Sollicitant afwijzen tijdens een gesprek: mét voorbeelden
Een sollicitant in een persoonlijk gesprek afwijzen vraagt om wat voorbereiding. Een slechtnieuwsgesprek is nooit écht leuk, maar je kan het zeker ombuigen tot een gesprek waar jullie beiden positief op terug kijken. Zo pak je zo’n afwijzingsgesprek aan:
1. Breng direct het slechte nieuws
Een afwijzing is natuurlijk nooit leuk, dus je kan het maar beter zo snel mogelijk zeggen. Dat betekent niet dat je er meteen mee in huis moet vallen door het in je eerste zin te zeggen, maar probeer wel zo snel mogelijk duidelijk te maken dat de kandidaat is afgevallen in de sollicitatieprocedure.
👉 Voorbeeld: ‘Ik bel je over je sollicitatie zoals we hadden afgesproken. En ik heb helaas voor jou geen leuk nieuws. We hebben de afgelopen week naast jou nog met vier anderen het gesprek gevoerd. En na overleg hebben we besloten dat we niet jou, maar twee andere personen gaan uitnodigen voor een volgend gesprek.’
2. Geef uitleg: benoem plus- en minpunten
Nu het hoge woord eruit is, is het natuurlijk logisch dat je uitlegt waarom je een sollicitant afwijst. Tip! Benoem niet alleen de minpunten, maar vooral ook de pluspunten. Leg uit wat de kandidaat zo ver heeft gebracht en benoem ook waarom de sollicitant toch niet de perfecte persoon is voor de functie. Maak het jezelf makkelijk en schrijf de punten voor het gesprek alvast even op als geheugensteuntje. Scroll vooral ook even verder en om te weten op welke manier je de beste feedback geeft aan een sollicitant. 👇
3. Luister
Geef de sollicitant vervolgens de ruimte om de afwijzing te verwerken. Hoe? Door goed te luisteren. Dat klinkt makkelijker dan het is!
Een slimme techniek hiervoor is LSD: Luisteren, Samenvatten & Doorvragen. De gesprekstechniek helpt je om met je volle aandacht naar de sollicitant te luisteren. En dat is belangrijk, want zo krijgt de sollicitant het gevoel dat je hem of haar begrijpt. En dat niet alleen: de techniek helpt ook om het gesprek in goede banen te blijven leiden. Hét middel om je doelen te bereiken! Benieuwd? Lees hier alles over LSD.
4. Sluit positief af
Probeer het gesprek, ondanks je bericht, positief af te sluiten. Het leven bestaat tenslotte uit vallen en opstaan, toch? Niet geschoten is altijd mis! Dat de keuze vandaag niet op de sollicitant is gevallen, betekent niet dat het morgen ook niet gebeurt. Benoem nogmaals wat je fijn vond aan de sollicitant en het gesprek. Bespreek ook of er eventueel nog andere mogelijkheden zijn, zoals het bewaren van het cv in je portefeuille. En dan rest nog te zeggen: veel succes met verdere sollicitaties!
Zo geef je de juiste feedback aan een sollicitant
Goede feedback: het gouden recept is lastig om je zo op een blaadje te geven. Maarrrr niet getreurd: door onze jarenlange ervaringen hebben we ondertussen wel een hoop goede tips verzameld. Hier drie belangrijke punten die kan meenemen bij het afwijzen van een sollicitant:
- Maak je feedback specifiek en concreet
Heeft iemand niet de juiste opleiding of waren andere kandidaten meer geschikt? Benoem de mismatch precies. Zo voorkom je scheve gezichten. Je kan ook concrete gedragingen van de sollicitant benoemen die je niet vond passen bij je bedrijf. Zeg dan niet: ‘Je kwam onprofessioneel over.’ Maar: ‘Je was te laat voor het sollicitatiegesprek. Op mij maakte dat een onprofessionele indruk.’ Houd je aan de feiten, zo is de kans groter dat je boodschap aankomt bij de ontvanger.
- Houd je boodschap persoonlijk
Formuleer adviezen vanuit jezelf (in de ik-vorm). Dit zorgt ervoor dat de sollicitant snapt hoe hij of zij overkomt op jou. Bovendien is het ook een hele fijne manier om een wel-niet-discussie te omzeilen. Waarom? Jouw gevoel is namelijk altijd waar, daar kan de ander niet omheen. Bijvoorbeeld: ‘Op de vraag hoe je met boze klanten omgaat, vond ik je antwoord niet duidelijk. Ik merkte dat ik daardoor twijfels kreeg.’
- Richt je feedback op de toekomst
Geef tips en advies die een kandidaat helpen om in de toekomst betere aansluiting te laten vinden met zijn/haar brief en cv op een vacature. Zoals: ‘Jouw cv laat duidelijk zien dat je geïnteresseerd bent in duurzaamheid. Mijn advies is dan ook om te solliciteren naar een functie waarin dit aspect meer naar voren komt.’ Zo krijgt een sollicitant weer meer zelfvertrouwen en perspectief, wel zo lekker na een afwijzing.
Sollicitatie in portefeuille houden: bewaartermijn cv
Zie jij een match met een kandidaat, maar niet voor de vacature die nu open staat? Zo pak je dat aan! Vraag of je de cv en sollicitatiebrief mag bewaren in je portefeuille. Wie weet komt het later van pas. Let op! Vraag hier schriftelijk toestemming voor. In Nederland mag je de gegevens van een sollicitant namelijk zonder toestemming maximaal 4 weken bewaren. Maarrrr: goed nieuws! Mét (schriftelijke) toestemming verleng je de bewaartermijn van een cv of sollicitatiebrief naar 1 jaar. Hop, vragen en opslaan dus!
Waarom je op elke sollicitatie moet reageren
Heel belangrijk voor het afwijzen van sollicitanten: laat altijd iets van je horen! Iemand die solliciteert voor een bepaalde functie, stopt er veel tijd en energie in. Iedereen verdient dus een reactie. Dat wil je zelf toch ook als je solliciteert?
En daarbij: geen reactie = slechte reclame voor je bedrijf. Wist je dat 32% van de mensen niet bang is om een negatieve ervaring met een bedrijf te delen met de buitenwereld? Je hebt vast wel eens voorbeelden voorbij zien komen op social media… Dat wil je natuurlijk voorkomen!
Tip! Zet in de vacaturetekst op welke datum de sollicitanten uiterlijk een reactie krijgen. Dan weten ze waar ze aan toe zijn. Lekker duidelijk, toch? :)
👉 Voorbeeld: ‘Voor deze functie kan je tot 16 maart solliciteren. Wij zorgen dat je uiterlijk 6 april van ons hoort of je wel of niet wordt uitgenodigd voor de tweede ronde.’
