Terug naar zoekresultaten Bestuurssecretaresse

Bestuurssecretaresse

  • LEEUWARDEN
  • 28 uur, 3 dagen per week
  • MBO, HAVO, VWO
  • 14 - 20,5 per uur

Voor de Provincie Friesland zijn we op zoek naar een Coordinator Bestuurlijke Overleggen voor 28 uur per week voor de duur van in eerste instantie een half jaar. Voor de opgave Natuur, Water en Bodem zoeken we een medewerker die verschillende bestuurlijke overleggen wil coördineren. Het is een pakket dat lijkt op dat van een secretaris, maar het omvat ook een paar andere taken. In deze opgave zijn er diverse overleggen waar de provincie aan deelneemt. Uit die overleggen komen de nodige werkzaamheden voort. Jouw verantwoordelijkheden zullen bestaande uit het volgende:

Het eerste (en grootste) onderdeel van deze opdracht is dat jij het Provinciaal Bestuurlijk Overleg Water (PBOW) voorbereid en begeleidt. In het PBOW zitten alle Friese wethouders met het onderwerp water in hun portefeuille, bestuurders van het Wetterskip Fryslân en van Vitens. Er is sprake van jaarlijks 4x een breed PBOW (met alle leden) en 4x een smal PBOW (waaraan een delegatie van de ‘breed’ deelneemt) en soms nog een schriftelijke ronde. Jouw rol is het inbrengen van onderwerpen, verslaglegging van de vergadering en begeleiding van stukken. Je roept ter voorbereiding van de vergaderingen medewerkers van de provincie, het Wetterskip en gemeenten bij elkaar om de agenda te bepalen. Je regelt de inhoudelijke advisering door de provinciale collega’s aan de gedeputeerde. Ter voorbereiding op de vergaderingen moeten de vergaderstukken in iBabs geplaatst worden. Jij zorgt ervoor dat de juiste stukken worden aangeleverd en dat het op de juiste wijze (digitaal) wordt aangeboden.

Ten tweede ben je ondersteuner van de secretaris van de Provinciale Commissie Landelijk Gebied (PCLG). Dit is een adviescommissie van belanghebbenden in het landelijk gebied die 10 keer per jaar bij elkaar komen en advies over allerhande onderwerpen uitbrengt aan Gedeputeerde Staten. Jouw taak houdt in dat je alle voorkomende werkzaamheden rond deze commissie regelt. Het gaat dan om het voorbereiden van vergaderingen, afstemming secretaris over de agendapunten, verslagleggingen van vergaderingen, het formuleren van besluiten en het organiseren van werkbezoeken. Daarnaast zijn er af en toe nieuwe benoemingen en schriftelijke rondes. Je regelt de inhoudelijke advisering door de provinciale collega’s aan de gedeputeerde. Van belang is dat deze vergaderingen op vrijdag vallen, dus je moet op vrijdag hiervoor beschikbaar zijn.

Ten derde verzorg je de interne coördinatie en voorbereiding van de Ambtelijke Adviescommissie en Bestuurlijke Adviescommissie Vitaal Platteland. Dit zijn IPO-vergaderingen, de eerste op managementniveau, de tweede op bestuurlijk niveau. Het gaat dan om het halen van stukken van het IPO-vergadernet, het uitzetten van de agenda en stukken aan collega’s met verzoek om adviezen. Je maakt een totaaladvies en bespreekt dit met de opgavenmanager voor de AAC en met de opgavenmanager en gedeputeerde voor de BAC. Je verzorgt het proces van vaststelling van de BAC-agenda in GS. Ook deze vergaderstukken worden via iBabs aan de gedeputeerde gezonden.

Ten vierde verzorg je de interne coördinatie en voorbereiding van het Regionaal Bestuurlijk Overleg Rijn-Noord Nedereems, waar de uitvoering van de Kaderrichtlijn Water wordt besproken. Dit overleg vindt een aantal keer per jaar plaats. Jij zet de stukken uit naar collega’s voor adviezen richting de opgavenmanager of naar de gedeputeerde.

Voor het maken van verslagen en het opstellen van de agenda’s is het van belang dat je nauwkeurig kunt werken. Je bent in staat om anderen ‘aan te sporen’ of te ‘motiveren’ om de stukken op tijd aan te leveren en tijdige afhandeling van gemaakte afspraken te waarborgen.

Nieuwsgierig naar meer? Solliciteer nu en wij nemen dan graag contact met je op!

Salarisschaal 8 met een maximum van 20,50 bruto per uur.

Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.

Geïnteresseerd in deze functie?

Vragen of hulp nodig?

Neem contact op met de intercedent.

Tempo-Team Leeuwarden