Managementassistent

• Amsterdam
• € 3.568 - 5.096 per maand
• 32 - 36 uur, 4 - 5 dagen per week
• HBO
• Gemeente Amsterdam

Heeft Outlook voor jou absoluut geen geheimen? Krijg jij energie van het oplossen van complexe agendapuzzels en kun je razendsnel schakelen als de dag anders loopt dan gepland? Ben je communicatief ijzersterk, stressbestendig en sta je positief in het leven? Dan is deze uitdaging bij de leukste afdeling van Amsterdam echt iets voor jou! 🙌

wie ben jij

💪 Dit ben jij
Je bent enthousiast, servicegericht en nauwkeurig. Zelfs als het hectisch is, houd jij het hoofd koel. Je denkt in oplossingen, pakt signalen snel op en je bent uiteraard discreet en integer.

Onze harde eisen:

• 🎓 Je hebt minimaal een MBO-opleiding afgerond.
• 💼 Je hebt relevante ervaring in een secretariële functie, waarbij een aantal jaar ervaring met het ondersteunen van managers (bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving) een absolute must is.
• 💻 Systemen zoals Word, Excel, Teams en Outlook kennen voor jou echt geen geheimen.
• 🗣️ Je bent helder en duidelijk in je communicatie en bent een echte teamplayer.
• 🏢 Je kent de gemeentelijke organisatie, werkwijzen en systemen al.
• ✨ Je hebt een goed ontwikkeld omgevingsbewustzijn en pakt nieuwe taken razendsnel op.

wat ga je doen

🏛️ Jouw rol bij VTH Centrum Oost Weesp
Als tijdelijk Managementassistent ondersteun je een aantal managers van de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). Onze afdeling bestaat uit zo'n 250 enthousiaste medewerkers verdeeld over 8 teams. Normaal gesproken runnen twee managementassistenten de boel, maar wegens de tijdelijke afwezigheid van een van hen zoeken we per direct versterking!

📋 Wat ga je doen op een gemiddelde werkdag?
Jouw takenpakket is ontzettend breed en dynamisch. Geen dag is hetzelfde! Je houdt je onder andere bezig met:

• 📧 Agenda- & Mailboxbeheer: Je beheert de agenda's en mailboxen van de managers, stelt de juiste prioriteiten en lost complexe agendaconflicten creatief op.
• 💻 Vergaderingen regelen: Je plant bijeenkomsten en overleggen, reserveert vergaderruimtes en maakt digitale afspraken aan in MS Teams.
• 🛎️ Gastvrijheid & hospitality: Je meldt bezoekers aan en haalt ze op bij de receptie. Op verzoek van de managers bestel je lunches, bloemen of andere attenties.
• 📈 Voortgang bewaken: Je houdt actielijsten bij en bewaakt proactief de voortgang van gemaakte afspraken.

waar ga je werken

Je komt terecht in een heel prettig, informeel managementteam waar eigen initiatief enorm gewaardeerd wordt. Jij bent de onmisbare linking pin naar afdelingen zoals ICT, facilitair en het archief. Je vaste uitvalsbasis is het prachtige stadhuis aan de Amstel 1, met af en toe een uitstapje naar een andere Amsterdamse locatie.

sollicitatie

✉️ Solliciteren?
Ben jij de proactieve organisator die ons managementteam uit de brand helpt en direct impact wil maken in het hart van de Amsterdamse organisatie? Solliciteer snel en versterk tijdelijk ons gezellige team!