Afwijzen van een sollicitant: zo pak je dat aan

Nieuw personeel werven betekent ook: sollicitanten afwijzen. Een sollicitant afwijzen is natuurlijk nooit leuk, dat snappen we. Maar met een fijne afwijzingsbrief of een constructief slechtnieuwsgesprek zorg je dat de sollicitant er (hopelijk) toch een positief gevoel aan overhoudt of zelfs verder helpt! Hoe je dat doet? We leggen je alles uit!

Snel naar:

Waarom je op elke sollicitatie moet reageren

De belangrijkste les voor het afwijzen van sollicitanten? Laat altijd iets van je horen! Iemand die solliciteert voor een bepaalde functie, stopt er veel tijd en energie in. Iedereen verdient dus netjes een reactie. Dat wil je zelf toch ook als je solliciteert?  

En daarbij: geen reactie = slechte reclame voor je bedrijf. Wist je dat 32% van de mensen niet bang is om een negatieve ervaring met een bedrijf te delen met de buitenwereld? Je hebt vast wel eens voorbeelden voorbij zien komen op social media… Dat wil je natuurlijk voorkomen! 

Tip! Zet in de vacaturetekst op welke termijn de sollicitanten een reactie krijgen.
👉 Voorbeeld: ‘Voor deze functie kan je tot 16 maart solliciteren. Wij zorgen dat je uiterlijk 6 april van ons hoort of je wel of niet wordt uitgenodigd voor de tweede ronde.’ 
Lekker duidelijk. Hoef je daar ook geen vragen over te beantwoorden ;) 

Hoe kan je een sollicitant afwijzen?

Het afwijzen van een sollicitant is niet het leukste onderdeel van recruiten, maar o-zo-belangrijk! Je doet het tenslotte vaker dan een sollicitant aannemen. Neem er daarom rustig de tijd voor. Zo wijs je een sollicitant af:

  • Sollicitant afwijzen met een afwijzingsbrief

Alle brieven en cv’s gelezen en de beste kandidaten eruit gehaald voor de eerste selectieronde? Dan volgt de taak om de overgebleven kandidaten af te wijzen. In deze stap van het sollicitatieproces is een afwijzingsbrief genoeg. Gebruik hiervoor nooit een standaardmail. Steek net zoals sollicitant in zijn of haar brief heeft gedaan, ook energie in de afwijzingsbrief. Lees hier hoe je zo’n afwijzingsmail precies schrijft
 

  • Sollicitant afwijzen, maar sollicitatie wél in portefeuille bewaren

Heb je een kandidaat met een heel interessant profiel dat goed past bij je bedrijf, alleen niet voor deze functie? We verklappen je de perfecte oplossing: vraag of je het cv in je portefeuille mag houden! Onder het motto: wie wat bewaart, heeft wat. Lees hier wat de bewaartermijn van een cv en sollicitatiebrief is
 

  • Sollicitant afwijzen tijdens persoonlijk gesprek

Is de sollicitant al wat verder in het sollicitatieproces? Dan is een persoonlijk gesprek op z’n plaats. Dit kan natuurlijk gewoon via de telefoon. En we kunnen je vertellen: dit is zeker niet altijd een lastig telefoongesprek. Sollicitanten waarderen persoonlijke feedback namelijk zeer. Lees hier hoe je zo’n afwijzingsgesprek aanpakt en hoe je goede feedback geeft.
 

Zo schrijf je een afwijzingsbrief: mét voorbeelden

Met een afwijzingsbrief laat je sollicitanten weten dat de keuze helaas niet op hen is gevallen. Jammer! Wij zijn groot voorstander van een persoonlijke afwijzingsbrief. Waarom? Zo houdt de sollicitant een beter gevoel over aan de sollicitatie (en dus het bedrijf). En met de juiste feedback help je iemand ook weer verder. Mooi, toch?

Stap 1: inleidende alinea

Begin de afwijzing met een inleidende alinea. Hierin bedank je de sollicitant voor het reageren en de moeite die ‘ie heeft genomen om de brief te schrijven. Ook maak je duidelijk dat de keuze helaas niet op de sollicitant is gevallen. 

