Secretaresse

• Maastricht
• € 2.558 - 3.456 per maand
• 32 - 36 uur, 4 - 5 dagen per week
• MBO
• Provincie Limburg

Heb jij ruime ervaring als secretaresse (bij een overheidsorganisatie) en kun jij het cluster van de Provincie Limburg gemakkelijk ontzorgen met agendabeheer, plannen en organiseren? Lees dan snel verder!

wie ben jij

• Een relevante afgeronde MBO-opleiding niveau 4;
• aantoonbare vergelijkbare werkervaring;
• recente professionele ervaring met MS Office;
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal;
• je bezit over organisatorisch vermogen, klantgerichtheid, snel kunnen schakelen, omgevingsbewustzijn, proactief handelen en flexibiliteit.

wat ga je doen

Als secretaresse ben je werkzaam voor meerdere clustermanagers en haal jij energie uit agendabeheer. Ook zorg jij er samen met je collega’s voor dat de agenda’s van de overleggen met bestuurders wekelijks goed georganiseerd en gedocumenteerd zijn. Met jouw proactieve houding, flexibiliteit en teamspirit ben jij een onmisbare schakel voor cluster- en programmamanagers. Zo maak jij de provincie mooier, innovatiever en duurzamer. Je werkzaamheden bestaan o.a uit:

• Je beheert zonder moeite de agenda’s van de managers;
• je ontzorgt de (cluster)managers met alles wat erbij komt kijken: van telefoonbeheer en het noteren van actiepunten tot het versturen van emails, boeken van vergaderruimtes en het ontvangen van bezoekers.
• je houdt ook de personeelsadministratie op orde: van ziek- en herstelmeldingen tot het bijhouden van jaargesprekken en het regelen van recepties bij jubilea;
• daarnaast zorg je dat de post netjes verwerkt wordt en bestel je wat nodig is om de werkplekken draaiende te houden.
• wekelijks bereid je samen met andere clustersecretaresses de agenda’s van bestuurlijke overleggen voor en zorg je dat alle stukken op de juiste plek staan. Samen zorgen jullie dat dit proces op rolletjes loopt.

waar ga je werken

In deze functie ben je onderdeel van het cluster Secretariële en Administratieve Ondersteuning. Het cluster Secretariële en Administratieve Ondersteuning bestaat uit 55 collega’s en zorgt onder andere voor de ondersteuning van het college van Gedeputeerde Staten, de directie en de cluster- en programmamanagers. Hierin is S&A de professionele dienstverlener die de Provincie Limburg optimaal faciliteert.

sollicitatie

Is dit dé baan voor jou? Stuur jouw sollicitatie (inclusief cv) door via deze pagina. Hopelijk tot snel en bij vragen kun je altijd per telefoon of per mail contact met ons opnemen. We staan je graag te woord!