Managementondersteuner

• Rotterdam
• € 3.246 - 4.341 per maand
• 36 uur, 5 dagen per week
• HBO
• Bureau Directeur-Generaal Douane

Ga aan de slag als Managementondersteuner bij de Douane in Rotterdam! Ben je een ware ster in plannen, organiseren en structuur aanbrengen? En hou je met gemak complexe agenda's in de lucht? Dan is de Douane op zoek naar jou. Als ervaren managementondersteuner weet jij precies hoe je prioriteiten stelt in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving. Waar geen dag hetzelfde is. Nieuwsgierig geworden? Lees dan snel verder en solliciteer.

wie ben jij

Je voelt je thuis in een dynamische omgeving en raakt niet snel van de wijs. Je kunt goed samenwerken met andere ondersteuners binnen het Bureau en pakt zaken proactief op. Daarnaast heb je al eerdere ervaring met de ondersteuning van bijvoorbeeld een Directeur of Directeur Generaal, met minimaal HBO werk- en denkniveau. En heb je ervaring met MS Outlook en Notes.

wat ga je doen

Als managementondersteuner bij Bureau DG ben jij de spin in het web voor de secretariële ondersteuning van de Directeur-Generaal. Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Samen met je collega-ondersteuner zorg je dat alles op rolletjes loopt. Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:

• Complex agendabeheer: Je plant afspraken in, schuift waar nodig en bewaakt de prioriteiten.
• Mailbeheer: Je filtert en behandelt inkomende e-mails en zorgt voor de juiste opvolging.
• Vergaderstukken: Je beheert het vergaderstukkensysteem iBabs en zorgt dat de juiste stukken tijdig beschikbaar zijn.
• Facilitair: Je regelt facilitaire zaken zoals catering en het reserveren van zalen.
• Aanspreekpunt: Je fungeert als telefonisch eerste aanspreekpunt.

waar ga je werken

Je gaat aan de slag binnen de Douane bij het Bureau Directeur- Generaal. Het team heeft verschillende rollen op het gebied van inhoudelijke en politiek-bestuurlijke ondersteuning. Zo adviseren ze douanecollega's over het veilig omgaan met openbare informatie. En houden ze zich bezig met de documenten die naar de Eerste en Tweede Kamer gaan. Daarnaast ondersteunen ze de DG en het MT met onderwerpen rond medezeggenschap, de Ondernemingsraad en de vakbonden.

Verder is het team verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning. Denk hierbij aan zorgen voor de agenda en de mailbox, brieven en e-mails archiveren, en vergaderingen voorbereiden en vastleggen.

sollicitatie

Als jij nu solliciteert, nemen wij zo snel mogelijk contact met je op! Wie weet ben jij binnenkort de nieuwe managementondersteuner bij de Douane in Rotterdam. Solliciteer zo snel mogelijk met je CV en Motivatiebrief om in aanmerking te komen.