Zó bepaal jij de juiste functie-eisen voor jouw functieprofiel (met voorbeeld!)

Het geheim van de perfecte kandidaat vinden? Stel een ijzersterk functieprofiel op! Met een goede functieomschrijving weten potentiële kandidaten precies of ze voldoen aan jouw functie-eisen! Weet je nog niet precies hoe je dit het beste kunt aanpakken? Over 4 minuten maak jij hét perfecte functieprofiel!

👉 Spring meteen naar het voorbeeld van een goed functieprofiel

(Oja, met functieprofiel, -beschrijving en -omschrijving wordt ongeveer hetzelfde bedoeld, dus niet schrikken 😉)

Tadaa! Hierna heb jij een top functieprofiel in elkaar gegooid:

Wat is het verschil tussen een functieprofiel en een vacaturetekst?

Heel snel en simpel: een functieprofiel is het lijstje met eigenschappen (bijv: creatief), vaardigheden (bijv: goed in plannen en organiseren) en competenties (bijv: stressbestendigheid) die de kandidaat moet hebben. 

Een vacaturetekst is een omschrijving van wat voor werk je gaat doen, wat voor persoon er wordt gezocht, hoe een werkdag eruit ziet en is er vooral om kandidaten enthousiast te maken. 

Beide onderdelen maken samen een complete vacature. Het is dus de bedoeling dat een functieprofiel je vacaturetekst ondersteunt, zodat sollicitanten weten wanneer ze geschikt zijn en moeten solliciteren!

3 redenen waarom een functieprofiel de beste werknemer oplevert

  • Stok achter de deur: het opstellen van een functieprofiel laat je nadenken over welke kennis, ervaring en eigenschappen een kandidaat moet hebben. Dit helpt je door de jungle aan cv’s heen en zorgt ervoor dat je sneller kunt beginnen met het schrijven van een vacaturetekst en vervolgens aan de sollicitatiegesprekken. Zo heb je 1000x sneller iemand aangenomen 😉;
  • Je hebt een doelwit: met dit profiel weet je ook gelijk wat de leidraad gaat zijn in de vacature en het sollicitatiegesprek;
  • Bespaart tijd en geld: iemand die geïnteresseerd is in jouw bedrijf en de vacature weet gelijk of hij/zij geschikt is voor de baan. Je krijgt dus veel minder onnodige sollicitaties binnen!

Een duidelijke functieomschrijving schrijven doe je zo!

Vraag jij je nu af: welke elementen zijn verplicht in een functieomschrijving? Snappen we! Daarom de ‘standaard’ onderdelen op een rij: 

In een functieprofiel beschrijf je minimaal:

  1. Taken die bij een functie horen (duh);
  2. Welke eigenschappen, vaardigheden en competenties zijn belangrijk?;
  3. Het dienstverband: aantal uren dat je werkt, vast of tijdelijk contract;
  4. Niveau waarop je geschoold moet zijn;
  5. De werkervaring die je nodig hebt;
  6. Branche waarin de functie zich bevindt;
  7. Een salarisindicatie.

Als je al deze elementen toevoegt in een functieomschrijving begrijpen de meeste mensen waar je naar op zoek bent. Maar het is nóg leuker om door middel van visuele aantrekkelijkheid en originaliteit je eigen draai aan een functiebeschrijving te geven.

Wie zoek ik? Maak je functieprofiel concreet!

Het is belangrijk om heel duidelijk te zijn in je functieomschrijving. Het is goed om van te voren te bedenken wie je precies zoekt (bijv. hoe heet de functie, wat voor competenties moet iemand hebben om aangenomen te worden). Hierdoor filter je sneller de mensen eruit die ongeschikt zijn.

Wat vaak gebeurd bij het schrijven van een functieprofiel is dat een takenpakket veel te vaag blijft. Als je een functieprofiel gaat schrijven is het goed om concrete voorbeelden te gebruiken die echt omschrijven wat jouw werknemer gaat doen in een dag. Dit is namelijk aantrekkelijk en duidelijk. De sollicitanten weten zo precies wat ze kunnen verwachten als ze worden aangenomen. 

