Managementondersteuner

• 's-Gravenhage
• € 2.943 - 3.660 per maand
• 36 uur, 5 dagen per week
• MBO
• Ministerie van Buitenlandse Zaken

Ben jij een organisatorisch talent, een echte aanpakker en vind je het leuk om als spin in het web een dynamische directie te ondersteunen? Bij het secretariaat van de directie Duurzame Economische Ontwikkeling (DDE) zoeken we een enthousiaste en ervaren Managementondersteuner.

wie ben jij

Wij zoeken een initiatiefrijke, accurate en communicatief sterke collega met een klantgerichte en flexibele instelling. Je beschikt over een goed probleemoplossend vermogen en kunt uitstekend prioriteiten stellen. Verder:

• Ben je een ervaren managementondersteuner met relevante ervaring op het gebied van managementondersteuning, bedrijfsvoering, administratie/registratie en projectmanagement;
• Kun je goed uit de voeten met verschillende kantoorsystemen en processen (zoals 24/7 Plaza, TEM en Sophia);
• Beschik je over goede spreekvaardigheid in het Engels op B1-niveau (of de bereidheid/mogelijkheid om te ontwikkelen naar B1-niveau).

wat ga je doen

In deze rol ondersteun je MT-leden, beleidsclusters en teams in hun dagelijkse werkzaamheden. Samen met je collega-ondersteuners zorg je voor een heldere planning, een vlekkeloze secretariële en logistieke organisatie en een goed geregelde achtervang.

Als managementondersteuner ben je een onmisbare schakel in de bedrijfsvoering van onze directie. Je werkzaamheden zijn veelzijdig en omvatten onder andere:

• Secretariële en administratieve ondersteuning: Je beheert de centrale/functionele postbussen, selecteert en beantwoordt inkomende e-mails en verzorgt de uitgaande post. Je bewaakt hierbij de afdoening, prioriteit, voortgang en procedurele correctheid
• Voortgangs- en deadlinebewaking: Je volgt de voortgang van de afhandeling van stukken op. Dreigt een termijn te overschrijden? Dan informeer je de betrokken collega tijdig. Zo help je medewerkers bij het behalen van hun deadlines.
• Ondersteuning van beleidsclusters: Je fungeert als spil in het web voor de beleidsclusters. Je coördineert praktische en administratieve zaken zoals verlofregistraties en dienstreizen.
• Logistiek & Ontvangst: Je zorgt voor de logistieke voorbereiding van bijeenkomsten en ontvangsten en begeleidt bezoekers gastvrij op locatie.
• Proactief meedenken: Je denkt actief mee met het managementteam (MT) en attendeert medewerkers op lopende zaken, waarmee je rechtstreeks bijdraagt aan een soepel draaiende directie.

waar ga je werken

Bij Directie Duurzame Economische Ontwikkeling (DDE) investeren we in duurzame economische ontwikkeling en het verbinden van hulp, handel en investeringen. Daarmee werken we aan het verminderen van armoede en maatschappelijke ongelijkheid in ontwikkelingslanden. Dit draagt direct én indirect bij aan Nederlandse belangen, zoals het vergroten van het Nederlands verdienvermogen, leveringszekerheid, stabiliteit en veiligheid.

Er wordt intensief samengewerkt in thematische clusters en projectteams, zowel binnen de directie als met ambassades en het Directoraat-Generaal Buitenlandse Economische Betrekkingen. De lijnen tussen medewerkers en MT-leden zijn kort. Als managementondersteuner heb jij hier een belangrijke rol in!

sollicitatie

Ben jij de ervaren managementondersteuner die we zoeken? Druk dan snel op de solliciteren knop! Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op om je meer te vertellen over deze functie bij de Directie Duurzame Economische Ontwikkeling!

Let op: voor deze vacature is het verplicht een motivatiebrief aan te leveren!