Alles over hybride werken!

Thuiswerken is op dit moment nog een direct gevolg van corona. Hoe ga je als werkgever om met privacygevoelige informatie? En hoe houd je contact met je medewerkers wanneer ze thuiswerken? Met deze vragen helpen we je graag! Bekijk hier alle antwoorden op de veelgestelde vragen rondom hybride of thuiswerken. 👇

  • Wat is hybride werken?

    Heel simpel! Hybride werken betekent dat een werknemer gedeeltelijk op de werklocatie en gedeeltelijk thuis werkt.

Thuis werk tips:

  • Waar moet ik mijn medewerkers op wijzen als het gaat over security/gebruik van ons netwerk als ze thuiswerken?

    Leg de instructies voor je medewerkers en flexwerkers goed vast zodat ze het altijd kunnen nalezen.

    In de instructies kan je de volgende punten opnemen: 

    • Wees voorzichtig met het downloaden van updates, nieuwe applicatie etc. Overleg bij twijfel met je leidinggevende en/of met de helpdesk van de opdrachtgever.

    • Gebruik de apparatuur die je van ons krijgt alléén voor je werk tenzij er aan is gegeven dat privégebruik ook is toegestaan.

    • Gebruik alleen de door ons beschikbaar gestelde laptop en door ons toegestane software en online diensten.

    • Gebruik, indien beschikbaar, altijd een extra beveiligingscode via SMS of een speciale app (Authenticator app).

    • Wees altijd voorzichtig met wacht- en inlogcodes en schrijf deze nooit ergens op!

    • Maak gebruik van een met een wachtwoord beveiligd WIFI netwerk.

    We raden je ook aan om zelf voor de laptops (of desktops) zorg te dragen en de medewerkers niet op eigen apparatuur te laten werken.

  • Waar moet ik op letten als mijn medewerkers thuis toegang hebben tot privacygevoelige informatie?

    Leg de instructies voor je medewerkers en flexwerkers goed vast zodat ze het altijd kunnen nalezen.

    De belangrijkste instructies voor veilig omgaan met privacygevoelige informatie zijn:

    • Informeer bij je leidinggevende wat de regels zijn voor het werken met privacygevoelige informatie en houd je hier ook aan.

    • Werk in een beveiligde omgeving. Zorg dus voor goede beveiliging van je eigen netwerk en/of wifi.

    • Bescherm privacygevoelige informatie. Zorg dat deze niet zichtbaar zijn voor anderen, bijvoorbeeld huisgenoten. Loop je even weg van je werkplek? Lock dan je scherm.

    • Download altijd de software-updates die je van ons krijgt. 

    • Wees ook voorzichtig met het delen van privacygevoelige informatie tijdens videochat gesprekken. Neem gesprekken niet op als er privacygevoelige informatie besproken wordt.

    • Verstuur (bestanden met) privacygevoelige informatie niet via e-mail, Whatsapp, Chat, etc naar anderen. Gebruik hiervoor een beveiligde manier. Overleg met je leidinggevende hoe je hiermee om gaat.

  • Welke tips kan ik mijn medewerkers geven om gezond en veilig te werken?

    De gezondheid van je werknemers is ook thuis, erg belangrijk natuurlijk! Geef je medewerkers en flexwerkers daarom instructies hoe ze hun werkplek het beste kunnen inrichten. Leuk, maar hoe richt je jouw werkplek dan het beste in? We helpen we je graag op weg met de onderstaande tips!

    • Stel je werkplek goed in

    • Zorg voor afwisseling in werk en houding

    • Neem je pauzes

    • Doe rug en nek-of schouder en arm oefeningen achter je bureau

    • Neem (beginnende) klachten serieus

    • Sport regelmatig

    • Zorg voor ontspanning op zijn tijd

    Lees ook:

Afspraken met je medewerkers:

  • Hoe houd ik contact met mijn medewerkers als ze thuis werken?

    Thuiswerken,  voordelen voor de medewerkers mee, zoals bijvoorbeeld het wegvallen van reistijd en een betere werk-privébalans. Een nadeel is echter dat er minder contact is met de leidinggevende maar ook tussen de collega’s onderling. Organiseer daarom (online) overlegmomenten met het team én 1-op-1 en zorg dat de medewerkers je weten te vinden als ze je nodig hebben. Tijdens teamoverleggen kun je ook tijd vrij maken, voor het toezingen van collega’s op verjaardagen, quizzen of digitale borrels!

  • Hoe hou ik leiding en toezicht op het werk dat de medewerkers thuis doen?
    • Spreek af welke werkzaamheden (soort, hoeveelheid en tijd of tijdstip) de medewerkers op kantoor en welke werkzaamheden thuis te doen zijn. 