Bekijk hieronder wat je wel en niet in je functieprofiel moet zetten:

WEL NIET
Je begint je dag met een agenda check Je bent de hele dag bezig met administratieve zaken
Daarna ga je kijken of iedereen zijn/haar taken goed uitvoert in het magazijn Je helpt met het ondersteunen van het management
Het laatste uur van je shift heb je nog een functioneringsgesprek met één van je collega’s, je mag hem/haar promotie geven! Je stelt de juiste vragen en denkt net dat stapje verder om het proces te optimaliseren
Aan het eind van je shift check je of alle taken zijn gedaan vandaag. In het geval dat dit niet zo is communiceer je dat naar de juiste persoon Je houdt ervan om aan te pakken
Je bent aardig voor je collega’s en vraagt regelmatig hoe het met ze gaat Je zorgt voor een goede werksfeer en voelt je verantwoordelijk

Zo houd je de tekst lekker levend en zien mensen concreet hoe hun dagen eruit gaan zien. Dit wil je want zo is er een kleinere kans dat mensen snel weer weggaan omdat ze het werk niet leuk vinden.

Wat bied ik aan als werkgever?

Denk ook aan wat jij je werknemer aan wilt gaan bieden als werkgever. Dit is het punt waarop je gaat nadenken over welke arbeidsvoorwaarden je kan en mag bieden. 

Dit kan bijvoorbeeld bij een salesfunctie een dikke auto van de zaak zijn! Of een mooie bonusregeling. Je salaris valt hier natuurlijk ook onder. Dus daar moet je goed over nadenken. Het is natuurlijk goed om te checken wat ‘een gangbaar salaris’ is en wat je concurrent doet. Maar bedenk ook wat je kwijt wilt en kunt aan een medewerker. Om te zien wat een gemiddeld inkomen is voor een functie, bekijk dan ons overzicht van gemiddelde salarissen

Meest voorkomende bonussen zijn:

  • Geld (gebeurt het vaakst)
  • Cadeau (bijv. kerstpakket, sportabonnement)

Een bonus kan soms ook een secundaire arbeidsvoorwaarde zijn, zoals bijvoorbeeld een auto van de zaak, reiskostenvergoeding of een bedrag wat je zelf voor een opleiding kunt gebruiken. 

Uiteindelijk moet je er dus als werkgever voor zorgen dat je een hele goede afweging maakt van het werk dat je vraagt en de arbeidsvoorwaarden die je daarvoor terug geeft aan je werknemer. Dit is goed voor de motivatie van je werknemers, top toch!

👉 Lees meer: welke 5 toffe secundaire arbeidsvoorwaarden kun jij bieden?

Wees creatief! Een origineel functieprofiel trekt de juiste kandidaat aan

Gebruik je eigen tone of voice, kijk wat past bij jouw bedrijf. Ben je bijvoorbeeld een softwarebedrijf en zoek je een IT-koning? Gebruik dan de moeilijkste termen die alleen de mensen die je zoekt snappen, zo ga je ook nog eens gericht te werk. 

Ook helpt het om zo’n omschrijving visueel aantrekkelijk te maken, zeker wanneer je bijvoorbeeld op zoek bent naar een designer. Draai vooral niet om het functieprofiel heen, kandidaten willen gelijk weten waar ze aan toe zijn als ze op zoek zijn naar een baan. 

Schrijf je functieprofiel in een anticiperende stijl! Hier begin je mee door in de toekomst te kijken. Welke doorgroeimogelijkheden zijn er nu en in de toekomst? Door hier alvast van tevoren over na te denken, geef je potentiële kandidaten veel meer perspectief en sturen ze sneller een mail.

  • Je laat hiernaast ook zien dat het een functie voor langere tijd is en dat je toekomstige werknemer in goede handen is;
  • Je toont dat je gelooft in de kracht van iemand en ze graag wilt zien groeien;
  • Je zorgt ervoor dat alleskunners ook reageren op jouw vacature doordat ze doorgroeimogelijkheden hebben en wellicht kans op een eigen functie. 

