Officemanager beleidsafdeling sport en gezondheid

• 's-Gravenhage
• € 17,66 - 25,06 per uur
• 24 - 32 uur, 3 - 4 dagen per week
• HBO
• Gemeente Den Haag

Wij zijn op zoek naar een proactieve en georganiseerde ‘officemanager’ om ons team te versterken. In deze veelzijdige rol ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse (kantoor)activiteiten en bied je essentiële ondersteuning aan ons team. Lees snel verder wat de vacature inhoud.

wie ben jij

Als spil van onze afdeling speel je een cruciale rol in het creëren van een efficiënte en prettige werkomgeving.
Verder help je het team op het gebied van subsidies, financiën, ondersteuning in evenementen. Ook secretariële ondersteuning als afspraken inplannen, notulen maken en agendavoorbereiding behoort tot je takenpakket. Hierin werk je zelfstandig. Verder:

• Minimaal een diploma in bedrijfskunde, administratie of een gerelateerd veld
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur als officemanager of administratief medewerker
• Uitstekende organisatorische en multitasking vaardigheden
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling
• Probleemoplossend vermogen en proactieve houding
• Vertrouwd met kantoorsoftware zoals Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint) en eventuele projectmanagementtools
• Klantgerichte instelling en het vermogen om effectief samen te werken met diverse teamleden
• Discreet en betrouwbaar met gevoel voor vertrouwelijkheid en integriteit.

wat ga je doen

Samenvattend zijn dit jouw taken:

• Coördineren van vergaderingen, inclusief het boeken van vergaderruimtes, voorbereiden van benodigde materialen en notulen maken.
• Ondersteunen van het managementteam en andere medewerkers met administratieve taken.
• Beheren van de correspondentie, inclusief e-mail en telefoonverkeer. Beheren e-mailbox van Sportsupport: emails zelf beantwoorden en/of doorzetten naar verantwoordelijke collega’s.
• (Mede) Organiseren van interne en externe evenementen en bijeenkomsten.
• Bijhouden en beheren van budgetten (o.a. inkooporders aanmaken).
• Zorgen voor een nette en georganiseerde werkomgeving o.a. bestanden logisch georganiseerd op Sharepoint en facilitaire zaken regelen.
• Assisteren bij HR-taken zoals onboarding van nieuwe medewerkers en afhandelen van verlofaanvragen en ziekmeldingen.

waar ga je werken

Welkom bij de gemeente Den Haag, domein sport- en volksgezondheidsbeleid. Bij deze afdeling werken we aan actuele en complexe opgaven rond verschillende thema's zoals onderwijs, jeugd, sport, cultuur, welzijn en zorg. We werken nauw samen met zowel Haagse als landelijke partners en zetten onze kwaliteiten in bij verschillende vraagstukken en
beleidsthema's

In de rol van teamondersteuner ondersteun je het team en de manager bij hun taak om ervoor te zorgen dat iedere Hagenaar een leven lang sportief in beweging is en de positieve effecten van sport en beweging kan ervaren en het bevorderen van gezondheid en het verminderen van gezondheidsachterstanden.

sollicitatie

Ik kan niet wachten tot ik je sollicitatie ontvang. Druk op de sollicitatieknop en binnen 2 werkdagen spreek ik jou! Eerst nog wat vragen? Onze gegevens staan hieronder!