👉 Voorbeeld: ‘Hi [naam]! Heel erg bedankt voor je sollicitatie voor de functie van [...] bij [...]. Met jou solliciteerden nog veel anderen. Jammer genoeg kunnen we jou vandaag niet blij maken: bij het selecteren van kandidaten is onze keuze helaas niet op jou gevallen.’

Stap 2: verklarende alinea 

In de tweede alinea van de afwijzingsbrief leg je uit waarom de sollicitant het niet is geworden. Ga hier even voor zitten. Want het is belangrijk dat een sollicitant écht begrijpt waarom de keuze op iemand anders is gevallen. Geef minimaal één reden. Sluit een sollicitant bijvoorbeeld niet helemaal aan op het functieprofiel? Leg dit dan uit. 

👉 Voorbeeld - functieprofiel matcht wel: ‘Helaas is de keuze niet op jou gevallen. We hebben een hoop geschikte kandidaten gesproken. Uiteindelijk gaan we voor iemand die het assessment beter heeft gemaakt.’

👉 Voorbeeld - functieprofiel matcht niet: ‘Waarom hebben we niet voor jou gekozen? De belangrijkste reden: je werkervaring sluit niet aan bij de functie. Wij zoeken namelijk iemand met minimaal 3 jaar werkervaring als leidinggevende in de logistiek. Jij bent goed op weg, maar omdat je nu pas 4 maanden als leidinggevende aan de slag bent, denken we dat je nog niet helemaal klaar bent voor de verantwoordelijk en omvang van deze functie.’

Stap 3: afsluitende alinea

En dan: de afsluiter. Bedank de sollicitant nogmaals voor zijn of haar tijd en energie. Ook is het slim om uit te leggen bij wie een sollicitant in je bedrijf kan aankloppen voor verdere vragen. Tot slot: wens de sollicitant veel succes met verdere sollicitaties. 

👉 Voorbeeld: ‘We snappen dat dit niet het bericht is waar je op gehoopt had. Toch hopen we dat je onze keuze begrijpt. Heb je nog een vraag of wil je meer toelichting op onze keuze? Neem dan vooral even contact op met [naam] via [mail]. We willen je nogmaals bedankt voor je enthousiasme om bij ons te solliciteren. Veel succes met verdere sollicitaties!’

Sollicitant afwijzen tijdens een gesprek: mét voorbeelden

Een sollicitant in een persoonlijk gesprek afwijzen vraagt om wat voorbereiding. Een slechtnieuwsgesprek is nooit écht leuk, maar je kan het zeker ombuigen tot een gesprek waar jullie beiden positief op terug kijken. Zo pak je zo’n afwijzingsgesprek aan:

1. Breng direct het slechte nieuws

Een afwijzing is natuurlijk nooit leuk, dus je kan het maar beter zo snel mogelijk zeggen. Dat betekent niet dat je er meteen mee in huis moet vallen door het in je eerste zin te zeggen, maar probeer wel zo snel mogelijk duidelijk te maken dat de kandidaat is afgevallen in de sollicitatieprocedure.

👉 Voorbeeld: ‘Ik bel je over je sollicitatie zoals we hadden afgesproken. En ik heb helaas voor jou geen leuk nieuws. We hebben de afgelopen week naast jou nog met vier anderen het gesprek gevoerd. En na overleg hebben we besloten dat we niet jou, maar twee andere personen gaan uitnodigen voor een volgend gesprek.’

2. Geef uitleg: benoem plus- en minpunten 

Nu het hoge woord eruit is, is het natuurlijk logisch dat je uitlegt waarom je een sollicitant afwijst. Tip! Benoem niet alleen de minpunten, maar vooral ook de pluspunten. Leg uit wat de kandidaat zo ver heeft gebracht en benoem ook waarom de sollicitant toch niet de perfecte persoon is voor de functie. Maak het jezelf makkelijk en schrijf de punten voor het gesprek alvast even op als geheugensteuntje. Scroll vooral ook even verder en om te weten op welke manier je de beste feedback geeft aan een sollicitant. 👇

3. Luister

Geef de sollicitant vervolgens de ruimte om de afwijzing te verwerken. Hoe? Door goed te luisteren. Dat klinkt makkelijker dan het is! Een slimme techniek hiervoor is LSD: Luisteren, Samenvatten & Doorvragen. De gesprekstechniek helpt je om met je volle aandacht naar de sollicitant te luisteren. En dat is belangrijk, want zo krijgt de sollicitant het gevoel dat je hem of haar begrijpt. En dat niet alleen: de techniek helpt ook om het gesprek in goede banen te blijven leiden. Hét middel om je doelen te bereiken! Benieuwd? Lees hier alles over LSD

