Managementondersteuner HDPN

• 's-Gravenhage
• € 3.098 - 3.984 per maand
• 24 - 36 uur, 3 - 5 dagen per week
• MBO
• Hoofddirectie Postennet (HDPN)

Welkom in het gezelligste team van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ)! Heb jij een talent voor plannen en organiseren, ken je de BZ-organisatie van binnen en buiten, en vind je het leuk om in een klein en hecht team te werken met het wereldwijde postennetwerk als jouw dynamische werkterrein? Dan is deze tijdelijke rol als managementondersteuner bij de Hoofddirectie Postennet (HDPN) echt iets voor jou!

wie ben jij

Wij zoeken een flexibele, integere en organisatiesensitieve collega die snel kan schakelen en resultaat- en klantgericht te werk gaat. Je beschikt over de volgende competenties en eigenschappen:

• Plannen, organiseren en voortgangscontrole: Je bent sterk in het structureren van werkstromen, houdt overzicht over deadlines en bewaakt proactief de voortgang van actiepunten.
• Teamplayer met initiatief: Je kunt uitstekend samenwerken binnen een klein team en toont persoonlijk initiatief om processen te verbeteren.
• Kennis van BZ: Je kent de wegen binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken goed, waardoor je snel je weg weet te vinden.
• Taalvaardigheid: Omdat veel van onze communicatie naar de ambassades en consulaten in het Engels verloopt, is het belangrijk dat je de Engelse taal goed beheerst.

wat ga je doen

Als managementondersteuner ben jij de organisatorische spil die zorgt dat ons team efficiënt en soepel kan draaien. Je bent een actieve meedenker die proactief de boel coördineert en het team scherp houdt. In deze veelzijdige functie ondersteun je zowel het management als het gehele team op organisatorisch en administratief vlak. Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:

• Agendabeheer en dossiervorming: Je beheert de agenda's van de directeuren en zorgt dat zij voorafgaand aan bijeenkomsten beschikken over de juiste dossiers;
• Postbusbeheer: Je beheert de centrale HDPN-postbus en zorgt voor een gerichte en snelle doorsturing van berichten;
• Stafoverleggen: Je bereidt de agenda voor en verzorgt de verslaglegging van het wekelijkse HDPN-stafoverleg;
• Verder ben je ook verantwoordelijk voor o.a. de informatievoorziening en de project- en procesondersteuning.

waar ga je werken

De Hoofddirectie Postennet (HDPN) adviseert en ondersteunt de Secretaris-Generaal bij de strategische en tactische aansturing van het wereldwijde netwerk van ambassades en consulaten. Ons team is klein (6 fte) en hecht. Werken bij HDPN biedt je een unieke kans om de gehele BZ-organisatie – zowel in Den Haag als op de posten – en de samenwerking met andere ministeries van nog dichterbij te leren kennen. Samenwerken, klantgerichtheid, verbinding en vooral veel werkplezier staan bij ons centraal.

• Omdat het om een tijdelijke vervanging gaat waarvan de exacte duur nog niet vaststaat (maar in ieder geval enkele maanden zal zijn), zoeken we iemand die direct kan inspringen. Ook als je niet fulltime beschikbaar bent maar wel interesse hebt in deze
• Er wordt gewerkt aan de Schedeldoekshaven 101, ook wel Terminal Zuid in Den Haag.
• Na de inwerkperiode is het ook mogelijk om in overleg vanuit huis te werken.

sollicitatie

Ben jij de ervaren managementondersteuner die we zoeken? Druk dan snel op de solliciteren knop! Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op om je meer te vertellen over deze functie bij Hoofddirectie Postennet!

Let op: voor deze vacature is het verplicht een motivatiebrief aan te leveren!