Bestuurssecretaresse

• Rotterdam
• € 3.610 - 4.909 per maand
• 32 uur, 4 dagen per week
• HBO

Je focus als bestuurs-secretaresse ligt bij samen ontzorgen en adviseren van het CvB, zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de hogeschool. In deze veelzijdige en uitdagende functie ben jij de spin in het web.
Lees je dit en word je er enthousiast van, lees dan snel verder....

wie ben jij

Jij bent proactief ingesteld en denkt in jouw werk een aantal stappen vooruit.
Servicegericht werken past bij jou en je haalt er voldoening uit om degene waarvoor je werkt optimaal te ontzorgen. In je werk heb je oog voor detail, je legt snel verbanden en je hebt een praktisch ingestelde werkhouding waarbij je hoofd- en bijzaken goed van elkaar weet te onderscheiden.
Daar waar je naaste collega's hulp nodig hebben, spring jij bij. Je bent gewend en krijgt er energie van om in een dynamische en uitdagende omgeving te werken en deinst niet terug voor wat reuring en tempo.

• Ruime ervaring als bestuurs-secretaresse, directiesecretaresse en/of executive assistent in een grote organisatie waarbij de directeur of bestuurder eindverantwoordelijkheid droeg.
• Theoretische en praktische kennis van administratieve processen.
• Uitstekende beheersing van de verschillende programma’s van Office 365 en MS Teams en hebt ervaring met systemen zoals Ibabs en Unit4. Ook ben je handig in het je eigen maken van systemen die je nog niet kent.
• HBO werk- en denkniveau en dit is aantoonbaar in een relevante opleiding en relevante werkervaring.
• Sterke communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk. Je pakt gemakkelijk de telefoon om zaken te regelen, maar je kunt je ook goed schriftelijk uitdrukken. Hierbij communiceer je net zo gemakkelijk met directeuren, stagiaires, je teamleden,

wat ga je doen

Als team ondersteunen jullie het College van Bestuur (CvB) dat bij Hogeschool Rotterdam uit drie leden bestaat: een voorzitter en twee leden.
Je focus als bestuurs-secretaresse ligt bij de ondersteuning van één van de leden, maar je werkt ook voor het college als geheel en voor de bestuurssecretarissen met wie je, samen met twee andere bestuurs-secretaresses één team vormt. Samen ontzorgen en adviseren jullie het CvB, zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de hogeschool.

• Agenda- en mailboxbeheer van het bestuurslid/de bestuursleden.
• Zorgt voor de uitvoering van de administratieve en secretariële ondersteuning voor het CvB en de bestuurssecretarissen.
• Draagt zorg voor correspondentie, beantwoordt e-mail, en doet tekstvoorstellen voor berichtgeving en brieven of redigeert deze.
• Opstellen van jaarplanningen voor diverse vergaderingen en bijeenkomsten.
• Voorbereiden, notuleren en afronden van overleggen.
• Meedenken over project- en procesondersteuning waarbij je de administratieve en secretariële werkzaamheden voor het CvB evalueert om vervolgens verbetervoorstellen te doen.

waar ga je werken

Jouw Vertrouwde Omgeving

Je werkt via Tempo-Team bij de Hogeschool Rotterdam. Je wordt op basis van gemaakte afspraken ingezet op locatie Museumpark van de Hogeschool in Rotterdam. Je leert de Hogeschool van binnen en buiten kennen, terwijl je werkt in een inspirerende omgeving vol studenten en onderwijsprofessionals.

sollicitatie

Klinkt dit als de ideale baan? Solliciteer direct! Wij zullen contact met je opnemen voor 9 oktober.