0

Digitale vergadering? Zo wordt jouw conference call een succes

Wil jij jouw online vergadering net zo soepel laten draaien als de perfect afgestelde motor van een Formule 1-auto? En daarmee voorkomen dat jij gelijk bingo scoort op de thuiswerkbingo? Yup, dat snappen we. En dat gaan we doen! Gewoon een paar simpele afspraken maken en de juiste tools gebruiken. Dan knal jij zó door je vergadering en rockt jouw bedrijf zich door deze corona-periode. Wel zo lekker toch?

Zorg voor een effectieve teammeeting, juist in tijden van corona

Werken je collega’s en jij voorlopig thuis? Mooi, dan kan je wennen aan het online vergaderen. En snel een beetje! Juist nu het coronavirus ons vraagt om creatief te zijn kan je samen met je bedrijf veel leren over digitaal vergaderen. Zo blijft je bedrijf draaiende en weet je na een paar weken tenminste nog hoe iedereen eruit ziet! Heeft iemand een nieuwe bank, andere bril of hippe, vernieuwde garderobe? Dat wist jij natuurlijk allang! Hoe je precies effectief vergadert? Dat doe je door je goed voor te bereiden, iedereen uit te laten praten en zo min mogelijk achtergrondgeluid te hebben. Makkie toch? Extra tips vind je hier beneden, zo verloopt je vergadering nóg beter!

Ken je technologie: de beste tools om te videobellen

Een snelle dagstart of uitgebreide vergadering? Wat het doel van je meeting ook is, je wilt in ieder geval dat ‘ie vlot verloopt. Dat begint (natuurlijk) bij een goed programma om mee te bellen. Dus tada! Een lijstje met de makkelijkste tools om met je collega’s te videobellen.

  • Zoom. Heb jij een meeting voor de boeg met veel mensen? Top, dan is Zoom jouw ideale tool. Maximaal honderd mensen en de mogelijkheid om een scherm te delen, whoop whoop! Zó wordt online vergaderen wel heel makkelijk. 
  • Skype. Misschien wel één van de bekendste communicatieprogramma’s ter wereld. Skype is simpel te gebruiken en voor iedereen makkelijk te downloaden. Zo kan iedereen makkelijk aansluiten bij jouw vergadering, yes!
  • Teams. Met dit gratis programma van Microsoft kan je met ontzettend veel gebruikers tegelijkertijd bellen. Zo maakt het niet uit of je nu met vier of met vierhonderd mensen aan het bellen bent. Chill toch?
  • Hangout Meet. Een megahandige dienst van Google, waarbij je zowel met groepen als een-op-een kan chatten en videobellen. Met een link nodig je iedereen uit en sluiten al je collega’s aan. Hoppa, starten die vergadering! 
  • Whereby. Makkelijker kan het haast niet: je hebt geen account nodig en je hoeft niks te downloaden. Hartstikke snel, hartstikke simpel! Én te gebruiken via laptop, tablet en telefoon.
     

  • Lees ook: Werk jij helemaal digitaal? Blijf ook dan sociaal met je collega’s

Videobellen met je collega’s: de belangrijkste do’s 

Oké, yes! Programma gekozen, datum en tijdstip zijn bekend. We gaan lekker, tijd om te vergaderen. Hoppa, met deze simpele do’s wordt online vergaderen een makkie. 

  • DO: laat één iemand aan het woord. Lastig te volgen hè, als iedereen door elkaar praat? Spreek af dat bijvoorbeeld degene die aan het woord is zijn hand opsteekt en dat iedereen vanzelf aan de beurt komt. Zo wordt er niemand overgeslagen, wel zo chill! Oh, en zet je microfoon op mute als je niet praat. Niemand hoeft die slechte Nederlandstalige hit of de ‘mag ik een snoepje’ vragen van je kids te horen ;-) 
  • DO: wees op tijd. Waarom zouden we wachten als we andere, leukere dingen hebben om te doen? Zorg dat iedereen op tijd is, dan kan iedereen snel weer door met andere zaken. 
  • DO: bereid je goed voor. Hop, zeg duidelijk wat je vindt en waarom je dat vindt. Wees lekker concreet en snel, wel zo fijn voor de rest. 
  • DO: neem ook de tijd om bij te kletsen. Je wilt die leuke collega’s van je toch niet missen?! Blijf ook lekker samen lunchen of organiseer een digitale vrijmibo. Zo vliegt de werkweek voorbij! 
  • DO: laat elkaar uitpraten. Dit doen jullie natuurlijk altijd al, maar is nu éxtra belangrijk. Door elkaar uit te laten praten, snap je sneller wat iemand precies probeert uit te leggen en knallen jullie zo door die vergadering heen. Jippie!
  • DO: probeer zo min mogelijk achtergrondgeluid te hebben. Een luidruchtige waterkoker in de keuken, blaffende hond in de woonkamer of je kinderen die tegenover je zitten te kleuren. Heel gezellig, maar écht rustig is het dan niet. Probeer AL die prikkels te minimaliseren tot een heel klein beetje geluid. Dan verstaan jouw collega’s je makkelijk, yessss!
  • DO: zorg voor een goede, snelle internetverbinding. Zonde als de helft van jouw steengoede praatje verloren gaat omdat je een slechte verbinding hebt, toch? Niemand die daar blij van wordt! Zorg dus voor een goede internetverbinding zodat iedereen jouw verhaal meekrijgt. 

Zo. Jij bent in korte tijd van oh-help-we-gaan-vergaderen-via-Skype omgetoverd tot een ware held in digitaal vergaderen. Tijd om dit maar eens in de praktijk te brengen, denk je niet? Roep je team bij elkaar, prik een datum en tijdstip, maak nog even duidelijke afspraken. Zo vliegt je vergadering sneller voorbij dan Max Verstappen een Grand Prix finisht... ;-) 

Bespreek jij deze handige tips met je werknemers? Speel dan eerst de thuiswerkbingo, om te zien wat je liever wilt voorkomen. Daarna rol je door de wat bovenstaande tips om vanaf nu al je vergaderingen supersoepel te laten verlopen. 3… 2… 1… Go!

Anderen lazen ook: