Gebruikersvoorwaarden Digitale administratieve afhandeling

1. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing indien en zodra je aan de slag gaat en je kiest voor “Digitale Administratieve afhandeling”. Deze voorwaarden vormen een aanvulling op en maken onderdeel uit van de Gebruikersvoorwaarden Mijn Tempo-Team werknemers.

Voor zover deze voorwaarden in strijd zijn met de Gebruikersvoorwaarden Mijn Tempo-Team voor werknemers geldt het bepaalde in deze voorwaarden. Door akkoord te gaan met deze voorwaarden, ga je akkoord met de Digitale administratieve afhandeling die we je hierbij aanbieden.  In de Digitale administratieve afhandeling wordt het mogelijk gemaakt om

1. Je digitaal te identificeren;
2. Digitaal bepaalde verplichte documenten te ondertekenen. 

2. Toegang tot Digitale administratieve afhandeling

Je kunt alleen door in te loggen op de Mijn omgeving toegang krijgen tot de Digitale administratieve afhandeling. Controleer of jouw (profiel)gegevens in het account juist zijn voordat je verder gaat.  

3. Digitale administratieve afhandeling

De Digitale administratieve afhandeling bestaat uit 2 onderdelen:

1. Digitale identificatie
2. Digitale ondertekening van documenten die verplicht zijn om te ondertekenen voordat je aan de slag gaat, zoals bijvoorbeeld de Voorwaarden voor uitzenden en detacheren (VUD) en de Loonbelastingverklaring (LBV)

Ad 1)

Voor de Digitale administratieve afhandeling heb je een geldig identiteitsbewijs nodig. We zijn als werkgever wettelijk verplicht om jou te identificeren voordat je voor ons aan de slag gaat. Deze identificatieplicht bestaat uit 3 onderdelen: een verificatieplicht, een bewaarplicht en een zorgplicht. We controleren of je een geldig identiteitsbewijs hebt en of je in Nederland mag werken.

Identificatie, biometrie en persoonlijke gegevens

Voor het verifiëren van jouw identiteit vergelijken we de gegevens van jouw selfie en de foto van jouw identiteitsbewijs (geldig paspoort, Nederlandse identiteitskaart, ID-kaart, paspoort uit een EER-land of Nederlands vreemdelingendocument) aan de hand van de biometrische kenmerken. Hierbij wordt een controle gedaan of de foto wel een echte selfie is en bijvoorbeeld geen foto van een foto (dit wordt ook wel een check op live-activity genoemd). Na 3 foutmeldingen wordt het proces afgebroken en zal je helaas naar de vestiging moeten komen voor identificatie. 
De identificatie is wettelijk verplicht maar voor het gebruik van de biometrie om de identificatie digitaal te kunnen laten plaatsvinden, hebben wij jouw uitdrukkelijke toestemming nodig, dit vragen we daarom uit in de app. Wil je dit niet, geen probleem, je kunt altijd een afspraak maken op één van onze vestigingen.

Het vergelijken van de selfie met het identiteitsbewijs gebeurt in een beveiligde omgeving van onze leverancier en wordt ook enkel voor dat doel gebruikt. De selfie wordt hierna direct verwijderd. Aan de hand van het id-bewijs worden jouw voorletters, achternaam, geslacht, geboortedatum, documentnummer, vervaldatum id-bewijs, nationaliteit en BSN nummer geregistreerd. We vragen je deze gegevens te controleren. Als de gegevens niet kloppen dan kun je dit aangeven. Zodra de digitale administratieve afhandeling is afgerond, worden deze gegevens bij onze leverancier verwijderd na 4 weken na het opstarten van de digitale administratieve afhandeling. Het certificaat, de persoonsgegevens en een kopie van het identiteitsbewijs (voor- en achterkant) worden in onze administratie opgeslagen (bewaarplicht). Als de procedure niet voltooid is / tussentijds wordt afgebroken, worden de gegevens verwijderd zodra de job waarvoor je je hebt ingeschreven is begonnen, ook hier in ieder geval na 4 weken na het opstarten van de digitale administratieve afhandeling. Probeer dan ook de procedure in de app zoveel mogelijk in één keer te voltooien. 

