Senior managementondersteuner
Ben jij de gestructureerde duizendpoot die graag de regie in handen neemt?
Bij de gemeente Amsterdam zoeken wij een Senior Managementondersteuner voor de directeur Bestuurs- en Managementadvisering (BMA). In deze dynamische rol houd je het overzicht, ben je de rots in de branding voor je directeur en zorg je ervoor dat alles op administratief en organisatorisch gebied soepel verloopt. Kom jij ons team versterken? 💼✨
- Een goed salaris!
- Een opdracht van een half jaar
- Werken in Amsterdam
- 36 uur per week
Dit breng jij mee 🧳
- 🎓 Minimaal 4 jaar ervaring als managementondersteuner in een organisatie met formele bestuurlijke lagen, zoals een overheidsinstantie, zorginstelling of non-profitorganisatie.
- 💻 Uitgebreide ervaring met Microsoft 365 en je bent vaardig in het werken met nieuwe digitale systemen.
- 🗂️ Aantoonbare ervaring in het ondersteunen van een directeur die betrokken is bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
- 🌍 Je hebt ervaring met het beheren van de complexe agenda en mailbox van een directeur die zowel verantwoordelijk is voor BMA als lid van het Gemeentelijk Managementteam (GMT).
- 🔄 Je hebt een proactieve houding en je kunt de directeur helpen om haar tijd efficiënt in te delen en te zorgen voor goed georganiseerde werkprocessen.
- 💡 Je werkt graag in een fijne, open omgeving met inhoudelijk gemotiveerde collega’s en draagt bij aan het versterken van samenwerking.
Als Senior Managementondersteuner speel jij een cruciale rol in het efficiënt laten draaien van de dagelijkse werkzaamheden van de directeur BMA. Je hebt proactief overzicht over de agenda, maakt belangrijke prioriteiten inzichtelijk en ondersteunt waar nodig bij besluitvormingsprocessen.
Wat je doet op een dag:
- 🗓️ Beheren van de complexe agenda van de directeur en het beantwoorden van e-mailcorrespondentie.
- 📑 Zorgen voor de tijdige aanlevering van digitale stukken voor vergaderingen en overleggen.
- 💻 Samenstellen van digitale vergadermappen en het regelen van de follow-up van overleggen.
- ⏳ Het bewaken van de voortgang van toezeggingen en afspraken van de directeur, en waar nodig het rappelleren van gestelde termijnen.
- 🔍 Signaleren van onregelmatigheden in werkprocessen en het aandragen van verbeteringen.
- 👩💼 Vervangen van collega-ondersteuners bij afwezigheid binnen het team.
Je komt te werken bij de directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA), die een centrale rol speelt in de bestuurlijke en strategische advisering binnen de gemeente Amsterdam. De directie bestaat uit de afdelingen Bestuursadvisering, Staf GMT/GS, en het team bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning. Je komt terecht in een professionele en inhoudelijk gedreven organisatie, waar je nauw samenwerkt met collega’s die zich inzetten voor de ontwikkeling van de stad. 🌍
De functie is gevestigd op Amstel 1, in het hart van Amsterdam. 💙
Enthousiast geworden? 🌟
Ben jij de gedreven en proactieve Senior Managementondersteuner die wij zoeken? Solliciteer dan snel en help ons de stad Amsterdam goed te ondersteunen met jouw organisatietalent! We kijken ernaar uit om van je te horen! 💼