Senior Managementassistent

• Utrecht
• € 3.246 - 4.341 per maand
• 24 uur, 3 dagen per week
• MBO

Ben jij een zelfstandige aanpakker die graag alles achter de schermen regelt? In deze afwisselende functie ondersteun je de opleiders psychiatrie en psychologie met secretariële en administratieve taken. Een belangrijke en uitdagende opdracht is de voorbereiding van de opleidingsvisitatie in november. Daarnaast speel je een grote rol bij de online lessen van de afdeling W&O.

Als online moderator ben jij de technische steun en toeverlaat van de docent. Je beheert de chat, beantwoordt praktische vragen en lost problemen van deelnemers op. Ook regel je zaken zoals polls, break-out rooms en de presentielijsten. Dankzij jou verloopt elke les vlekkeloos en kunnen de docent en studenten zich volledig op de inhoud richten.

Je hebt een grote mate van zelfstandigheid, kunt belangen goed inschatten en legt gemakkelijk verbanden. Kortom: jij zorgt voor een probleemloze en fijne leerervaring binnen een dynamische werkomgeving!

wie ben jij

Jij neemt het volgende mee:

• Je hebt minimaal 3-5 jaar werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol op management (directie) niveau (complexe agenda’s, vertrouwelijke informatie).
• Je kan zelfstandig werken zonder voortdurende aansturing en bent een gewaardeerde sparringpartner.
• Je bent collegiaal en flexibel als het gaat om werkzaamheden en werktijden.
•  Je beschikt over goede sociale vaardigheden en kunt zowel in teamverband als zelfstandig goed opereren, anticipeert en neemt zelf beslissingen binnen kaders.
• Je hebt een sterke klantgerichte instelling en kunt je goed aanpassen aan en inleven in je omgeving.
• Je hebt een proactieve en probleemoplossende werkhouding en bent loyaal.
• Je bent sterk in prioriteren, bestuurlijke sensitiviteit, vooruitdenken en omgaan met druk.
• Je ben nauwkeurig en beschikt over aantoonbare organisatorische vaardigheden.

wat ga je doen

Jouw werkzaamheden bestaan uit:

• Het plannen, voorbereiden en notuleren van overleggen, inclusief het boeken van ruimtes, het aanmelden en ontvangen van bezoekers.
• Het voorbereiden van belangrijke opleidingsvergaderingen, bewaken van actiepunten, signaleren van stagnaties, opvolgen van deadlines en ondersteunen bij besluitvorming (werkproces).
•  Het beheren van complexe agenda’s met prioriteiten, vertrouwelijke afspraken en veel belangen.
• Het aanmaken en bijhouden van dossiers (van aios/stagiairs).
•  Het samenstellen en bijhouden van overzichten (instroomschema aios, halfjaarlijkse evaluaties).
• Het (secretarieel) ondersteunen van het visitatieproces van een medisch specialistische vervolgopleiding.
• Je werkt met zeer vertrouwelijke informatie (strategie, personeel, financiën, visitatie)
•  Andere voorkomende administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de afdeling.

waar ga je werken

Het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP) biedt
expertise en kennis op het gebied van de forensische psychiatrie en psychologie en
somatische zorg in justitiële inrichtingen. Het Bureau Wetenschap & Opleidingen
(W&O) van het NIFP verricht wetenschappelijk onderzoek op het gebied van
forensische psychiatrie en psychologie. Ook organiseert het bureau opleidingen en
training voor professionals, zoals de opleiding tot pro Justitia Rapporteur. W&O
coördineert diverse stage- en opleidingsplaatsen zoals de keuzestage forensische
psychiatrie voor artsen in opleiding tot specialist en de GZ en KP-opleiding voor
psychologen. De opleidingen en refereeravonden werden tot de coronacrisis face to
face georganiseerd en worden sindsdien online gegeven.

sollicitatie

Als jij nu solliciteert, nemen wij zo snel mogelijk contact met je op!