Administratief projectondersteuner

• 's-Gravenhage
• € 3.097 - 3.984 per maand
• 32 - 36 uur, 4 - 5 dagen per week
• MBO
• Dienst Justitiële Inrichtingen

Voor het project Werkpakketten Functiehuis DJI zoeken wij een administratieve projectondersteuner die verantwoordelijk is voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van de werkgroepen die de circa 400 werkpakketten van het Functiehuis DJI ontwikkelen.
Binnen het project worden diverse werkgroepen ingericht. Iedere werkgroep bestaat uit één of twee leden van de projectgroep Werkpakketten Functiehuis DJI en een aantal leidinggevenden die inhoudelijk betrokken zijn bij het betreffende werkpakket. Per werkpakket vinden minimaal twee fysieke bijeenkomsten plaats waarin de inhoud gezamenlijk wordt besproken en uitgewerkt.
De administratieve projectondersteuner speelt een centrale rol in de voorbereiding, planning en coördinatie van deze werkgroepen. De focus ligt op het organiseren van bijeenkomsten, het bewaken van de voortgang en het verzorgen van een correcte projectadministratie.

wie ben jij

Je bent servicegericht, communiceert makkelijk met diverse stakeholders op verschillende niveaus en weet zelfstandig prioriteiten te stellen. Verder beschik je over:

• Aantoonbare ervaring met het plannen en organiseren van vergaderingen en (grootschalige) bijeenkomsten.
• Ervaring met administratieve en organisatorische projectondersteuning.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere planningen parallel te bewaken.
• Sterke communicatieve vaardigheden en een proactieve, zelfstandige werkhouding.
• Ruime ervaring met Microsoft Office (met name Word en Excel).

wat ga je doen

In deze functie ben je de spil in de organisatie van de verschillende werkgroepen. Je takenpakket bestaat onder andere uit:

• Plannen en organiseren: Het plannen, voorbereiden en organiseren van de werkgroepbijeenkomsten en het reserveren van geschikte vergaderlocaties en zalen conform de projectplanning en vastgestelde blauwdruk.
• Stakeholderbeheer & Communicatie: Het inventariseren en benaderen van werkgroepleden, het versturen van uitnodigingen en het afstemmen van de planning met projectgroepleden.
• Aanwezigheid & Voortgang: Het bewaken van de aanwezigheid van deelnemers en het regelen van vervanging wanneer dat nodig is.
• Documentatie & Administratie: Het verzamelen en tijdig verspreiden van vergaderstukken, het registreren van werkgroepen in Fortis en het actueel houden van projectdocumentatie in de projectmappen.
• Verslaglegging: Het notuleren van projectoverleggen en het opstellen én bewaken van actie- en besluitenlijsten.

waar ga je werken

Je gaat aan de slag bij de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), een cruciale organisatie binnen het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Je versterkt het landelijke projectteam Werkpakketten Functiehuis DJI, waar je nauw samenwerkt met projectleden, leidinggevenden en HR-specialisten uit het hele land. Samen bouwen jullie aan een heldere, toekomstbestendige organisatiestructuur binnen een maatschappelijk relevante omgeving.

sollicitatie

Ben jij enthousiast over deze functie als projectmedewerker en kan je niet wachten om aan de slag te gaan? Reageer dan snel op deze vacature met jouw motivatie en CV!