiding én werkervaring.
- Je bent iemand met werkervaring binnen en buiten een gemeente.
- Je hebt een goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het opstellen van brieven, voortgangsoverzichten en het maken van analyses t.b.v. rapportages en een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid voor het onderhouden van contacten op verschillende niveaus.
- Je beschikt over sociale vaardigheden voor het fungeren als eerste aanspreekpunt en het inspelen op vertrouwelijke aspecten in een diversiteit aan contacten met in- en externe partijen.
- We verwachten dat je vaardig bent met de Microsoft officepakketten: Word, Outlook, Excel en PowerPoint

Voor deze functie gelden de volgende competenties:
- HBO werk- en denkniveau;
- Servicegericht en dienstverlenend
- Omgevingsbewust
- Kennis van het gebruik van geautomatiseerde tekstverwerkings- en informatiesystemen Verseon, Decade en NOTU box.
- Proactief, Assertief, Zelfbewust, Integer, Flexibel

Qua persoonlijkheid zoeken we iemand met een positieve grondhouding en een dienstverlenende instelling.

Zoals hierboven beschreven betreft het een fulltime functie (36 uur) per direct voor de vermoedelijke duur van 6 maanden.

Salariëring conform de CAR-UWO cao schaal 6. Reiskosten worden niet vergoed.

Heb je interesse in deze functie? Denk jij je staande te kunnen houden in deze omgeving? Heb je zeer goede communicatieve en sociale vaardigheden? Kun je goed samenwerken? Ga je doelgericht en georganiseerd te werk? Beschik je daarnaast óók nog over het nodige aanpassingsvermogen? Reageer dan via de rode solliciteerbutton met recent cv en motivatie!

Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.

Vragen of hulp nodig?

Neem contact op met de intercedent.

Eef van den Broek