Administratieve ondersteunier Water, Klimaat en Natuur

• 's-Gravenhage
• € 17,37 - 24,33 per uur
• 36 uur, 3 - 5 dagen per week
• MBO

Ben jij een nauwkeurige en gestructureerde administratieve professional met kennis van inkoopprocessen binnen de overheid? De provincie Zuid-Holland zoekt een Administratieve Ondersteuner Inkoopopdrachten bij Water, Klimaat en Natuur. Je zorgt voor een vlekkeloze verwerking en archivering van inkoopaanvragen en draagt bij aan de naleving van wet- en regelgeving. Spreekt een rol je aan waarin je proactief communiceert, complexe systemen snel eigen maakt en bijdraagt aan belangrijke maatschappelijke thema's? Dan is dit jouw functie!

wie ben jij

We zoeken een enthousiaste en collegiale Administratieve Ondersteuner Inkoopopdrachten met MBO werk- en denkniveau. Je hebt ruime ervaring en kennis van inkoopprocessen bij de overheid en de aanbestedingswet- en regelgeving. Je bent intelligent en in staat om snel complexe systemen eigen te maken. We verwachten een zelfstandige en proactieve houding, waarbij je nauwkeurig te werk gaat en zorgt voor een consistente en correcte documentatie.

• Je hebt ervaring en kennis van inkopen bij de overheid en de aanbestedingswet- en regelgeving.
• Je bent intelligent en leert snel complexe systemen aan.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je bent proactief in je communicatie en aanpak.
• Je bent gericht op kwaliteitsborging en naleving van wet- en regelgeving.

wat ga je doen

Als Administratieve Ondersteuner Inkoopopdrachten ben je de spil in de efficiënte afhandeling van inkoopaanvragen binnen de sector Water, Klimaat en Natuur. Je zorgt ervoor dat alle processen nauwkeurig worden gevolgd, van de initiële aanvraag tot de uiteindelijke archivering, en draagt bij aan een gestroomlijnd inkoopproces.

• Verwerken van inkoopaanvragen: Je ontvangt, beoordeelt de volledigheid en juistheid van inkoopaanvragen en bestellingen via e-mail. Je zorgt voor de benodigde interne financiële goedkeuringen en handelt proactief met aanvragers bij onvolledigheden.
• Administratieve voorbereiding: Je legt nieuwe bestellingen vast in ons centrale registratiesysteem (IDMS) en kent unieke nummers toe. Je zorgt voor correcte archivering van alle documenten in het juiste digitale dossier.
• Financiële afstemming: Je vraagt goedkeuring voor de juiste boekingssleutels en controleert financiële details, inclusief BTW-percentages en stelposten.
• Dossierbeheer: Je maakt en beheert digitale dossiers (e-dossiers) in IDMS, waarin alle relevante documentatie van een bestelling systematisch wordt opgeslagen (offertes, aanvraagformulieren, interne goedkeuringen en correspondentie).
• Invoeren van bestellingen in PINK: Je bent verantwoordelijk voor het nauwkeurig invoeren van bestellingen in ons inkoopsysteem (PINK). Dit omvat leveranciersgegevens, artikelinformatie, kostenplaatsen en overige relevante inkoopgegevens. Je beheert h
• Communicatie en opvolging: Je communiceert proactief met interne aanvragers over de status van hun opdracht en verstrekt de benodigde dossierinformatie.
• Kwaliteitsborging: Je draagt zorg voor consistente en nauwkeurige documentatie, ziet erop toe dat alle benodigde akkoorden en bijlagen aanwezig en correct benoemd zijn, en zorgt voor naleving van geldende wet- en regelgeving (zoals de Aanbestedingswe

waar ga je werken

Je werkt bij de provincie Zuid-Holland, binnen de afdeling die zich richt op de belangrijke thema's Water, Klimaat en Natuur. Hier speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de inkoopprocessen, wat essentieel is voor het realiseren van projecten binnen deze maatschappelijke opgaven. Jouw werkplek bevindt zich op het Provinciehuis Zuid-Holland, met vaste aanwezigheid op maandag en dinsdag.

sollicitatie

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!