Dit wordt (te) vaak vergeten in een goede functiebeschrijving

Veel bedrijven vergeten dat ze tegen een nieuwe generatie praten, die nu aan het werkleven begint. Zij houden van een informele sfeer en niet te serieus. Als bedrijf is het een goed idee om je hier op aan te passen, al ben je natuurlijk niet altijd naar een millennial op zoek 😉. 

Heb je wel een startersfunctie openstaan? Dan is het belangrijk om uit te leggen dat er doorgroeimogelijkheden zijn en dat het eventueel om een traineeship gaat. Discrimineren op leeftijd mag natuurlijk niet. Als je een meer ervaren iemand zoekt, is het belangrijk om te praten over een vast contract. Denk dus goed over je ideale sollicitant na!

Ook spreek je een jongere generatie aan door de functietitel creatief in te steken:

  • De koning van eerste indrukken: receptionist
  • Vakverzorger: vakkenvuller
  • Webtovenaar: iemand die heel goed is in programmeren.
  • Geldbaas: accountmanager
  • Personal shopper: zo heet een orderpicker in het magazijn van Picnic
  • Servicekanon: servicemedewerker

En zo zijn er nog een aantal, wees creatief! Dit laat mensen lachen en het is een goede ijsbreker als ze op gesprek komen.

Voorbeeld van een goed functieprofiel
 

FUNCTIEPROFIEL TEAMLEIDER LOGISTIEK
Welke eigenschappen zijn hiervoor van levensbelang?
  • je kan leidinggeven;

  • je bent goed in doelen stellen en het geven van instructies;

  • goed communiceren is voor jou een makkie;

  • je bent onafhankelijk en pakt nieuwe dingen goed op.

Dienstverband, 3, 4 of 5 dagen ploeteren? Dit baantje valt te fixen in 40 uur. Heel flexibel, op verschillende uren van de dag.
Diploma’s die van pas komen Het is top als je mbo of hbo denkniveau hebt.
Wat heb je de afgelopen tijd gedaan?

Je moet dit al wel eens gedaan hebben:

  • ervaring in de e-commerce en bekend met de dynamiek in deze sector;

  • minimaal 3 jaar ervaring als leidinggevende in logistiek

  • ervaring met het voeren van verzuim- en functioneringsgesprekken.

Welke branche werk ik straks in? Je werkt straks in de logistieke branche
Hoeveel ga ik verdienen? Je krijgt een goed salaris tussen de 2100 en 2800 euro o.b.v. 40 uur
Praktische dingetjes
  • je bent bij voorkeur woonachtig in Nieuwegein of omgeving;

  • je hebt eigen vervoer, ons magazijn staat op een industrieterrein en dus niet bereikbaar met treinen of bussen.

 

 

FUNCTIEBESCHRIJVING  
Hoe ziet een normale dag in een e-commerce magazijn eruit bij ons?:
  • je begint je dag met het verdelen van alle werkzaamheden die gedaan moeten worden tijdens jouw shift;

  • je geeft al de collega’s in je team een taak waar ze mee aan de slag kunnen, je helpt collega’s die even niet zo goed weten waar ze moeten beginnen;

  • je geeft het goede voorbeeld door zelf ook een paar grote orders te picken. Daarnaast heb je het gezellig met je collega’s;

  • het laatste uur van je shift heb je nog een functioneringsgesprek met een van je collega’s. Gelukkig gaat het heel goed en krijgt hij/zij een bonus! 

  • je eindigt je dag met alle taken die gedaan af te vinken en het stokje over te dragen aan de volgende leidinggevende door aan te geven wat tijdens je shift nog niet gelukt was, hij/zij begint hier dan mee.


Hulp nodig bij het vinden van een goede kandidaat?
Denk jij nou, zo’n recruitmentproces kost me te veel tijd? Bel ons dan! Wij helpen honderden bedrijven met het vinden van de juiste kandidaten en stellen in no-time hét
perfecte functieprofiel op voor jouw vacature. Tot zo!

Schakel Tempo-Team in!