4. Sluit positief af

Probeer het gesprek, ondanks je bericht, positief af te sluiten. Het leven bestaat tenslotte uit vallen en opstaan, toch? Niet geschoten is altijd mis! Dat de keuze vandaag niet op de sollicitant is gevallen, betekent niet dat het morgen ook niet gebeurt. Benoem nogmaals wat je fijn vond aan de sollicitant en het gesprek. Bespreek ook of er eventueel nog andere mogelijkheden zijn, zoals het bewaren van het cv in je portefeuille. En dan rest nog te zeggen: veel succes met verdere sollicitaties! 

Zo geef je de juiste feedback aan een sollicitant

Goede feedback: het gouden recept is lastig je op een blaadje te geven. Maarrrr niet getreurd: door onze jarenlange ervaringen hebben we ondertussen wel een hoop goede tips verzameld. Hier drie belangrijke punten die kan meenemen bij het afwijzen van een sollicitant:

  1. Maak je feedback specifiek en concreet
    Heeft iemand niet de juiste opleiding of waren andere kandidaten meer geschikt? Benoem de mismatch precies. Zo voorkom je scheve gezichten. Je kan ook concrete gedragingen van de sollicitant benoemen die je niet vond passen bij je bedrijf. Zeg dan niet: ‘Je kwam onprofessioneel over.’ Maar: ‘Je was te laat voor het sollicitatiegesprek. Op mij maakte dat een onprofessionele indruk.’ Houd je aan de feiten, zo is de kans groter dat je boodschap aankomt bij de ontvanger.
  2. Houd je boodschap persoonlijk
    Formuleer adviezen vanuit jezelf (in de ik-vorm). Dit zorgt ervoor dat de sollicitant snapt hoe hij of zij overkomt op jou. Bovendien is het ook een hele fijne manier om een wel-niet-discussie te omzeilen. Waarom? Jouw gevoel is namelijk altijd waar, daar kan de ander niet omheen. Bijvoorbeeld: ‘Op de vraag hoe je met boze klanten omgaat, vond ik je antwoord niet duidelijk. Ik merkte dat ik daardoor twijfels kreeg.’

  3. Richt je feedback op de toekomst
    Geef tips en advies die een kandidaat helpen om in de toekomst betere aansluiting te laten vinden met zijn/haar brief en cv op een vacature. Zoals: ‘Jouw cv laat duidelijk zien dat je geïnteresseerd bent in duurzaamheid. Mijn advies is dan ook om te solliciteren naar een functie waarin dit aspect meer naar voren komt.’ Zo krijgt een sollicitant weer meer zelfvertrouwen en perspectief, wel zo lekker na een afwijzing. 

Sollicitatie in portefeuille houden: bewaartermijn cv

Zie jij een match met een kandidaat, maar niet voor de vacature die nu open staat? Zo pak je dat aan! Vraag of je de cv en sollicitatiebrief mag bewaren in je portefeuille. Wie weet komt het later van pas. Let op! Vraag hier schriftelijk toestemming voor. In Nederland mag je de gegevens van een sollicitant namelijk zonder toestemming maximaal 4 weken bewaren. Maarrrr: goed nieuws! Mét (schriftelijke) toestemming verleng je de bewaartermijn van een cv of sollicitatiebrief naar 1 jaar. Hop, vragen en opslaan dus! 

Wil je liever niet iemand afwijzen?

Denk je nu: JA, ik wil mijn sollicitanten ook op een nette manier afwijzen maar ik heb er de tijd niet voor? Of ik zie het mezelf gewoon niet op deze manier doen? Snappen we. Sollicitanten afwijzen is een vak apart! Daarom is het vaak effectiever (én goedkoper) om het (deels) uit te besteden. Onze recruiters staan voor je in de startblokken. Onze vingers zijn optimaal getraind in het typen van een nette afwijzingsbrief. En voor een slechtnieuwsgesprek deinzen we niet terug. Fijne feedback voor iedereen, daar gaan we voor. We helpen je daarom graag. 

Schakel Tempo-Team in!