    • Organiseer regelmatig een teamoverleg, maar ook 1-op-1 overleg en zorg dat iemand weet bij wie hij of zij terecht kan voor welke vragen. 

    • Maak afspraken over werk- en rusttijden. Dat geldt ook voor het opnemen van vrije dagen.

    • Spreek verwachtingen uit om later onduidelijkheid te voorkomen, bijv. in welke gevallen ze contact moeten opnemen als er bepaalde situaties spelen zodat ze je direct op de hoogte houden van belangrijke zaken.

  • Kan ik een werknemer verplichten op kantoor te werken?

    Het behoort tot het instructierecht van de werkgever om te bepalen waar de werkzaamheden verricht worden. Je mag medewerkers dus verplichten om op kantoor te werken, zeker als het gaat om werk dat niet thuis kan worden gedaan. Voor het welzijn van je werknemers kan de mogelijkheid van thuiswerken echter ook een bijdrage leveren aan hun werkplezier. Er is overigens begin 2021 het wetsvoorstel ‘Wet werken waar je wilt’ ingediend op grond waarvan medewerkers, onder voorwaarden, wel een recht op thuiswerken krijgen. Het wetsvoorstel is nog in behandeling. Het is aan te raden om met medewerkers in gesprek te blijven om te checken waar de behoefte ligt.

  • Heeft een werknemer het recht om thuis te werken als het werk dat toelaat?

    Op dit moment bestaat er nog geen wettelijk recht op thuiswerken. Begin 2021 is er echter wel een wetsvoorstel ingediend: de ‘Wet werken waar je wilt’ op grond waarvan medewerkers, onder voorwaarden, wel een recht op thuiswerken krijgen. Het wetsvoorstel is nog in behandeling.

  • Kan ik een employee verplichten om altijd bereikbaar te zijn wanneer er vanuit huis wordt gewerkt?

    Gedurende de afgesproken werktijden kan dat zeker! Het is belangrijk om hierover met elkaar het gesprek aan te gaan om vervelende situaties achteraf te voorkomen.

Reiskosten en thuiswerkvergoedingen:

  • Hebben thuiswerkende medewerkers recht een thuiswerkvergoeding?

    Er is geen wettelijke verplichting om medewerkers een thuiswerkvergoeding uit te betalen. Toch is het vanuit goed werkgeverschap wel aan te raden omdat medewerkers nou eenmaal meer kosten maken. We zien steeds meer cao’s en arbeidsvoorwaardenregelingen waarin een thuiswerkvergoeding en/of internetvergoeding is afgesproken. Als je vaste medewerkers recht hebben op een thuiswerkvergoeding (netto/bruto), hebben de flexwerkers binnen jouw organisatie daar met ingang van 1 januari 2022 ook recht op.

  • Hebben werknemers op de dagen dat ze thuiswerken recht op uitbetaling van een (vaste) netto reiskostenvergoeding?

    Als een medewerker thuis werkt én dus geen reiskosten maakt, hoeven deze kosten ook niet vergoed te worden. Het zou echter kunnen dat je op grond van je cao of arbeidsvoorwaardenregeling nog wel (tijdelijk) verplicht bent om de vaste reiskostenvergoeding uit te betalen.

Overig:

  • Wie is verantwoordelijk voor het inrichten van de thuiswerkplek?

    Als je medewerkers de mogelijkheid wilt bieden (of verplichten) om thuis te werken, dan ben je op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk voor het inrichten van een veilige thuiswerkplek. Dit geldt ook voor je flexwerkers die thuiswerken. 

    Er zijn werkgevers die bureau’s en stoelen (tijdelijk) beschikbaar stellen, maar er zijn bijvoorbeeld ook werkgevers die werknemers een budget beschikbaar stellen om zelf een werkplek samen te stellen (vaak middels een webshop van een kantoorinrichter)

  • Kan ik medewerkers toestaan dat zij vanuit het buitenland thuiswerken?

    In het buitenland werken kan fiscale en sociaalverzekeringsrechtelijke consequenties met zich meebrengen, met name als het werken vaker dan enkele weken per jaar is en/of als er buiten Europa vanuit huis wordt gewerkt. We raden we je aan om altijd eerst advies in te winnen bij een fiscaal specialist. 
    Tempo-Team kan het helaas niet toestaan dat een flexwerker in het buitenland thuiswerkt. Er gelden in het buitenland vaak restricties met betrekking tot het ter beschikking stellen van arbeid (bijvoorbeeld een vergunningplicht voor uitzendbureaus).