Ad 2) Digitale ondertekening

Voordat je aan de slag gaat, moeten de Voorwaarden voor uitzenden en detacheren (VUD) en de Loonbelastingverklaring (LBV) door jou zijn ondertekend. We bieden je de mogelijkheid om dit digitaal te doen. Om zeker te weten dat er sprake is van een betrouwbare handtekening en de documenten ook echt door de juiste persoon worden ondertekend, maken we gebruik van iDIN. We vragen in de app naar jouw bank zodat we je aan kunnen geven of je gebruik kunt maken van iDIN en dus van de mogelijkheid om digitaal te ondertekenen. Kan dat niet, geen probleem, je kunt altijd een afspraak hiervoor maken op de vestiging. 
Indien je een Nederlands bankrekeningnummer hebt bij één van de banken die aangesloten is bij iDIN dan kun je via iDIN de documenten ondertekenen en geef je de bank opdracht de gegevens die nodig zijn om jou te identificeren, dus om vast te stellen dat de juiste persoon de documenten ondertekent, met ons te delen. Het gaat om de volgende gegevens: jouw initialen, achternaam, adres, woonplaats ,geboortedatum en - optioneel - telefoonnummer en e-mailadres. Deze vorm van ondertekening voldoet aan de eIDAS regelgeving en de veiligheidsstandaarden zijn hetzelfde als voor internetbankieren. 
De getekende documenten worden voorzien van een certificaat en slaan we op in onze administratie. Zodra de digitale onboarding succesvol is verlopen, geven wij een seintje aan de leverancier en worden de gegevens uiterlijk binnen 24 uur verwijderd bij de leverancier. Als de procedure niet voltooid is, worden de gegevens verwijderd zodra de job waarvoor je je hebt ingeschreven of voor in aanmerking kwam, is begonnen, in ieder geval na 4 weken. Probeer dan ook de procedure in de app zoveel mogelijk in één keer te voltooien. 
Indien de job tussentijds komt te vervallen, dan stoppen we de administratieve afhandeling en worden de reeds opgeslagen gegevens verwijderd.

Als je geen gebruik wil maken van of niet verder wil gaan met de digitale administratieve afhandeling, geen probleem, je kan altijd een afspraak maken op de vestiging.

4. Licentie

Om de software van Signicat en Onfido (Software) te kunnen gebruiken, krijg je een beperkte, niet-exclusieve, wereldwijde, niet-overdraagbare licentie. Dit is zowel voor het gebruik van de Software als de bijbehorende specificaties en gebruikersdocumentatie (samen “Softwaredocumentatie") van onze leverancier. Dit gebruik geschiedt onder de hieronder beschreven voorwaarden.
Deze licentie verleent jou geen eigendomsrechten op de Software of Softwaredocumentatie.  De Software, Softwaredocumentatie, en alle wijzigingen, uitbreidingen, verbeteringen, aanpassingen, vertalingen en afgeleide werken daarvan, en eventuele andere intellectuele eigendomsrechten daarin of daarop blijven te allen tijde ons eigendom of dat van onze groepsmaatschappijen of licentiegevers.

De Software en Softwaredocumentatie bevatten materiaal dat is beschermd door auteursrecht.  Alle rechten die niet uitdrukkelijk hierin aan jou worden verleend zijn voorbehouden aan ons, onze groepsmaatschappijen of licentiegevers. Het is niet toegestaan enige vermelding met betrekking tot eigendomsrecht opgenomen in of bijgevoegd bij de Software of enig exemplaar van de Software of Softwaredocumentatie te verwijderen.
Je mag de Software of enig onderdeel daarvan niet publiceren, bekendmaken, verhuren, leasen, uitlenen, verspreiden of wijzigen, of afgeleide werken op basis van de Software of enig onderdeel daarvan maken. Je mag de Software niet reverse engineeren, decompileren, vertalen, aanpassen of demonteren, of proberen om de broncode van de objectcode van de Software te creëren, behalve voor zover en in de situaties waarin dit jou uitdrukkelijk wettelijk is toegestaan.
De Software wordt “as is” aan jou geleverd en wordt bij levering geacht te zijn aanvaard, zonder enige garantie van welke aard dan ook, uitdrukkelijk of impliciet, en voor de volle omvang van de mogelijkheden die het geldende recht biedt. Je gebruikt de Software op eigen risico. Wij, onze groepsmaatschappijen en de licentiegevers, voor zover van toepassing, kunnen niet door jou aansprakelijk worden gesteld voor enige directe schade of gevolgschade van welke aard dan ook die is ontstaan door het gebruik van de Software door jou, voor de volle omvang van de mogelijkheden die het geldende recht biedt.

(Versie: april 2021)