Verzuim oplossen? Begin met loslaten en ruimte geven

Door: Gwen Israel-van Ballegoijen de Jong | HR adviseur wellbeing bij Randstad Groep Nederland

Vanuit mijn rol bij health@work binnen Randstad Groep Nederland begeleid ik dagelijks verzuimtrajecten. Natuurlijk willen we ziekteverzuim het liefst voorkomen. Maar de realiteit is dat dit niet altijd mogelijk is. Soms krijgt iemand te maken met fysieke of mentale klachten, of gebeurt er onverwachts iets in de privésfeer. Op zulke momenten kun je uitval niet altijd voorkomen.

En zodra een medewerker uitvalt, komt er veel op een leidinggevende af. Werkzaamheden blijven liggen, taken moeten tijdelijk worden overgenomen door de rest van het team en ondertussen wil je natuurlijk dat je medewerker zo goed mogelijk herstelt. Juist op zulke momenten zie ik dat leidinggevenden vaak vanuit een begrijpelijke, maar niet altijd helpende reflex handelen: ze willen het probleem zo snel mogelijk oplossen.

Maar wat als de oplossing juist begint bij het loslaten van die controle?

In dit artikel deel ik de belangrijkste lessen uit mijn dagelijkse praktijk. Want juist als leidinggevende kun je een groot verschil maken in het herstel van je medewerker - je bent vaak zelf de beste interventie.

De eerste ziekmelding: stel je oordeel uit

Mijn eerste advies aan leidinggevenden bij een ziekmelding is simpel: vind er even niets van. Luister vooral, stel je oordeel uit en probeer niet direct conclusies te trekken.

Mensen zijn als een ijsberg; wat je aan de oppervlakte ziet, is slechts een klein gedeelte van wat er werkelijk speelt. Toch baseren we ons oordeel vaak op dat kleine, zichtbare stukje. Een medewerker meldt zich meestal echt niet zomaar ziek. Neem een ziekmelding serieus en geef iemand de ruimte die nodig is.

Als je mij vraagt wat leidinggevenden vandaag nog kunnen verbeteren in hun verzuimaanpak, is mijn antwoord: persoonlijk contact.

In een tijd waarin veel communicatie via systemen, e-mails en korte appjes verloopt, is het verleidelijk om ook een ziekmelding op die manier af te handelen - ook voor een medewerker. Toch raad ik aan om juist even kort persoonlijk of telefonisch contact te hebben.

Zo'n gesprek brengt rust en duidelijkheid aan beide kanten. Je kunt je medewerker geruststellen door bijvoorbeeld te zeggen: “Maak je nu even geen zorgen over het werk; de belangrijkste taken en afspraken vangen wij voor je op.”

Daarmee neem je direct een belangrijke zorg weg. Tegelijkertijd laat je merken dat je betrokken bent en dat de medewerker gemist wordt. Spreek ook samen af wanneer en op welke manier jullie opnieuw contact hebben. Zo creëer je vanaf het eerste moment de rust en ruimte die iemand nodig heeft om zich op herstel te richten.

Toon interesse, maar graaf niet naar de oorzaak

Leidinggevenden hebben vaak de neiging om te achterhalen waarom iemand precies ziek is. Maar de (medische) oorzaak van een ziekmelding gaat jou als werkgever niet aan. Je bent geen arts en hoeft dus ook niet te beoordelen of iemand daadwerkelijk ziek is.

Wat je wél kunt doen, is oprechte belangstelling tonen.

Stel bijvoorbeeld vragen als:

• Wat heb je nodig om je werk nu even met een gerust hart los te laten?
• Wanneer zou je het prettig vinden om weer contact te hebben?
• Wanneer denk je dat je weer iets zou kunnen doen?

Vul niet zelf in wat een medewerker nodig heeft, maar geef diegene de ruimte om dat aan te geven. Weet iemand het op dat moment even niet? Geen probleem. Dan stel je de vraag gewoon nog een keer bij jullie volgende contactmoment.

Wanneer je zonder oordeel en vanuit oprechte interesse het gesprek aangaat, ontstaat er vertrouwen. Medewerkers voelen zich daardoor eerder veilig om aan te geven wat ze nodig hebben of waar ze tegenaan lopen, zonder dat ze medische informatie hoeven te delen.

De grootste valkuil? Je eigen oplossingsgerichtheid

Waar lopen leidinggevenden bij een ziekmelding het vaakst tegenaan? In mijn ervaring is dat regelmatig hun eigen oplossingsgerichtheid.

Leidinggevenden zijn gewend om problemen aan te pakken, beslissingen te nemen en oplossingen te vinden. Dat is ook precies waarom ze op die positie zitten en goed zijn in hun werk. Maar bij verzuim werkt die aanpak niet altijd. Jij hoeft niets op te lossen; je moet vooral de juiste omstandigheden voor herstel creëren.

