Waarom is inwerken en onboarden zo belangrijk voor je werknemers en wat levert het jou op?

Ahoy kapitein! Je hebt een nieuwe medewerker op je schip gebracht, maar die moet nog wel eerst even goed ingewerkt worden. Je wilt natuurlijk dat jouw nieuwe medewerker het werk leuk gaat vinden, maar ook dat ze goed en snel alle werkzaamheden oppakken. Hoe doe je dat? Geen stress! Wij vertellen je hoe al je medewerkers soepel onboarden, zonder dat ze verzuipen! ⛵

Ga snel naar:

Wat is het verschil tussen een onboarding en inwerken?

Veel mensen denken dat onboarding en inwerken hetzelfde betekenen, maar dat is niet zo! Inwerken is namelijk iemand vertrouwd maken met de werkwijze van je bedrijf. Dus dit gaat vooral over praktische zaken, hoe ze het kantoor binnenkomen en waar het koffiezetapparaat staat. ☕ 

Onboarding is erop gefocust dat mensen goed kennis maken met het bedrijf uhhhh schip! Hierdoor leren ze hun collega’s gelijk goed kennen door middel van een teambuilding activiteit of uitje. Ook is het belangrijk tijdens de onboarding om de missie en visie van het bedrijf over te brengen, zodat je medewerkers goed weten wat kernwaarden zijn van jouw bedrijf. 

Het inwerkproces is dus het begin van de onboarding. Door je nieuwe medewerker aan het begin de juiste kennis en vaardigheden te laten beheersen, werken ze snel zelfstandig en halen ze meer plezier uit het werk! En hoef jij ze als kapitein niet te kielhalen vanwege beginnersfoutjes. 😉

Waarom is onboarden zó belangrijk voor je bedrijf?

Zowel onboarding als inwerken zijn superbelangrijk om je medewerkers te leren werken. 🌊 Je wilt aan de ene kant dat een medewerker alle praktische zaken kent, zodat ze niet voor een dichte deur komen te staan. En ook niet dat je medewerker na 6 maanden opeens weer stopt, omdat het niet klikt. 

Om personeelsverloop te voorkomen, moet je natuurlijk wel een plan hebben hoe je dit aan gaat pakken. Teken die route maar uit op de kaart! 🗺️ Op dit moment is de aanpak van onboarden in veel bedrijven stiekem nog best wel saai en standaard. Het is een keer bedacht en er is niet meer naar gekeken. 

Onboarden als beleving

Maar hey! Op een gegeven moment moet je wel die zeilen vervangen, anders kan je schip niet varen. Je bedrijf staat immers ook nooit stil! Onboarding is 100x meer dan ‘gewoon’ een checklist, informatiepakket of introductieprogramma. Maak er dus een beleving van, zodat je als nieuwe medewerker meteen voelt bij wat voor bedrijf je bent komen te werken!

Maar wat is nou de reden dat je er als werkgever lekker proactief mee om moet gaan? Je kiest voor een goed en leuk onboardingstraject zodat je medewerkers goed en snel het bedrijf leren kennen. Als je dus kiest voor een origineel traject die lekker up-to-date is betekent dit dat je bedrijf dat ook uitstraalt! Dit is een hele belangrijke periode voor de nieuwe medewerker omdat hij zich wel thuis moet gaan voelen en vooral plezier moet gaan krijgen in het iedere dag naar werk komen.

Onboardingstraject: de vier C’s voor een behouden vaart!

Een onboardingstraject moet als een anker vastzitten in je bedrijf.⚓ Veel bedrijven gebruiken hiervoor de 4 C’s. Dit model brengt simpel in kaart wat je nieuwe medewerkers moeten weten over hun nieuwe werkplek! Check:

  1. Compliance: ofwel wat moeten medewerkers nakomen? Wat zijn de basisregels binnen jouw organisatie voor bijvoorbeeld ziekmeldingen, omgangsvormen en gedrag?
  2. Clarification: wees duidelijk! Wat is de rol van de werknemer, wat wordt er van hen verwacht en wat wil je uit hen halen? Oftewel: wat stond er in het functieprofiel van deze vacature?
  3. Culture: de cultuur van het bedrijf, wat is de missie en visie van jouw organisatie? Zorg dat dat wordt overgebracht op de nieuwe medewerkers! Zodat zij het meteen kunnen meedraaien en niet bij de eerste mogelijkheid wisselen van schip!
  4. Connection: hoe zit de sociale structuur van je bedrijf in elkaar? In welk gedeelte hoort de nieuwe werknemer thuis? Zorg dat hij/zij gelijk goede connecties maakt door leuke uitjes (vlotten bouwen ofzo 😉) of online borrels te organiseren. 🥳

6 tips om van jouw onboardingsprogramma een succes te maken!

Let’s go! Nu alleen nog maar een goed onboardingsprogramma opzetten. Om je alvast even een handje te helpen geven wij je zeven slimme tips!

  1. Pre-boarding!! Zo kan jouw nieuwe medewerker zich voorbereiden op de aankomende werkzaamheden. Op dit moment tussen het contract tekenen en de eerste werkdag is het goed om de nieuwe werknemer warm te houden voor je bedrijf. Laat ze bijvoorbeeld alvast kennis maken met wat collega’s. Zo krijgen ze er alleen maar meer zin in!
  2. Strategie! Denk over je programma na. Wat hoort er bij jouw bedrijf? Gekke uitjes, of is het juist wat professioneler? Het is belangrijk dat je huidige personeel al weet hoe ze met dit programma om moeten gaan zodat het niet raar overkomt op jouw nieuwe medewerker. Ook is het goed het programma heel dynamisch te maken zodat mensen die intern van baan wisselen ook een passende onboarding krijgen; 
  3. Breng iedereen alvast aan boord! Hoe meer werknemers nadenken over de onboarding, hoe dynamischer en beter ie wordt;
  4. Breng jouw manier van werken naar voren in de onboarding, zodat jouw nieuwe medewerker gelijk weet wat te verwachten! Hoppaa!;
  5. Best buddies! Geef je nieuwe medewerker een buddy, iemand die in hetzelfde team zit zodat alle vragen makkelijk beantwoord worden en ze zich sneller op hun plek voelen. Onze topwerkgever Ohra legt uit hoe dat buddysysteem werkt in deze video;
  6. Stop niet na 1 maand! Na de eerste maand weet de werknemer natuurlijk alle praktische zaken, maar gesprekken voeren daarna over hoe het gaat is heel belangrijk en zo hoor je of de matroos wel thuishoort op je schip.

Hoe stel je een goed en werkbaar inwerkplan op ? 

Inwerken is een belangrijk deel van het onboardingsproces. Daarom is het goed dat je van tevoren nadenkt over deze periode als bedrijf. Om je op weg te helpen hebben we hieronder een checklist gezet die je lekker af kunt vinken! 

Maar wie gaat deze werknemers inwerken? Kies iemand uit het team waar de nieuwe medewerker gaat werken. Het is goed als het iemand is die er al wat langer werkt en het heel leuk vindt zodat het er vanaf straalt! Dit zijn de mensen die weten wat de functie inhoudt en meteen goed de sfeer over kunnen brengen op de nieuwe medewerker. Meteen al een beetje een buddy dus!

Voor de inwerktermijn zeggen wij: ongeveer 100 dagen. Hierna voelt een nieuwe medewerker zich pas compleet thuis. Let’s go! Deze dagen zijn echt een investering in je bedrijf, geloof ons maar!

Je kunt er ook voor kiezen om nieuwe medewerkers mee te nemen in een reis door je bedrijf. Dit is een proces waarbij ze zien hoe werk en logistieke processen werken, hoe het bedrijf werkt van a tot z, op alle verschillende afdelingen en waar ze echt kennis maken met hun collega’s. Dit duurt meestal twee dagen en eindigt met een lekkere borrel om elkaar goed te leren kennen! Dit worden meestal introductiedagen genoemd en gebeurt in grotere groepen.

Dingen die je niet moet vergeten tijdens het inwerken:
Voorbereiding: 

✔️ aankondigen komst nieuwe collega binnen je bedrijf
✔️ administratieve zaken voorbereiden (toegangspasje, email etc.)
✔️ klaarleggen benodigdheden zoals laptop of notitieboekje en het benoemen van een buddy;

Tijdens het inwerken:

✔️ Ontvangst;
✔️ Informatie geven over bedrijf, werkverdeling, structuur, website organisatie;
✔️ Uitleg over de huisregels en eventuele veiligheidsregels;
✔️ Rondleiding en informatie over werkomgeving
✔️ Kennismaken met collega’s
✔️ Inwerkplan doorspreken: dus wat gaat de werknemer precies doen;
✔️ Personeelszaken: werktijden, vakantie, verzekeringen, protocollen etc.

Inwerken in een groot- of klein bedrijf, wat is het verschil?

In grote bedrijven (corporates) is vaak een duidelijke structuur en word je structureel opgeleid vanaf dag 1. Ook leer je hoe de organisatie in elkaar zit en hoe je om moet gaan met de hiërarchie die daar (vaak) is. 

In het mkb wordt er vaak van nieuwe medewerkers wat meer eigen initiatief verwacht. Wil je wat meer begeleiding? Dan moet je dat even vragen. Veel mensen willen graag hulp bieden, maar er is vaak niet echt een vaste basis of structuur in deze bedrijven. Bekijk dus goed wat past voor jouw bedrijf! In grote bedrijven kan de structuur er misschien iets uit om het inwerkproces wat moderner te maken en in het mkb kan er vaak nog iets langer over nagedacht worden. Hoppa! 

