Directieondersteuner

• Amsterdam
• € 3.524 - 5.033 per maand
• 32 - 36 uur, 4 - 5 dagen per week
• MBO
• Gemeente Amsterdam

Maak jij het verschil op directieniveau?

Ben jij een ervaren managementondersteuner die moeiteloos schakelt tussen bestuurlijke, ambtelijke en organisatorische belangen? Kun jij overzicht houden in een complexe omgeving waar politieke, bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen samenkomen? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Voor de directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) zoeken wij een senior managementondersteuner die de directeur BMA ondersteunt. De directeur is tevens lid van het Gemeentelijk Managementteam (GMT), waardoor je werkt in een omgeving waar bestuurlijke sensitiviteit, discretie en organisatorisch talent essentieel zijn.

wie ben jij

In deze functie ben je veel meer dan een ondersteuner. Je bent een belangrijke sparringpartner, houdt overzicht, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen. Wij zoeken een ervaren professional die zelfstandig opereert, vooruitdenkt en stevig in zijn of haar schoenen staat.

Je beschikt over:

• Minimaal een aantal jaar aantoonbare ervaring als managementondersteuner binnen een organisatie met formele bestuurlijke lagen, zoals een overheidsinstantie, zorginstelling of non-profitorganisatie
• Ruime ervaring met complex agendabeheer, mailboxbeheer en het ondersteunen van een directeur, bestuurder of senior manager
• Gedegen kennis van Microsoft 365 en het vermogen om snel nieuwe digitale systemen eigen te maken
• Een proactieve, stressbestendige en servicegerichte werkhouding, gecombineerd met bestuurlijke sensitiviteit en organisatorisch inzicht.

wat ga je doen

Als senior managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de directeur BMA. Je bewaakt overzicht, prioriteiten en voortgang en zorgt ervoor dat de directeur optimaal kan functioneren.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van een complexe agenda en mailbox, waarbij je actief prioriteert, afstemt en vooruit plant
• Het voorbereiden van vergaderingen en overleggen, inclusief het verzamelen van stukken, samenstellen van digitale vergadermappen en bewaken van opvolging
• Het monitoren van acties, toezeggingen, deadlines en besluitvorming en waar nodig rappelleren richting betrokkenen
• Het coördineren van organisatorische en administratieve processen, waaronder onboarding van nieuwe medewerkers, IT-aanvragen, financiële administratie en facilitaire ondersteuning

waar ga je werken

Je komt te werken binnen de directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) van de Gemeente Amsterdam, gevestigd op het Stadhuis aan de Amstel.

BMA bestaat uit de afdelingen Bestuursadvisering, Staf GMT/GS, Bestuurlijke en Ambtelijke Ondersteuning, Public Affairs, Kabinet Burgemeester en het Stedelijk Strategieteam. De directie adviseert het college, de gemeentesecretaris en stedelijke directies over uiteenlopende bestuurlijke vraagstukken en maatschappelijke opgaven.

Je werkt nauw samen met ondersteuners binnen BMA, de staf van de gemeentesecretaris, GMT-ondersteuners en andere collega’s binnen Bestuur en Organisatie. De werkomgeving is inhoudelijk sterk, professioneel en voortdurend in ontwikkeling.

sollicitatie

Heb jij de gevraagde ervaring en zie jij jezelf als de stabiele organisatorische kracht die de afdeling nodig heeft? Solliciteer dan snel!