Moeten we niet kritischer zijn in wat gewerkte uren ons opleveren?

Door: Boy de Kok | Expert strategische personeelsplanning

Als je de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt bekijkt, staat het thema arbeidsproductiviteit waarschijnlijk hoog op je agenda. Cijfers van onder meer TNO laten zien wat veel leiders op de vloer al dagelijks voelen: de nationale productiviteitsgroei staat stil.

De reflex binnen veel organisaties is bekend en begrijpelijk. Als het druk wordt of de volumes stijgen, zetten we extra capaciteit in. Meer handjes op de vloer om de klus te klaren.

Maar laten we eens eerlijk stilstaan. Wat zien we echt op de vloer?

In mijn rol spreek ik wekelijks met leiders in de logistiek, e-commerce en maakindustrie. Tijdens de locatiebezoeken zie ik talloze manieren waarop processen zijn ingericht. En de afgelopen jaren valt mij steeds weer hetzelfde patroon op: de bottleneck zit zelden in de inzet of de wil van de mensen op de werkvloer. Het echte lek zit in de manier waarop we de operatie en de sturing hebben georganiseerd.

Kortom: ik denk dat we anders moeten kijken naar onze personeelsinzet.

Mijn observatie: de regiedruk gaat ten koste van leiderschap 

Zodra je arbeidsintensieve processen (denk aan assemblage, ompakken, omlabelen, sortering of retouren) aanstuurt op basis van 'ingekochte uren' en capaciteit, zie je vrijwel altijd hetzelfde gebeuren:

• Bevlogen leidinggevenden worden fulltime brandjesblussers: Zowel bij tijdelijke piekprojecten als bij dagelijkse stromen zijn supervisors een groot deel van hun week kwijt aan planningspuzzels, op- en afschalen en kwaliteitscontroles.

• Geen garanties op de uitkomst: Je betaalt voor aanwezigheid en gewerkte uren, niet voor resultaat. Valt de dagproductiviteit of de machine-flow tegen? Dan draag jij de rekening én het operationele risico.

• Strategische focus verdwijnt: Tijd, budget en aandacht van je leiderschap die zouden moeten gaan naar continuïteit en innovatie, gaan op aan het oplossen van dagelijkse frictie op de vloer.

Door te sturen op het managen van 'koppen en uren', stijgen je indirecte kosten en je overhead ongemerkt. De output per uur blijft intussen kwetsbaar.

Wat als je jouw operatie vanaf een blanco vel mag opbouwen?

Stel dat je jouw logistieke of industriële proces vandaag vanaf nul mag inrichten. Zou je de regie, de planning en de procescontrole over al die randprocessen dan wéér volledig op je eigen schouders nemen?

Als ik kijk naar de slimste transities bij onze klanten, zie ik dat de winst eigenlijk nooit zit in 'mensen sneller laten lopen'. De winst zit in het slim herontwerpen van de werkstructuur.

Dus vraag je HR-partner niet om capaciteitsmanagement, maar naar resultaatsturing. Dan krijg je:

• Van 'hoeveel mensen' naar 'welke output': Niet meer sturen op hoeveel mensen er morgen aan de lijn staan, maar afspreken wat de vaste prijs is om 10.000 eenheden of pakketten verwerkt te hebben.

• Procesoptimalisatie als basis: Door experts op de vloer te zetten (zoals Lean-specialisten) kijken kan je kritisch kijken naar lay-outs, 'One Piece Flow', loopafstanden en het elimineren van overbodige handelingen. Dat levert in de praktijk zomaar 10% tot 30% aan efficiëntie- en kwaliteitswinst op.

• Het operationele en HR-risico buiten de deur: De verantwoordelijkheid voor de dagelijkse sturing, de planning, de Arbo-veiligheid én de compliancy ligt bij een partner die garant staat voor de uitkomst.

• Focus terug bij de kern: Je eigen management krijgt eindelijk de ademruimte om te bouwen aan de groei van de organisatie.

Genoeg stof tot nadenken

Kijk eens kritisch naar de processen binnen jouw keten. Is jouw leiderschap ingericht om continu gaten te dichten op de vloer, of om maximale waarde toe te voegen aan je organisatie?

Mogelijk is het tijd om te stoppen met het managen van uren en planningen, en te focussen op wat er onderaan de streep uit komt.

Voordat je naar je volgende afspraak of kop koffie gaat:

Hoe zorg jij er op dit moment voor dat je personeelsinzet direct bijdraagt aan je rendement?

Ik spar hier graag eens vrijblijvend over door.