Managementondersteuner voor de directie van het Projectmanagementbureau

• Amsterdam
• € 3.206 - 4.499 per maand
• 32 - 36 uur, 4 - 5 dagen per week
• MBO
• Gemeente Amsterdam

Ondersteun de projecten die Amsterdam mooier en leefbaarder maken

Wil jij werken in het hart van de organisatie die werkt aan de ontwikkeling van Amsterdam? Als managementondersteuner bij het Projectmanagementbureau (PMB) ondersteun je de directie in een dynamische omgeving waar dagelijks wordt gewerkt aan complexe projecten binnen het fysieke en sociale domein. Je bent onmisbaar in het creëren van overzicht, structuur en rust binnen een veelzijdige en bestuurlijke werkomgeving.

wie ben jij

Je bent een ervaren managementondersteuner die overzicht weet te bewaren in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en voelt goed aan wat prioriteit heeft. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet zelfstandig zaken op te pakken. Tegelijkertijd werk je graag samen met collega’s en draag je actief bij aan een soepel draaiend directiesecretariaat.

Voor deze functie zoeken wij kandidaten met aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol, inclusief complex agendabeheer en vergaderondersteuning.

Je beschikt over:

• Een afgeronde mbo-opleiding niveau 4, bijvoorbeeld Managementassistent, Directiesecretaresse, Office & Management Support Specialist of vergelijkbaar;
• Minimaal een aantal jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie;
• Ervaring met complex agendabeheer;
• Ervaring met vergaderondersteuning, notuleren en het bewaken van actiepunten;
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en MS Teams;
• Een proactieve, stressbestendige en georganiseerde werkhouding.

wat ga je doen

Als managementondersteuner ondersteun je de directie van het PMB bij uiteenlopende organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en dat afspraken, overleggen en acties goed georganiseerd zijn.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van complexe agenda’s en het bewaken van een efficiënte planning;
• Het voorbereiden van vergaderingen en overleggen;
• Het maken van notulen en bewaken van actielijsten;
• Het beheren van mailboxen en opvolgen van binnenkomende acties;
• Het organiseren van bijeenkomsten en evenementen;
• Het maken en bijwerken van presentaties;

waar ga je werken

Je gaat aan de slag bij het Projectmanagementbureau (PMB) van de Gemeente Amsterdam, gevestigd aan de Weesperstraat in Amsterdam. Het PMB verzorgt project-, proces- en programmamanagement voor grote maatschappelijke en ruimtelijke opgaven binnen de stad. Denk aan gebiedsontwikkeling, verkeer en vervoer en maatschappelijk vastgoed.

Het PMB is een open en flexibele organisatie met ongeveer 600 medewerkers verdeeld over verschillende teams en thema’s. Binnen het directiesecretariaat werk je nauw samen met collega’s en ondersteun je directieleden die werken aan projecten die zichtbaar bijdragen aan de toekomst van Amsterdam.

Bij de Gemeente Amsterdam vinden we het belangrijk dat iedereen zich welkom, gezien en gewaardeerd voelt. Diversiteit in achtergronden, perspectieven en ervaringen maakt onze organisatie sterker én onze stad beter.

sollicitatie

Klinkt dit als jouw volgende uitdaging? Solliciteer dan direct!