Management assistent

• Rotterdam
• € 2.040 - 2.970 per maand
• 32 uur, 4 dagen per week
• MBO, HAVO, VWO

Werk jij integer, nauwkeurig en zorgvuldig? Heb jij altijd al op een creatieve school willen werken? Als dit leuk klinkt lees dan snel door!

wie ben jij

Aangezien je nauw betrokken bent bij de afdelingen is het belangrijk dat je het
totaalplaatje voor ogen houdt en goed prioriteiten weet te stellen. Je werkt zelfstandig en
neemt het initiatief om zaken vooraf goed te regelen. Wanneer de situatie daarom vraagt,
dan speel jij daar flexibel op in en lost zaken ter plekke praktisch op. Ook voldoe jij aan de volgende eisen:

• Een afgeronde opleiding op mbo niveau 4 bij voorkeur op secretarieel en administratief gebied;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een dynamische omgeving;
• Aantoonbare ervaring met communicatiewerkzaamheden;
• Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen;
• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden;
• Initiatiefrijk, proactief en praktisch probleemoplossend vermogen;
• Flexibele instelling i.v.m. werken voor twee afdelingen en werklocaties;
• Ervaring met en kennis hebben van diverse software (Microsoft office 365, SharePoint, Apsis e.d).

wat ga je doen

Als managementassistent voer je secretariële en administratieve werkzaamheden uit ten
behoeve van de directie en het Management Team. Voor deze vacature zal je twee
afdelingen van Zadkine gaan bedienen, namelijk afdeling Marketing & Communicatie en
Facilitair, Huisvesting & Vastgoed Management.

In de functie van managementassistent ben je in staat om administratieve en secretariële
procedures uit te voeren en je beschikt over een zelfstandige werkhouding. Als
managementassistent is geen dag hetzelfde. Je start jouw dag met het doornemen van de
agenda van de directeur, je ziet dat je nog een afspraak moet wijzigen en reserveert een
parkeerplaats voor een bezoeker. Dan is het tijd voor het bijwonen van de
afdelingsvergadering, je werkt de actielijst bij en verstuurt die meteen. Tussendoor maak
je een Powerpoint-presentatie voor de Open dagen en ontvang je een bezoeker. En vergeet
niet de nieuwsbrief op te maken......

Als managementassistent rapporteer je aan de directeuren van de afdeling Marketing &
Communicatie en Facilitair, Huisvesting & Vastgoed Management. Daarnaast voer je
ondersteunende activiteiten uit voor het MT van de twee afdelingen.

• Afhandelen en beheer van (digitale en papieren) stukken, e-mail en telefoongesprekken dan wel voorleggen voor afhandeling aan de juiste persoon;
• Maken van in- en externe afspraken voor directie en Management Team;
• Vergaderingen en bijeenkomsten voorbereiden en het verzorgen van de verslaglegging;
• Ondersteuning bij operationele personeelsaangelegenheden, zoals administratie in Afas;
• Ondersteuning van de afdeling Marketing & Communicatie bij
• communicatiewerkzaamheden, zoals het opmaken van nieuwsbrieven en verzorgen van mailings;
• Ondersteuning bij het organiseren van evenementen en bijeenkomsten;
• Alle overige ondersteunende werkzaamheden.

waar ga je werken

Jouw afdeling: Marketing & Communicatie
Een team van 25 enthousiaste en gedreven professionals met ieder een eigen specialisme.
Collega’s staan voor elkaar klaar en denken graag mee met vraagstukken en oplossingen.
Je werkt nauw samen met de verantwoordelijken voor de Open Dagen, website,
relatiebeheerder en de Marketing & Communicatie adviseurs.

Jouw afdeling: Facilitair, Huisvesting & Vastgoed Management
De directie Facilitair, Huisvesting & Vastgoed Management (FHVGM) is verantwoordelijk
voor het facilitaire beleid en huisvesting ondersteuning van Zadkine. Naast de afdeling
Facilitair Beleid & Contractmanagement zijn er de afdelingen Vastgoed Ontwikkeling,
Beheer & Onderhoud en Projecten.

sollicitatie

Klinkt het leuk om jezelf te verdiepen in de samenleving op Zadkine? Solliciteer dan direct!