Directiesecretaresse

• Helmond
• € 2.700 - 3.831 per maand
• 32 - 36 uur, 4 - 5 dagen per week
• Ondersteunend onderwijs
• Gemeente Helmond

Ben jij op zoek naar een veelzijdige baan met veel verantwoordelijkheden? Heb jij een proactieve instelling en een ruime ervaring met secretariële werkzaamheden op directieniveau? Dan zou jij weleens de nieuwe collega van Gemeente Helmond kunnen zijn! Lees dan snel verder!

wie ben jij

Als directiesecretaresse ben jij een kei in plannen en organiseren. Dit vind jij leuk om te doen en gaat jou ook gemakkelijk af. Jij als directiesecretaresse bent de rechterhand voor twee directeuren. Je weet precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. Je kan zelfstandig goed te werk gaan en weet goed prioriteiten te stellen. Je helpt mee aan de optimale dienstverlening.

• Hbo werk- en denkniveau;
• Werkervaring in een vergelijkbare rol binnen een gemeentelijke organisatie. Hier heb je een grote mate van secretariële werkzaamheden verricht;
• Een servicegerichte en dienstverlenende instelling;
• Goede (schriftelijke) uitdrukkingsvaardigheden en sociale vaardigheden;
• Kennis van diverse systemen op het gebied van automatisering zoals bv. Office, Microsoft Teams, Djuma, ERP7 en NOTU Box.

wat ga je doen

Als directiesecretaresse verzorg je secretaressefunctie voor de leden van het college van burgemeester en wethouders. Je onderhoudt persoonlijke en telefonische contacten met inwoners en instellingen. In de rol van directiesecretaresse zorg je voor ondersteuning op het secretariaat en de administratie. Je draagt zorg voor het tijdig plannen van afspraken en bijeenkomsten. Als directiesecretaresse houd jij je bezig met onderstaande taken:

• Je zorgt voor een volledige secretariële ondersteuning. Je signaleert, plant vooruit, denkt mee en ondersteunt. Ook in praktische dingen zoals het regelen van een kaartje, bos bloemen etc.
• Je beheert de mail. Bespreking en verwerking van de mail in overleg, daarbij vanuit eigen inzicht oplettend zijn op belang en spoed.
• Je stelt de agenda op en bewaakt deze. Je weet goed prioriteiten te stellen door inzicht, inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen en beschikbaarheid van de directeur.
• Je organiseert en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en coördineert zaken zoals de ruimte en andere faciliteiten. Ook zorg je voor een goede afstemming van deelnemers.
• Je bent in staat gegevens om te zetten in overzichten, tabellen, grafieken of een presentatie.

waar ga je werken

Jij gaat aan de slag als directiesecretaresse bij gemeente Helmond! Als directiesecretaresse bied je ondersteuning aan de directie en je bent hierbij het aanspreekpunt voor twee directeuren. Je maakt daarbij onderdeel uit van het bestuurs -en directiesecretaresseteam. Dit is een enthousiast team dat bestaat uit ongeveer 12 medewerkers.

• Gemeente Helmond!

sollicitatie

Is dit dé baan voor jou? Stuur jouw sollicitatie (inclusief cv) door via de button bovenaan deze pagina. Hopelijk tot snel en bij vragen kun je altijd telefonisch of per mail contact met ons opnemen. We staan je graag te woord!