Mijn Groei: medewerkers intern opleiden tijdens onboarding

Bij inwerken hoort soms ook opleiden. Iemand begint als magazijnmedewerker en groeit door naar heftruckchauffeur. Maar ho! Dat betekent wel dat je een opleiding moet aanbieden. Heb je daar zelf de connecties niet voor of wil je dat uit handen geven? Daarvoor biedt Tempo-Team 'mijn groei'. 

In mijn groei vind je heel veel gratis en betaalde opleidingen. Zo kan je bijvoorbeeld je medewerkers via ons hun heftruckcertificaat laten halen. Dit soort opleidingen bieden we voor alle branches aan. Dit betekent dat je ons kan raadplegen als je benieuwd bent wat voor opleiding nodig is voor de functie die je zoekt en je al bestaande medewerkers hier ook bij ons voor aan kunt melden!

Ga naar Mijn Groei!

Voorbeeld: de onboarding van Tempo-Team

Nu ben je vast heel benieuwd hoe wij dit allemaal fixen met onze eigen medewerkers. Daarom geven we je een sneak peak van ons interne inwerkprogramma maar sstttt. Niet doorvertellen anders pikken de piraten het! 🏴‍☠️

Onze onboarding heeft StartUP als naam en hier komen alle nieuwe medewerkers mee in contact. Op deze manier zorgen we ervoor dat iedereen een vliegende start heeft en lekker soepel de organisatie en al onze collega’s leert kennen. Top toch? Het programma duurt 90 dagen en heeft trainingen, e-learningmodules en ‘on the job’ opdrachten. Na die 3 maanden zit je bij ons dus helemaal in je functie en ken je de bedrijfscultuur door en door!

Bekijk meer voorbeelden

Tempo-Team fixt nieuwe collega’s voor je bedrijf!

Wij helpen natuurlijk waar kan, dus wij willen met alle liefde werknemers recruiten voor jou! Eenmaal aangenomen ondersteunen we jouw werknemer nog 8 weken tijdens het onboardingsproces voor extra hulp, beter kan bijna niet toch? Oh wacht, toch wel! Wil jij je nieuwe medewerker ook trainingen of on-the-job opleidingen laten volgen? Dat doen wij ook! Lekker bezig!

Schakel Tempo-Team in!

Even praktisch: digitaal onboarden tijdens corona

Geef je nieuwe werknemer een heel warm welkom! Zorg ervoor dat hij/zij zich op z’n plek voelt en goed kennis maakt met collega’s. Wees creatief! Door bijvoorbeeld een virtuele tour door het kantoor te geven of maak een bingokaart met alle grappige dingen die een collega moet doen voordat ze helemaal zijn ingewerkt. Sowieso is een videocall met het hele team als introductie altijd een goede binnenkomer of doe je gezellig een voorstelrondje tijdens de eerste koffiepauze! Zo voelt een medewerker zich gelijk op z’n plek. 

1-op-1-gesprek

Als manager, is het goed om gelijk even een 1-op-1-gesprek in te plannen met je nieuwe medewerker. Zo voelen zij zich meteen gewaardeerd! Buddy’s (ja daar zijn ze weer) zijn in deze digitale tijd een life-saver voor de onboarding. Dus zorg dat je nieuwe werknemer aan iemand is gekoppeld die hem (virtueel) alles vertelt over het bedrijf. Laat als manager af en toe met een berichtje ook even weten dat je aan diegene denkt, zo schep je ruimte voor vragen en verdrinkt diegene niet in het diepe! 

Lijstje

Zorg dat het overzichtelijk blijft en doe dingen in delen. Er komt namelijk in de eerste weken heel veel op de nieuwe werknemer af. Maak bijvoorbeeld een lijst met alle collega’s die relevant zijn voor de nieuwe medewerker om even te spreken. Dit zorgt voor proactief contact met collega’s. Als je dan iemand gesproken hebt kan je hem afvinken op de lijst. Hoppa! Zo houden ze lekker makkelijk bij wie ze al gehad hebben én leren ze gelijk alle namen uit hun hoofd, win-win situatie!

Tools en mappen

Ook is het goed om de werknemer goed door alle systemen heen te loodsen voordat hij/zij begint met het echte werk. Zo worden alle documenten en mappen in een handomdraai gevonden. Ook moet je uitleggen hoe alle gebouwen en magazijnen in elkaar zitten. Deze kunnen namelijk ook echt een enorm doolhof zijn en het werkt veel efficiënter als de nieuwe medewerker al weet waar de vrachtwagens worden geladen!

Hoppa! Nu nog even tijd investeren om je onboardingsprogramma up-te-daten en gaan met die banaan! Of heb je al een TOP onboardingsprogramma, maar lukt het niet de mensen te werven? Download onze onboardingstoolkit of schakel onze hulp in!

Download toolkit