Managementondersteuner DEU

• 's-Gravenhage
• € 2.943 - 3.660 per maand
• 36 uur, 5 dagen per week
• MBO

Ben jij een organisatorisch talent dat helemaal opbloeit in een dynamische omgeving waar de politieke actualiteit de dag bepaalt? Bewaar jij altijd de rust en het overzicht, en vind je het heerlijk om een afdeling compleet te ontzorgen? Dan is de functie van Managementondersteuner (DEU-Midden) bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken echt iets voor jou! Binnen het secretariaat van de Directie Europa (DEU) ga je een superveelzijdige rol vervullen waarin jouw regelcapaciteiten écht het verschil maken.

wie ben jij

In deze functie ben jij het centrale aanspreekpunt voor managers en medewerkers. Je beheert agenda's, bewaakt de voortgang van afspraken en zorgt voor een vlekkeloze administratieve ondersteuning. Je filtert urgentie van hoofdzaken, denkt proactief mee en switcht snel van aanpak wanneer de situatie daarom vraagt.

• Je hebt relevante werkervaring en bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding. MS Office (Word, Excel, PowerPoint) beheers je uitstekend.
• Je hebt basiskennis van de inrichting en werkwijze van de centrale overheid.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift. Je basisbeheersing van de Engelse taal is goed.
• Je bent organisatorisch sterk en past je werkwijze en doelen soepel aan op basis van nieuwe informatie of veranderende omstandigheden.

wat ga je doen

Ben jij organisatorisch sterk, werk je graag in een gezellig team en stroop je graag de mouwen op? Als managementondersteuner bij DEU-MIDDEN ben jij hét aanspreekpunt en de onmisbare spil van de afdeling. Je ondersteunt niet alleen het team, maar bent ook de rechterhand van het afdelingshoofd.
Samen met andere enthousiaste managementondersteuners vorm je het DEU-secretariaat. Jullie werken nauw samen, stemmen de grote processen met elkaar af en vangen elkaar soepel op als er iemand vrij of druk is. Teamspirit en een goede werksfeer staan bij jullie voorop!

Wat ga je doen?

• Je pakt alle organisatorische en secretariële klussen op. Denk aan het beheren van de DEU-postbus, het boeken van dienstreizen via Travelpoint, het verwerken van declaraties en e-facturen, en het soepel inplannen van afspraken. Moet er vergaderd word
• Als front-office ben jij de vriendelijke vraagbaak voor collega's. Je ontvangt extern bezoek met een glimlach en wijst hen gastvrij de weg.
• Overzicht bewaren en deadlines bewaken: Jij ziet meteen wat écht urgent is en wat even kan wachten. Je bewaakt zelfstandig de voortgang van openstaande taken en trekt op tijd aan de bel (of herinnert een collega eraan) als een deadline nadert.
• Omdat je veel meekrijgt, is de integriteit en veiligheid van informatie bij jou in vertrouwde handen. Jij weet precies hoe je discreet met gevoelige zaken omgaat.

waar ga je werken

Bij de directie Europa (DEU) zit je bovenop de politieke actualiteit. Met 70 enthousiaste collega's managen we de relaties met 54 landen en regelen we alles van staatsbezoeken tot beleid over veiligheid en migratie. Jij gaat specifiek aan de slag voor het team DEU-Midden, dat zich focust op 18 landen in Centraal- en Zuidoost-Europa.

We zijn een moderne, platte organisatie waar we écht naar elkaar luisteren. Het werk is dynamisch en de werkdruk soms hoog, maar we zorgen goed voor elkaar én maken tijd voor gezelligheid, zoals borrels en lunches.

Daarnaast investeren we volop in jouw ontwikkeling met trainingen en een warm inwerktraject. Omdat diversiteit en inclusie bij ons op één staan, zoeken we een collega met een open blik die hier actief aan bijdraagt.

sollicitatie

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel met een motivatiebrief vóór 10 augustus!