Sollicitaties: dé sollicitatieprocedure voor het vinden van jouw nieuwe collega!

Met een goede sollicitatieprocedure vind jij de beste en leukste sollicitant! Een goed sollicitatieproces zorgt voor een effectieve aanpak, opvolging van de sollicitatiecode en dat jij niks vergeet tijdens een procedure. De sollicitatieprocedure begint bij het cv en eindigt bij de onboarding. En met ons stappenplan en bonustips heb jij jouw sollicitatieprocedure snel op orde. Lees snel verder!

De sollicitatieprocedure in 6 stappen:  

Maar eerst: de sollicitatiecode. Dé basis van een eerlijk sollicitatieproces  

De sollicitatiecode van het Netwerk voor hr-professionals (NVP) heeft een gedragscode opgesteld voor de werving en selectie van sollicitanten. In deze gedragscode staan de basisregels voor het sollicitatieproces. De code helpt jou als recruiter om samen met jouw sollicitanten tot een eerlijk, goedlopend en transparant sollicitatieproces te komen. 

We laten de belangrijke onderdelen van deze sollicitatiecode terugkomen in het stappenplan van de sollicitatieprocedure. Zo zie je direct op welke momenten de sollicitatiecode relevant is. Hoppa!

De sollicitatieprocedure voor werkgevers in 6 stappen 

Hoe ga jij van het beoordelen van sollicitatiebrieven tot het aannemen van de perfecte kandidaat? Met een strakke sollicitatieprocedure natuurlijk! We nemen je mee in de 6 stappen van het sollicitatieproces. Zo haal je de beste sollicitanten uit die berg sollicitaties!

Stap 1. Beoordelen cv en brief

Je hebt een functieprofiel opgesteld, een wervende vacaturetekst geschreven, de vacature geplaatst en bent actief gaan searchen en sourcen naar jouw topkandidaat. Je harde werk begint te lonen: de brieven en cv’s stromen binnen. Tijd om de sollicitaties te beoordelen. Waar moet je op letten? 

💫Bonustips om tijd te besparen:

Zeker als je veel sollicitaties binnenkrijgt, wil je snel, effectief én zorgvuldig te werk gaan bij het scannen en beoordelen van de cv’s en sollicitatiebrieven. Met deze 2 tips bespaar je jezelf een hoop tijd!

  • Komen de kerncompetenties terug op het cv of in de brief? 
    In het functieprofiel heb je vastgesteld welke kerncompetenties bij de functie passen. Scan cv’s en brieven op situaties waarin deze kerncompetenties zijn benoemd. Aan vaardigheden heb je meer dan aan ervaring! 
  • Skip de personalia
    Leuk de naam en de geboorteplaats, maar wanneer jij een stapel met 200 cv’s moet doorploeteren niet het meest relevante. Sla het bovenste deel van het cv dus lekker over! Het voorstelrondje komt later 😉

Stap 2. Referentiecheck en screening kandidaat 

Nice! Uit alle brieven en cv’s heb je een eerste keuze gemaakt. Er zitten een aantal superleuke kandidaten tussen die perfect passen bij jouw vrijgekomen positie. Om helemaal zeker te zijn van je zaak, bel je het liefst gelijk even een oude werkgever op om een referentiecheck te doen. Toch kan dit niet zomaar. De sollicitant moet hier namelijk eerst nadrukkelijk toestemming voor geven. Stuur dus eerst de sollicitant een berichtje of een e-mail om toestemming te vragen. Dat is zo gepiept.  

📖 NVP sollicitatiecode: “Indien een referentie wordt opgevraagd bij derden of indien nader onderzoek noodzakelijk is, wordt daartoe aan de sollicitant vooraf om toestemming gevraagd, tenzij deze toestemming op grond van de wet of nadere regelgeving niet vereist is.” 

Referenties checken: 5 tips voor een goede referentiecheck  

  1. Het is verstandig om minimaal twee referenties na te trekken. Doen wij zelf ook altijd als de situatie daarom vraagt! Dit doe je pas later in het proces, anders kost het referenties opvragen veel te veel tijd. Met referenties opvragen voorkom je dat je beeld van een kandidaat te eenzijdig wordt gekleurd. 
  2. Vertel de referent die je belt voor welke functie je een referentie wilt opvragen. Bijvoorbeeld voor de functie van verpleegkundige. 
  3. Stel vragen die zich richten op de functie. Bijvoorbeeld: ‘Hoe functioneerde de sollicitant als verpleegkundige?’ of ‘Hoe productief was de kandidaat als verpleegkundige?’. 
  4. Werkte de kandidaat via een uitzendbureau? Check de referentie dan bij het bedrijf in plaats van het uitzendbureau. Dit is efficiënter. 
  5. En vergeet niet: je mag niet alles vragen en een oud-werkgever mag niet alles zeggen. Dat betekent: er mag alleen over functiegerelateerde onderwerpen worden gesproken. Dus wel: ‘hoe ging persoon X om in deze situatie?’ Niet: ‘was persoon X vaak ziek?’. 

