Assistent directiesecretaresse

• Weert
• € 2.666 - 3.784 per maand
• 24 uur, 3 dagen per week
• MBO
• Gemeente Weert

Ben jij de spil in de bestuurlijke en ambtelijke organisatie? Klinkt plannen van afspraken en agendabeheer als muziek in de oren? Ook mooi meegenomen: Verdien een lekker salaris tot € 3784 per maand. Enthousiast geworden? Dat begrijpen we helemaal! Lees dan snel verder!

wie ben jij

Jij als assistent directiesecretaresse hebt een groot inlevingsvermogen en kan snel schakelen. Daarnaast kun je de hoofd- van bijzaken goed scheiden. Als assistent directiesecretaresse ben jij een kei in plannen en organiseren. Dit vind jij leuk om te doen en gaat jou dan ook goed af. Jij bent de rechterhand voor de directiesecretaris en het bestuurssecretariaat. Je weet precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. Je kan zelfstandig goed te werk gaan en helpt mee aan de optimale dienstverlening.

• Je hebt ervaring als bestuursondersteuning bij een overheidsinstelling;
• Je hebt ervaring met vergaderapplicaties en zaaksystemen;
• Je bent digitaal en communicatief vaardig.

wat ga je doen

Als assistent directiesecretaresse zorg je voor de administratieve voorbereiding en afhandeling van de wekelijkse vergaderingen van het college van burgemeester & wethouders. Je werkt hierbij intensief samen met de directiesecretaris en het bestuurssecretariaat. Je bent een spil in de voorbereiding van de vergaderingen. Je zorgt ervoor dat de juiste documenten op tijd klaar staan. Verder heb je ook een belangrijke rol in de afhandeling van de besluitvorming en de openbaarmaking daarvan. Afhandeling vindt plaats in onze digitale systemen, maar ook fysiek. Je functie bestaat uit de volgende werkzaamheden:

• Voorbereiden vergadering in diverse applicaties;
• Zorgen voor ondertekening, digitalisering en waar nodig anonimisering;
• Vastleggen van besluitvorming in diverse applicaties;
• Terugkoppeling naar stellers van voorstellen;
• Zorgen voor tijdige openbaarmaking van documenten;
• In de gate houden van activiteiten, maken en bijhouden van diverse overzichten, zoals activiteitenoverzicht en overzicht WOO verzoeken;
• Daarnaast signaleer en organiseer je efficiëntere en effectievere (gedigitaliseerde) werkprocessen (mee).

waar ga je werken

Je gaat aan de slag als directiesecretaresse bij de gemeente Weert:

• Gemeente Weert!
• Werkdagen op woensdag t/m vrijdag;
• Je bent voornamelijk fysiek aanwezig.

sollicitatie

Zie jij jezelf al als assistent directiesecretaresse bij gemeente Weert? Reageer dan nu! Heb je nog vragen? Neem contact met ons op via de onderstaande contactgegevens.