Managementondersteuner

• 's-Gravenhage
• € 3.016 - 3.880 per maand
• 36 uur, 5 dagen per week
• MBO
• Ministerie van Buitenlandse Zaken

Ben jij een organisatorisch talent en voel je je helemaal thuis in een dynamische, internationale omgeving? De directie Protocol en Gastlandzaken (DPG) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is op zoek naar een Managementondersteuner die met flair en precisie de spil vormt in onze dagelijkse operatie. Ben jij per direct voor 36 uur in de week beschikbaar? Lees dan snel verder en solliciteer!

wie ben jij

Jij bent een proactieve ondersteuner die zich thuis voelt in een dynamische, internationale omgeving waar gastvrijheid en expertise samenkomen. Het volledig ontzorgen van de Directie is iets waar jij energie van krijgt. Hierbij ontglipt je niks door de vingers, want jij weet elke dag de juiste prioriteiten te stellen.

• MBO werk- en denk niveau, bij voorkeur een diploma in een secretariële richting;
• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Goede beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal, in spreken als schrijven.

wat ga je doen

Als managementondersteuner draag je zorg voor efficiënte en klantvriendelijke uitvoering van
secretariële, administratieve en logistieke werkzaamheden binnen de Directie. Werkzaamheden die je in deze rol kunt verwachten zijn onder andere:

• Agendabeheer & Planning: Je beheert de complexe agenda van de directeur, maakt afspraken en bewaakt de voortgang van bestuurlijke stukken.
• Communicatie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor (inter)nationale contacten, waaronder buitenlandse ambassades. Je handelt telefoonverkeer af en verstrekt informatie over procedures.
• Organisatorische ondersteuning: Je ondersteunt bij de organisatie van bijeenkomsten, bezoeken en dienstreizen.
• Informatiebeheer: Je stelt brieven en nota’s op, beheert de postbus en zorgt voor een nauwkeurige (digitale) archivering van werkdossiers.
• Procesverbetering: Je denkt actief mee over het verbeteren van werkprocessen en procedures binnen het secretariaat.

waar ga je werken

Kom werken bij een directie die zorgt dat buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders en diplomaten een duidelijk aanspreekpunt hebben voor al hun vragen. Bij een directie die expertise en gastvrijheid combineert en daardoor zichtbaar bijdraagt aan de internationale reputatie van Nederland. Bij de directie Protocol en Gastlandzaken (DPG) werken ongeveer 60 medewerkers, verdeeld over drie afdelingen: Nederland Gastland (DPG/NG), Bezoeken en Evenementen (DPG/BE) en het Conferentiebureau (DPG/CB). Je komt als managementondersteuner in teamverband met twee andere medewerkers te werken voor de directeur en een van de afdelingen van DPG.

• De werkzaamheden worden uitgevoerd op kantoor in Den Haag, aan de Rijnstraat 8 of Schedeldoekshaven 101

sollicitatie

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature voor de functie managementondersteuner? Solliciteer dan snel met jouw curriculum vitae en motivatiebrief.

Let op: zonder motivatiebrief kunnen wij jouw sollicitatie niet in behandeling nemen.