Kandidaten screenen: wat mag wel en wat mag niet?

Ook het (online) screenen van kandidaten mag niet zomaar. Je mag een sollicitant wel altijd vragen om zich te identificeren met een geldig legitimatiebewijs. Maar een kandidaat even googelen (online screenen) mag niet! Hier zitten strenge regels van de AVG aan vast. 

Stap 3a. Uitnodigen voor gesprek

Yes! Tijd om die superleuke kandidaten uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek. Stuur een e-mail of bel de sollicitant op. Vergeet niet om de volgende informatie in je uitnodiging te vermelden: 

  • De datum en tijd van interview; 
  • De locatie waar het gesprek plaatsvindt; 
  • De link naar digitale meeting bij online sollicitatiegesprek; 
  • En het meenemen van items, zoals een legitimatie, een portfolio of bankpas. 
  • De deelnemers. Vertel alvast met wie het gesprek is, zodat de sollicitant zich ook kan voorbereiden

⚖️ 📖 NVP sollicitatiecode: “De organisatie bericht de sollicitant zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na de sluitingsdatum of de sollicitant wordt afgewezen, uitgenodigd of wordt aangehouden onder vermelding van de termijn waarbinnen nader bericht volgt.”

En wacht er ook niet te lang mee, want anders is die topper van een kandidaat al met een andere werkgever in gesprek 😉

Stap 3b. Afwijzen van sollicitant

Helaas hoort ook deze stap bij het proces: sollicitanten afwijzen. Of het op basis van een sollicitatiebrief is of na een gesprek, afwijzen is nooit leuk. Je kunt een kandidaat afwijzen door een afwijzingsbrief of e-mail te versturen of door telefonisch de afwijzing door te geven. 

Bonustips:

  • Gebruik nóóit een standaard afwijzingsmail. Een sollicitant heeft veel tijd gestoken in het schrijven van een brief en opstellen van een cv. Wel zo fijn als ook in de afwijzing wat tijd gestoken wordt. Maak ‘m persoonlijk en geef feedback (check de tips hieronder!)
  • Leg de reden van de afwijzing uit. Wel zo eerlijk en daar heeft de sollicitant bij zijn volgende brief ook weer wat aan!

👉 Zorg ervoor dat je binnen 4 weken de persoonsgegeven van de afgewezen kandidaat verwijdert. Of vraag de kandidaat of je zijn of haar gegevens langer in portefeuille mag houden. Geef dan wel bij de kandidaat aan wat de bewaartermijn is en hoe de verdere procedure er uit ziet. 

Terugkoppeling geven: 4 tips 

Wil je graag feedback geven aan een afgewezen kandidaat of vraagt de sollicitant zelf om terugkoppeling na de afwijzing? Gebruik dan deze tips om je feedback te geven. 

  1. Maak je feedback specifiek en concreet. Heeft iemand niet de juiste opleiding of waren andere kandidaten meer geschikt? Benoem de mismatch! Zo voorkom je scheve gezichten. Of benoem bijvoorbeeld concrete gedragingen van de sollicitant. Zo is de kans groter dat je boodschap aankomt bij de ontvanger. Houd je hierbij altijd aan de feiten. 
  2. Richt je feedback op de toekomst. Geef tips en advies die een kandidaat helpen om in de toekomst betere aansluiting te laten vinden met zijn/haar brief en cv op een vacature. 
  3. Houd je boodschap persoonlijk. Formuleer adviezen vanuit jezelf (in de ik-vorm) en verplaats je in de ander voordat je advies geeft. Dit zorgt ervoor dat je boodschap meer impact heeft en je tips bruikbaarder worden voor de kandidaat.
  4. Benoem de effecten van gedrag (bij een gesprek). Benoem het gedrag niet als goed of fout, maar leg uit wat dit gedrag voor resultaat heeft. Het verantwoordelijkheidsgevoel voor het eigen gedrag neemt hierdoor toe. 