Ik gebruik hiervoor graag een vergelijking: gras groeit niet sneller door eraan te trekken.

Dat geldt net zo goed voor herstel. Toch zie ik dat veel leidinggevenden bij een ziekmelding direct in de 'oplossingsmodus' schieten. Ze willen weten wat er aan de hand is, wat er precies nodig is en hoe ze het proces kunnen versnellen.

Dat is begrijpelijk. Verzuimbegeleiding is voor de meeste leidinggevenden geen dagelijkse bezigheid. Bovendien kan een ziekmelding behoorlijk wat druk in het team veroorzaken, zeker wanneer de bezetting krap is en werkzaamheden plotseling opnieuw verdeeld moeten worden.

Een leidinggevende is verantwoordelijk voor zijn zieke medewerker, maar ook voor de rest van het team.

Op zo'n moment kan de frustratie hoog oplopen. En dat is begrijpelijk en menselijk. Maar juist dan is het belangrijk om je eigen emoties en aannames niet leidend te laten zijn in het contact met je medewerker.

Je hoeft het niet alleen te doen

Merk je dat de situatie je te veel wordt? Of vind je het lastig om zonder oordeel naar een ziekmelding te kijken? Vraag dan om ondersteuning.

Vanuit health@work ondersteunen wij leidinggevenden binnen Randstad Groep Nederland als sparringpartner, luisterend oor en meerzijdig partijdige gesprekspartner, die oog heeft voor alle betrokkenen.

We bieden ruimte om frustraties te bespreken, helpen bij de voorbereiding op lastige gesprekken en denken mee over passende interventies. Denk bijvoorbeeld aan coaching of psychologische ondersteuning die kan bijdragen aan duurzaam herstel.

Want ook als leidinggevende hoef je niet alles zelf op te lossen.

Tijdens het verzuim: voorkom goedbedoelde verwaarlozing

Tussen een eerste ziekmelding en de daadwerkelijke re-integratie kan soms een lange periode zitten. Ook in die fase blijft jouw rol als leidinggevende belangrijk.

Veel leidinggevenden zoeken naar de juiste balans. Je wil een medewerker niet voortdurend benaderen en daarmee onbedoeld druk uitoefenen. Tegelijkertijd wil je voorkomen dat iemand zich vergeten voelt.

Dat laatste noem ik ook wel goedbedoelde verwaarlozing.

Stel dat je een medewerker alle ruimte geeft om thuis uit te zieken, maar vervolgens drie weken niets van je laat horen. Hoewel je bedoelingen goed zijn, kan dat bij de medewerker een heel ander gevoel oproepen: word ik eigenlijk wel gemist of denken ze nog aan mij?

En wanneer iemand zich niet meer verbonden voelt met het team of de organisatie, kan dat de terugkeer naar het werk lastiger maken. Juist daarom is het belangrijk om betrokken te blijven, zonder het herstel te willen sturen.

Stem samen af hoe vaak en op welke manier jullie contact houden. Vraag in het begin vooral wat de medewerker nodig heeft om het werk los te laten. Later in het traject kun je voorzichtig bespreken hoe iemand betrokken wil blijven bij het team.

Het gaat niet om dagelijks controleren, maar om oprechte aandacht en verbinding.

Blijf betrokken bij het proces

Naast persoonlijk contact zijn er ook belangrijke momenten in het verzuimproces waarop je als leidinggevende moet letten.

Na twee weken

Binnen Randstad Groep Nederland nemen we standaard contact op met de leidinggevende om te bespreken of er zicht is op herstel, hoe het contact verloopt en of er ondersteuning nodig of gewenst is. Leidinggevenden kunnen natuurlijk ook eerder zelf contact met ons opnemen.

Bij zes weken

We spreken nu officieel van langdurig verzuim. Vanuit de Wet verbetering poortwachter moet de medewerker nu uiterlijk een uitnodiging voor een bezoek aan de arbodienst hebben ontvangen of op het spreekuur zijn geweest.

Rond acht weken

Er moet een gezamenlijk plan van aanpak liggen.

Wacht niet af wanneer je merkt dat een medewerker ergens in vastloopt. Vroegtijdige ondersteuning, bijvoorbeeld door een coach of psycholoog, kan helpen om verdere problemen te voorkomen.

Ik hoor leidinggevenden wel eens zeggen: "Maar dat kost geld."

Mijn advies is om daar anders naar te kijken. Zie passende ondersteuning niet alleen als een kostenpost, maar vooral als een investering in duurzaam herstel. Tijdige hulp kan voorkomen dat klachten verergeren en een verzuimtraject langer duurt dan nodig.

Goed verzuimmanagement begint bij oprechte aandacht

Duurzaam herstel begint niet bij controle, maar bij vertrouwen, betrokkenheid en de juiste ondersteuning. Juist als leidinggevende maak je daarin het verschil.