Medewerker ondersteuning

• Amsterdam
• € 3.568 - 5.096 per maand
• 32 uur, 4 - 5 dagen per week
• HBO
• Gemeente Amsterdam

Zorg dat alles achter de schermen op rolletjes loopt

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, coördineren en ondersteunen? Voor de directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) zoekt de Gemeente Amsterdam een Medewerker Ondersteuning die zorgt voor continuïteit binnen de afdelingen Public Affairs en Bestuursadvisering. In deze veelzijdige functie ben jij de verbindende schakel achter de schermen en zorg je ervoor dat collega’s zich kunnen richten op hun inhoudelijke werk.

Je komt terecht in een professionele en betrokken werkomgeving waar samenwerking, zelfstandigheid en initiatief centraal staan. Geen dag is hetzelfde en jouw bijdrage heeft direct impact op het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden.

wie ben jij

Je bent een proactieve en nauwkeurige ondersteuner die gemakkelijk overzicht houdt, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, denkt vooruit en weet prioriteiten te stellen. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden verlopen afspraken, bijeenkomsten en administratieve processen efficiënt en zorgvuldig.

Je beschikt over:

• Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van lobbyactiviteiten gericht op EU-instellingen
• Ervaring met het organiseren en inhoudelijk voorbereiden van werkbezoeken, netwerkevenementen en bijeenkomsten met stakeholders, bij voorkeur binnen de G4
• Ervaring met administratieve ondersteuning, agendabeheer en het werken met digitale systemen zoals Microsoft Office en AFIS
• Een zelfstandige, klantgerichte en stressbestendige werkhouding, waarbij je overzicht houdt en initiatief toont

wat ga je doen

Als Medewerker Ondersteuning ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatorische en administratieve ondersteuning van meerdere teams binnen Public Affairs en Bestuursadvisering. Je beheert complexe agenda’s, organiseert bijeenkomsten en evenementen en zorgt ervoor dat administratieve processen zorgvuldig worden uitgevoerd. Daarnaast ondersteun je bij werkzaamheden rondom G4-samenwerkingen en onderhoud je contact met interne en externe stakeholders.

In de eerste maanden neem je de lopende werkzaamheden over, werk je zelfstandig de administratie en planning bij en lever je een actieve bijdrage aan het verbeteren van processen binnen de afdeling.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van agenda’s, plannen van afspraken en organiseren van bijeenkomsten, werkbezoeken en evenementen
• Het beheren van mailboxen, verwerken van facturen en aanmaken van inkooporders in AFIS
• Het ondersteunen van G4-overleggen, stakeholderbijeenkomsten en lobbyactiviteiten, inclusief de organisatorische voorbereiding
• Het beheren van teamcommunicatie, bijhouden van overzichten en signaleren van verbeteringen in werkprocessen

waar ga je werken

Je gaat aan de slag bij de afdeling Public Affairs, onderdeel van de directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) van de Gemeente Amsterdam. BMA ondersteunt en adviseert het college van Burgemeester en Wethouders en het Gemeentelijk Managementteam (GMT) op strategische en organisatiebrede vraagstukken. Binnen de directie werken verschillende specialistische teams nauw met elkaar samen, waaronder Public Affairs, Bestuursadvisering, Kabinet Burgemeester, Stedelijke Strategie en de Staf GMT/GS.

Je werkt vanuit het stadhuis aan de Amstel 1 in Amsterdam, in een professionele omgeving waar samenwerking, kwaliteit en bestuurlijke ondersteuning centraal staan. Binnen het team krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken, mee te denken over verbeteringen en een zichtbare bijdrage te leveren aan de ondersteuning van de gemeentelijke organisatie.

sollicitatie

Klinkt dit als jouw volgende stap, solliciteer dan snel!