Stap 4. Sollicitatiegesprek voeren 

Eindelijk is het zover: tijd om de kandidaten in het echt te ontmoeten! Hoe voer je een sollicitatiegesprek? Of het nu gaat om een kennismakingsronde of een diepte-interview, met een duidelijke gespreksstructuur laat jij ieder gesprek vlekkeloos verlopen. Zo voer je een goed sollicitatiegesprek:  

  1. Aanvang: Begin het sollicitatiegesprek luchtig door iets over jezelf te vertellen en de kandidaat drinken aan te bieden. 
  2. Analyse: Ga vervolgens dieper in op het cv, de competenties en interesses van de kandidaat. Luister goed en blijf oprecht geïnteresseerd. Je kunt hierbij de gesprekstechnieken LSD en STARR-methode gebruiken. 
  3. Aanbod: Ben je al helemaal razend enthousiast over een kandidaat? Dan kun je iemand in deze fase van het gesprek ook gelijk een vervolggesprek aanbieden of een contractaanbod doen.
  4. Afsluiting: Nu je alles weet wat je wilde weten van de sollicitant, is het tijd om het gesprek af te ronden. In deze fase bespreek je hoe de vervolgprocedure eruit ziet en bespreek je samen nog even hoe het gesprek ging.

📖 NVP sollicitatiecode: “De organisatie verschaft de sollicitant duidelijkheid over de sollicitatieprocedure. Dit betekent dat indien de organisatie afwijkt van de eenmaal gekozen procedure, zij dit aan de sollicitant meedeelt en toelicht.”

Luistertechnieken 

Naast het stellen van goede vragen, is het bij een sollicitatiegesprek ook belangrijk om goed te luisteren. Er zijn verschillende luistertechnieken die je kunt gebruiken tijdens een sollicitatiegesprek. 

  • OEN: Wees Open, Eerlijk en Nieuwsgierig. Geef een ander kans om iets uit te leggen en wees oprecht nieuwsgierig.  
  • LSD: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Maak niet je eigen conclusie, blijf nieuwsgierig en doorvragen. 
  • ANNA: Altijd Navragen, Nooit Aannemen. Vul niet zomaar dingen, vraag het even na. 
  • OMA: Probeer geen Oordelen of Meningen en Adviezen te geven. Blijf open in je luisterhouding.  
  • NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander. Vraag dingen na. 
  • DIK: Denk in Kwaliteiten. Probeer de kwaliteiten van iemand te ontdekken in plaats van te letten op waarom iemand anders is dan anderen.  

Sollicitatiegesprek afnemen

Stap 5. Sollicitant testen  

Soms wil je graag een beter beeld krijgen van iemands vaardigheden of capaciteiten. Een assessment of een meeloopdag is dan een goede manier om hier meer inzicht in te krijgen. Of laat de sollicitant bijvoorbeeld een gesprek voeren met een toekomstige, directe collega.

📖 NVP sollicitatiecode: “In de eindfase van het selectieproces is het toepassen van een meeloopdag, om zo wederzijds de verwachtingen met betrekking tot de functie en aansluiting van de sollicitant daarop te kunnen vaststellen, toegestaan mits daarbij een wederzijds belang is en dit redelijkerwijs niet leidt tot verkapte arbeid met loonwaarde.”

Stap 6. Sollicitant aannemen

Heb jij jouw nieuwe topper gevonden? Super! Dan ben je aangekomen bij de laatste stap in het sollicitatieproces: het aannemen van de sollicitant. Hierbij moet je zaken afhandelen als het contract opstellen, het salaris onderhandelen en de inwerktermijn vaststellen. Dit pre-boarden is een onderschat onderdeel van de sollicitatieprocedure. Zonder leuke preboarding kiest jouw topkandidaat misschien wel voor een andere werkgever.  

Sollicitant onboarden

Hulp nodig bij jouw sollicitatieprocedure? 

Komt een sollicitatieprocedure op jou over als een berg aan werk? Dat klopt, want dat is het ook! Daar houd je als het goed gaat wel een topper van een nieuwe collega aan over! Gelukkig sta je er niet alleen voor. Bel of mail ons, dan helpen wij je! Of dit nu is bij het beoordelen van de sollicitatiebrieven of het afnemen van de eerste sollicitatiegesprekken: met onze expertise halen wij de allerleukste kandidaten er zo voor je uit!  

Schakel Tempo-Team in!

Anderen lazen ook: